Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

     По  окончании опроса аудитор проводит анализ результатов и принимает  соответствующие решения. Если по результатам  опроса аудитор выявил расхождения  в ответах опрашиваемых, это может  свидетельствовать о плохой постановке контроля и учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Результаты  анализа аудитор использует для  составления программы 

проведения  проверки расчетов с поставщиками и  подрядчиками. 

      Аудиторская программа состоит из нескольких этапов.

     Первый  этап может включать правовую оценку договоров с позиций действующего законодательства. Это объясняется  различными вариантами отражения в  учете операций в зависимости  от условий договора, разницей в  принятии на учет затрат и налога на добавленную стоимость в зависимости  от юридического статуса контрагента  и его права заниматься определенными  видами деятельности.

     Существует  ряд правовых форм поступления на предприятие ТМЦ, работ, услуг, среди  которых можно выделить основные: договор купли – продажи и  договор поставки, договор мены; договор дарения; договор подряда. Каждый из этих договоров обладает своими особенностями, преимуществами и недостатками, и поэтому роль правовой оценки заключаемых хозяйственных  договоров и особенно анализа  договоров с точки зрения налогообложения  в ходе аудита очень велика.

     Следующим этапом при проведении аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками может быть инвентаризация (взаимная сверка) расчетов. Эту процедуру целесообразно проводить посредством запроса к контрагенту о состоянии расчетов на определенную дату, прилагая к запросу выписку – расшифровку задолженности числящейся на аудируемом предприятии.

     Значительная  часть предприятий, как правило, пренебрегает проведением инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, что нарушает Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в соответствии с которыми на предприятии ежегодно в сроки, установленные руководством организации, должна осуществляться инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами. В ходе инвентаризации устанавливаются сроки возникновения задолженности, реальность ее погашения, тождественность  расчетов с различными организациями, правильность и обоснованность числящейся на балансе суммы задолженности по недостачам и хищениям, правильность и обоснованность числящихся по балансу сумм дебиторской и кредиторской задолженности, а также предъявлены ли иски на взыскание в принудительном порядке дебиторской задолженности.

     Учитывая, что сами предприятия инвентаризацию расчетов, как правило, проводят некачественно  или не проводят  вовсе, эту работу должен организовать аудитор. Для этого  можно использовать следующий этап проверки – получение подтверждения  от третьих лиц. Аудитор может  запросить данные об остатках на счетах или данные о конкретных счетах – фактурах, если суммы в них значительны. Запросы – подтверждения или акты сверок (обычно используют именно их) могут быть оформлены на бланке предприятия. Предприятие, получившее запрос, проставляет сумму, которую оно подтверждает. Такой запрос отсылают поставщику в двух экземплярах, один из которых возвращается аудитору.

     Результаты  инвентаризации расчетов должны быть оформлены актом. В акте следует  перечислить наименование проинвентаризованных счетов и указать суммы    выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

     По  указанным видам задолженности  к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка, в которой  приводятся наименования и адреса дебиторов  и кредиторов, сумма задолженности, за что числится задолженность, с  какого времени и на основании  каких документов.

     По  суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, в справках указываются лица, виновные в пропуске этих сроков. Анализ имеющихся на аудируемом предприятии материалов инвентаризаций расчетов  или проведение инвентаризации самим аудитором дает возможность сосредоточить внимание на проверке тех расчетов, по которым установлены расхождения.

     Формы расчетов между плательщиком и получателем  средств определяются договором  или соглашением. Приступая к  проверке, аудитору немаловажно знать, какая система расчетов применяется  на предприятии клиента.

     Аудитор должен обратить особое внимание на наличие  всех оправдательных документов, а  в отдельных случаях запросить  в банках копии недостающих документов.

     Результаты  предварительной оценки действующих  договоров системы расчетов с  поставщиками и подрядчиками, результаты инвентаризации и анализ опроса служащих можно использовать в определении  набора аудиторских процедур по проверке.

     Аудиторские процедуры   

Процедура 1. «Наличие подтверждающих документов на приобретение ТМЦ, работ, услуг»

      Используемые  методы сбора аудиторских доказательств: проверка документов, подготовленных на предприятии; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; получение письменного подтверждения  от третьих лиц; устный опрос.

      Техника исполнения состоит в следующем. Аудитор или ассистент выборочно  просматривает приходные документы, выписывая наименования поставщиков товарно – материальных ценностей. Далее, просматривая папку с договорами и текущими документами, ассистент должен выявить наличие договоров на поставку с соответствующим поставщиком либо письмо – заявку на поставку ТМЦ. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке. Если на предприятии ведется журнал счетов – фактур, целесообразно использовать его.

      Важным  моментом является проверка расчетов по неотфактурованным поставкам. Если ассистент выявил отсутствие счетов – фактур на полученные товарно  – материальные ценности, необходимо установить посредством устного  опроса: были затребованы счета –  фактуры от поставщиков или нет. Если запросы были, ассистент должен просмотреть ответы на них. При отсутствии запросов ассистент по согласованию с аудитором может сам произвести сверку с таким поставщиком

      Процедура 2. «Проверка своевременности предъявляемых претензий по качеству и количеству товарно – материальных ценностей и по качеству выполненных работ и оказанных услуг» 

При оприходовании  ТМЦ, выполненных работ и оказанных  услуг могут быть выявлены расхождения  по качеству и количеству с характеристиками и количеством, указанными в документах поставщика. В таких случаях составляют акт о выявленной недостаче. На сумму  недостачи продукции предприятие  – получатель предъявляет отправителю (поставщику) претензию. На неудовлетворительные претензии должен быть предъявлен иск  поставщику, железной дороге или пароходству. Зачастую арбитражный суд отказывает в удовлетворении таких исков  из-за несвоевременности их предъявления, отсутствия соответствующих доказательств.

      Методы  сбора аудиторских доказательств:

1. метод получения письменных подтверждений;
2. проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
3. проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;
4. наблюдение за выполнением хозяйственных операций.

   Техника исполнения заключается в следующем. Аудитор или ассистент просматривает  акты о выявленной недостаче. При  проведении детальной проверки аудитор  может принять решение об участии  в приемке каких – либо ТМЦ, а также дать указания о выборочном сопоставлении данных приходных  документов поставщика и данных приемных актов склада, сверяя их со сроками  предъявления претензий. Кроме этого, аудитор выясняет нет ли случаев  предъявления претензий с истечением срока исковой давности. На основании  копий документов, приложенных к  исковым заявлениям, аудитор определяет, доказательными ли являются предъявляемые  поставщикам претензии.

   Процедура 3. «Проверка правильности определения поставщиком НДС» 

   Методы  сбора аудиторских доказательств:

1. проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
2. проверка арифметических расчетов.

Техника исполнения включает проверку  правильности определения

поставщиками  НДС. Выборке необходимо подвергнуть  максимальное количество счетов по разным поставщикам, сделать пересчет сумм налога на добавленную стоимость. Если количество отклонений велико ассистент  по согласованию с аудитором может  расширить процесс проверки. На практике возникают случаи, когда в счетах поставщиков НДС  не выделен (например, услуги поставщика не подлежат обложению  этим налогом), а на предприятии клиента  самостоятельно выделяют НДС. Исчисленные  таким образом суммы ставятся к возмещению из бюджета при ежемесячном (или ежеквартальном) декларировании налога. В этом случае такие нарушения  можно выявить в ходе следующей  процедуры.

     Процедура 4. «Соответствие занесения данных поставщиков в учетные регистры»

     Метод сбора аудиторских доказательств  включает проверку документов, предъявляемых  клиентом, с использованием приема прослеживания. Аудитор прослеживает данные первичных документов и их отражение на счетах бухгалтерского учета.

     Техника исполнения заключается в следующем. Ассистент отбирает определенное количество счетов и прослеживает их отражение  в применяемом на предприятии  учетном регистре. Если отклонения значительны, ассистент по согласованию с аудитором может расширить  проверку, увеличив количество проверяемых  счетов.

     Процедура 5. «Проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности»

     Это одна из важнейших процедур аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными  денежными средствами предоставляют  возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности.

     Методы  сбора аудиторских доказательств:

1. проверка документов, подготовленных на предприятии экономического субъекта;
2. проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
3. получение письменных подтверждений от третьих лиц.

Техника исполнения состоит в следующем. Ассистент, просматривая регистры

бухгалтерского  учета, выписывает наименование поставщиков, дату возникновения задолженности  и сальдо задолженности на данный момент, затем сверяет все эти  данные с ответами на запросы.

      Процедура 6. «Проверка реальности списания дебиторской задолженности за счет сомнительных долгов»

   Метод сбора аудиторских доказательств  состоит в проверке документов, подготовленных клиентом.

   Техника исполнения заключается в просмотре  записей в учетных регистрах, касающихся списания дебиторской задолженности  за счет резервов по сомнительным долгам или за счет прибыли. Аудитор должен соотнести эти записи с договорами, в которых указаны сроки погашения  дебиторской задолженности, и с  заключениями инвентаризационной комиссии.

   Процедура 7. «Проверка полноты оприходования материальных ценностей материально – ответственными лицами»

   Методы  сбора аудиторских доказательств:

1. проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
2. проверка документов, подготовленных на предприятии клиента.

Техника исполнения включает: просмотр счетов поставщиков, приходных 

документов  и сравнение их с записями складского учета.

      Процедура 8. «Проверка правильности составления корреспонденций счетов»

      Методы  сбора аудиторских доказательств: