Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами

    Отметим, что в соответствии со ст. 200 ГК РФ срок исковой давности начинает отсчитываться  с той даты, не позже которой  покупатель должен перечислить деньги по договору. Если дата в договоре не установлена, то срок исковой давности исчисляется с того момента, когда  право собственности на товар  перешло от продавца покупателю. Срок исковой давности может быть прерван и отсчитываться снова. Для этого поставщик должен обратиться в суд с иском к организации. В этом случае срок исковой давности прерывается в тот день, когда суд принял исковое заявление. Кроме того, срок исковой давности прерывается, если организация признала за собой долг письменно, а также если организация перечислила поставщику часть денежных средств. В указанных случаях организация не имеет оснований для списания кредиторской задолженности.

    Если  организация создает резерв по сомнительным долгам, то аудитор проверяет, как  данный факт отражен в учетной  политике и была ли проведена инвентаризация дебиторской задолженности. Необходимо выяснить, как была определена величина резерва на счете 63. В соответствии с действующим законодательством  величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу  в зависимости от финансового  состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения  долга полностью или частично. Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва по сомнительным долгам, этот резерв в какой-либо части  не будет использован, то неизрасходованные  суммы должны быть присоединены при  составлении бухгалтерского баланса  на конец отчетного года к финансовым результатам.

    В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо установить, что  все расчеты осуществляются со счета 71. Выданные под отчет суммы дебетуются в корреспонденции со счетами  учета денежных средств. На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет кредитуется  в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты  и приобретенные ценности, или  другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

    В целях обеспечения внутреннего  контроля над сохранностью денежных средств в организации должен был издан приказ, устанавливающий  перечень лиц, которые имеют право  получать денежные средства, размеры  и срок, на который выдаются денежные средства. Не возвращенные работниками  в установленные сроки подотчетные  суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 (если они могут  быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

    Аудитору  необходимо проверить, ведется ли аналитический  учет по счету 71 по каждой сумме, выданной под отчет. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Аудитором должны быть сопоставлены суммы, указанные в авансовых  отчетах, с данными первичных  документов, подтверждающих указанные  расходы. Дата авансового отчета не должна быть ранее, чем дата приложенных  документов, подтверждающих расходы. Ниже приведен перечень первичных документов, которые аудитор должен проанализировать для признания указанных расходов правомерными. 

   Вид расходов           Наименование первичных документов 

Хозяйственные      Товарные и кассовые чеки, акты выполненных

расходы            работ, накладные, счета-фактуры

Представительские  Товарные и кассовые чеки, накладные, счета-

расходы            фактуры, приказы о назначении лиц,

                   ответственных за проведение  мероприятий,

                   программы встречи с представителями,  сметы

                   расходов, утвержденных руководителем,  списки

                   участников встречи с указанием  результатов

                   встречи

Командировочные    Проездные документы, счета гостиниц, документы,

расходы            подтверждающие оплату постельных

                   принадлежностей, товарные и кассовые  чеки,

                   счета-фактуры 

    Отсутствие  документов, подтверждающих расходы  подотчетных лиц, является основанием для налоговых органов доначислить  НДС и налог на прибыль.

    Напомним, что на основании Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт" с 28 июня 2003 г. на всей территории Российской Федерации организации и индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять наличные денежные расчеты за реализованные  товары, выполненные работы и оказанные  услуги с применением контрольно-кассовой техники (далее - ККТ), включенной в государственный реестр. Таким образом, ККТ применяется при всех наличных денежных расчетах с юридическими и физическими лицами, включая предоплату за оказание услуг, что и должен проконтролировать аудитор. При принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм обязательно.

    Наиболее  спорным моментом при проведении аудита подотчетных лиц является применение налогового вычета по НДС в части расходов на оплату проживания в гостинице. При оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки, услуг по перевозке работника к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями) основанием для вычета суммы налога, уплаченной по таким услугам, является бланк строгой отчетности с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога, а при отсутствии его - счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой налога).

    Следовательно, для проверки таких расходов аудитору лишь остается собрать необходимый  комплект документов, подтверждающих командировочные расходы. 

Заключительный  этап 

    После окончания работ аудитор формирует  пакет рабочих документов, составляет аудиторский отчет и представляет его совместно с рабочей документацией  руководителю проверки.

    Перечислим  основные виды нарушений, которые могут  быть выявлены в результате проверки проведения расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами.

    1. Отсутствие договоров на поставку  продукции (выполнение работ,  оказание услуг), первичных документов, подтверждающих возникновение дебиторской  (кредиторской) задолженности.

    2. Нарушение порядка составления  бухгалтерской отчетности в части  формирования показателей о размере  дебиторской (кредиторской) задолженности,  нарушения в части составления  первичных документов, подтверждающих  формирование показателей о дебиторской  (кредиторской) задолженности.

    3. Отсутствие или ненадлежащее  ведение аналитического учета,  инвентаризации дебиторской (кредиторской) задолженности.

    4. Несоблюдение порядка оформления  и предъявления претензий по  договорам.

    5. Выдача денежных средств под  отчет лицам, не отчитавшимся  за ранее выданные суммы.

    6. Отсутствие первичных документов, подтверждающих расходы подотчетных  лиц.

    7. Неправомерное применение налоговых  вычетов по НДС в части расходов, понесенных подотчетными лицами. 

С.М.Бычкова

Д. э. н.,

профессор

Санкт-Петербургский  государственный

аграрный университет 

Т.Ю.Фомина

Научный сотрудник

Санкт-Петербургский  государственный

аграрный университет

Подписано в  печать

16.08.2007