Аудит операций с подотчетными лицами

      Основные  принципы и этапы планирования определены в стандарте №3 «Планирование аудита».

     Подготовка  общего плана аудита основывается на предварительных данных об экономическом  субъекте, оценке системы внутреннего  контроля. Аудиторская организация  независима в выборе приемов и методов аудита и несет полную ответственность за результаты своей работы в общем плане аудита.

     План  аудита операций по расчету с подотчетными лицами для ОрсФ ЗАО «Тандер» представлен  в таблице 3. 

Таблица 3 – План аудиторской проверки операций по расчету с подотчетными лицами для ОрсФ ЗАО «Тандер»

 

      Программа аудита является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень содержания аудиторских этапов, необходимых для практической реализации плана аудита.

     Программа аудита операций по расчету с подотчетными лицами для ОрсФ ЗАО «Тандер» представлена в таблице 4.

Таблица 4 – Программа аудиторской проверки операций по расчету с подотчетными лицами для ОрсФ ЗАО «Тандер»

 
 
 

     2 Аудит операций с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер» за 2010 год 

      2.1 Проверка документального  оформления операций  с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер» 

      Методика  документальной проверки авансовых  отчетов по существу заключается  в проверке законности отражения в учете операций с подотчетными лицами.

      Учет  расчетов с подотчетными лицами ОрсФ ЗАО «Тандер» ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», главной книге.

      Данные  аналитического учета соответствуют  данным, отраженным в главной книге.

      Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

      Согласно  вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка выполняется не всегда, например (см. табл. 5): 

Таблица 5 – Проверка обоснованности выдачи сумм под отчет

В руб.

 

     Издан приказ руководителя, в котором перечислены  работники, имеющие право получать денежные средства в подотчет из кассы  организации. В нем указаны срок и цели выдачи подотчетных сумм. Фактические цели выдачи подотчетных сумм соответствуют поименованным в приказе руководителя.

     Заявление работника на выдачу подотчетных  сумм присутствует и оформлено надлежащим образом.

     Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, соответствует его унифицированной форме.

      Все бухгалтерские записи, в том числе  связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются  на основании первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 313 НК РФ).

      В соответствии с п. 11 Порядка ведения  кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка выполняется, авансовых отчетов подтверждающих обратное не обнаружено.

      Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

1. отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;
2. не во всех авансовых отчетах указаны остатки на начало и конец месяца ( а/о № 1 Шадрина А.Б. в январе);
3. не во всех авансовых отчетах указана сумма, полученная из кассы (а/о Вронского Г.К. в марте);
4. не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов (а/о Терскова Л.В. в феврале);
5. на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;
6. на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

      Не  всегда своевременно отражаются в учете  составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.03.10г. Веселая Е.Н. проведен в феврале, а/о № 81 от 26.02.10г. Заруцкая И.Н. проведен в апреле и др.

    В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к  ПКО и др.). Например, к авансовому отчету Чеканова О.В. от 18.05.10г. приложен только товарный чек магазина «Перекресток» на печенье, конфеты, кофе на сумму 198,6 руб. Расход денежных средств может быть подтвержден чеком контрольно-кассового аппарата, квитанцией приходного кассового ордера или документами строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России. Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек КММ

      Суммы, не подтвержденные документально, не могут  приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц. 

      2.2 Проверка правильности  отражения операций  с подотчетными  лицами в ОрсФ  ЗАО «Тандер» на  счетах бухгалтерского  учета 

     Основная  цель аудиторской проверки расчетов с подотчётными лицами – установление их законности, достоверности и целесообразности совершения, а также правильности отражения в учете.

     В ходе аудиторской проверки были проверены правильность корреспонденции счетов по данному объекту учета. Для этого кредитовые обороты по счету 71 сверялись с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10), затрат (44), денежных средств (50) расчетов (76). Дебетовые обороты по 71 счету сверяются с суммами по кредиту счета 50 «Касса».

      Согласно  Положению о составе затрат затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. В ОрсФ ЗАО «Тандер» данный пункт не всегда учитывается, например:

1. по авансовому отчету Чекановой О.В. от 25.04.10 г. приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

Дт 44 Кт 71 – 1 250 руб.

Дт 19 Кт 71 – 250   руб.

2. по авансовому отчету Чекановой О.В. от 28.08.10 г. приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., в учете отражено:

      Дт 44 Кт 71 – 2 500 руб.

      Дт 19 Кт 71 – 500 руб.

      Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов»  и списывать на затраты по мере использования на основании актов.

      Так же выявлены следующие нарушения:

1. Согласно а/о №6 в январе 2010 г. возмещены командировочные расходы по командировке в г. Москва Вьюнову П.В. в сумме 8 876 руб., в том числе расходы по оплате телефонных междугородных переговоров в сумме 1580 руб. без подтверждения производственного характера этих переговоров, т.е. завышена себестоимость на 1580 руб. Также возмещены расходы по оплате услуг по предварительной продаже авиабилетов «Москва-Орск» на рейс 2327 в сумме 50 руб. К а/о прилагается авиабилет «Москва-Орск» на другой рейс (2315), следовательно, завышена себестоимость на 50 руб.
2. Согласно а/о №98 в ноябре 2010 г. Терсковой Л.В. оплачены суточные за 1 день пребывания в командировке (15 ноября) в сумме 450 руб. Согласно п. 15 Инструкции №62 при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Таким образом, необоснованно завышена себестоимость на 450 руб.
3. По а/о №101 от 23.12.10 г. Кириенко Д.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 10 335 руб., в том числе суточные за 1 сутки в сумме 450 руб. В командировочном удостоверении сделана отметка о выбытии и прибытии в г. Москву 20 декабря. Прилагаются 2 авиабилета: Орск-Москва – 20.12.10 г., Москва-Орск – 21.12.10 г. Таким образом, отметка в командировочном удостоверении противоречит дате вылета согласно авиабилету. Т.е. оплату суточных в данном случае следует производить по дате прибытия, указанной в авиабилете. Суточные следовало оплатить в сумме 900 руб. из расчета двух суток.
4. Представительские расходы возмещены по а/о № 30 Зайцева В.Л., в январе 2010 в сумме 861 руб. В учете отражено: Дт 44 Кт 71. Включение представительских расходов в себестоимость разрешается при наличии оправдательных документов. На предприятии составлена только программа проведения совещаний. Таким образом, оснований для отнесения данных расходов на себестоимость услуг нет. При наличии сметы и правильно оформленных документов эти суммы могут быть отнесены на себестоимость.
5. Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: «наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие наименования, как «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на «канцтовары», приложенные к авансовому отчету Чекановой О.В. № 60 на сумму 215,7 руб. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.

      Предприятие на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» отражает расчеты с работниками по исполнительным листам.

      Данные  аналитического учета соответствуют  данным, отраженным в главной книге  и балансе.

      ОрсФ  ЗАО «Тандер» допущена ошибка при исчислении суммы алиментов, взысканных с работника Горшкова Р.М. по исполнительному листу – неверно определена сумма дохода работника, с которой должно производиться удержание.

      Горшкову  Р.М. в мае 2010 г. произведены следующие начисления:

1. должностной оклад – 4 500 руб.
2. премия по итогам за месяц – 800 руб.
3. материальная помощь в связи с рождением ребенка – 1000 руб.

      Сумма заработка, с которой должны быть удержаны алименты, составит             5 300 руб. (4 500 руб. + 800 руб.).

      Предприятием  доход, с которого произведены удержания  алиментов, определен в сумме  6 300 руб., т.е. с учетом материальной помощи. Сумма удержаний по исполнительному листу по данным предприятия составила 1 575,79 руб.((6 300 руб.+15%-13%) х 25%), (по решению суда работник обязан уплачивать алименты на одного ребенка в размере 25% своего заработка).

      Сумма удержаний по исполнительному листу  должна быть следующей – 1 325,66 руб. ((5 300 руб.+15%-13%) х 25%). Таким образом, предприятием излишне удержаны алименты с работника в размере 250,13 руб.

      С учетом вышеизложенных замечаний рекомендуем  внести исправления. 

      2.3 Отчет по итогам аудиторской проверки операций с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер» 

     В ОрсФ ЗАО «Тандер» был проведен аудит расчетов с подотчетными лицами за 2010 год. Обязанность аудитора заключалась в том, чтобы выразить мнение о достоверности во всех существенных отношениях проведения расчетов с подотчетными лицами ОрсФ ЗАО «Тандер» за период с 1 января по 31 декабря 2010 г. и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации на основе проведенного аудита.

     Проверка  правильности оформления первичных  документов и их обобщения в учетных  регистрах заключалась в следующем:

1. Проверка обоснованности хозяйственных операций;
2. Правильность отражения на счетах синтетического и аналитического учета;
3. Проверка сумм выдаваемых под отчет авансов и т.д.