Аудит операций с подотчетными лицами

      Наличные  деньги под отчет в организации  выдаются:

1. в качестве аванса на командировочные расходы;
2. на административно-хозяйственные нужды (например, приобретение канцелярии, на кофе-брейк);
3. на представительские расходы;
4. на оплату исполнительных листов по сотрудникам организации.

      Подотчетные деньги разрешается расходовать  подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. Не израсходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу в день сдачи отчета в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается по расходному кассовому ордеру. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета ранее выданному авансу. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

      Сумму аванса, выдаваемого под отчет  на командировочные расходы, бухгалтерия  определяет по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных (расходов на гостиницу) и др.

      При направлении работников в командировки и по возвращению из них  используются следующие унифицированные формы (согласно Постановлению № 26 от 06.04.2001 г.).

1. «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (№ Т-9);
2. «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (№ Т-9а);
3. «Командировочное удостоверение» (№ Т-10) (см. Приложение 1);
4. «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (№ Т-10а) (см. Приложение 2).

      Командировочное удостоверение выписывается в одном  экземпляре на основании приказа. Содержат отметки о прибытии в каждый пункт  назначения (если их несколько) и убытию из него. Время прибытия и убытия заверяются печатью и росписью ответственного лица принимающей стороны. Фактические сроки командировки (по которым рассчитываются суточные) определяются согласно представленным проездным документам.

      Днем  командировки считается день отправления  транспортного средства, на котором работник выезжает в служебную командировку. Кроме того, если вокзал находится за чертой населенного пункта, то в командировочных расходах следует учитывать время, необходимое для того, чтобы добраться до них. Например, если поезд отправляется 20 апреля 2010 г. в 00 часов 5 минут и на дорогу до железнодорожного вокзала потребуется 2 часа, то днем отправления в командировку будет 19 апреля. Аналогично решается ситуация и по приезду из командировки.

      Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

     Организация возмещает работнику:

     – расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;

     – расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами;

     – расходы на выплату суточных – в размере 450 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, и в размере 700 руб. на командировки в г. Москву (см. Приложение 3);

      К авансовым отчетам на административные нужды по кофе-брейку прикладываются следующие первичные документы: приказ на проведение совещания, конференции, встречи с поставщиками и др., протокол проведенного мероприятия, документы, подтверждающие расход средств по кофе-брейку (чеки ККМ или корешок приходного кассового ордера с приложением копии чека, товарные чеки). Все документы должны быть оригиналами, печати и оттиски на них четкими и читаемыми.

      Аванс на представительские расходы выдается на основании утвержденной программы, приказа, сметы и списывается  при наличии акта на списание представительских  расходов в соответствии с утвержденными нормами.

      Аванс на оплату исполнительных листов по сотрудникам  организации выдается бухгалтеру по зарплате на основании непосредственно исполнительных листов на конкретного работника организации и уровня его заработной платы в текущем месяце. К авансовому отчету прикладываются чеки, подтверждающие оплату исполнительных листов по каждому сотруднику в отдельности. Суммы по исполнительным листам удерживаются из зарплаты сотрудников, причем размер удержаний по одному исполнительному листу не может превышать 50% от месячного заработка.

      Авансовые отчеты (см. Приложение 4) принимаются к бухгалтерскому учету после утверждения их директором и главным бухгалтером ОрсФ ЗАО «Тандер».

      В ОрсФ ЗАО «Тандер» утверждены сроки сдачи авансовых отчетов:

1. по хозяйственным операциям предоставляться в бухгалтерию в течение 3 дней со дня получения денег из кассы;
2. по командировочным расходам предоставляться в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения из командировки.

     Для того чтобы наметить направления проверки необходимо оценить состояние системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Для этого был составлен вопросник, на которые отвечал главный бухгалтер, который осуществляет контроль отражения на счетах бухгалтерского учета всех операций с подотчетными лицами и руководитель ОрсФ ЗАО «Тандер». Вопросник представлен в таблице 1

 

Таблица 1 – Вопросник проверки расчетов с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер»

Продолжение таблицы 1

 

     По  результатам опроса можно сделать  вывод о недостаточности внутреннего  контроля при ведении расчетов с  подотчетными лицами. Об этом говорит:

1. отсутствие на ОрсФ ЗАО «Тандер» журнала регистрации работников, направленных в командировки;
2. несоблюдение установленных сроков предоставления авансового отчета о полученных в подотчет суммах;
3. задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
4. наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам.

     По  результатам опроса можно сделать вывод о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер» является удовлетворительным.

 
 

      1.3 Разработка программы  аудита операций  с подотчетными  лицами на ОрсФ  ЗАО «Тандер»

     После проведения оценки системы внутреннего контроля, по данным вопросника, аудитором на его основании принимается решение о планировании аудита и составление программы аудиторской проверки, согласно ПСАДу №3.

     При этом следует руководствоваться  требованиями правила (стандарта) аудиторской  деятельности «Существенность и аудиторский риск». Т.е. согласно ПСАДу №4 «Существенность в аудите» (ред. от 22.07.2008г.) аудитору необходимо определить уровень существенности.

     Произведем  расчет уровня существенности для ОрсФ ЗАО «Тандер» (см. Табл. 2) 

Таблица 2 – Расчет уровня существенности в ОрсФ ЗАО «Тандер» за 2010 г.

      В тыс. руб.

 
      

1. Среднее арифметическое показателей в столбце 4 составляет:

      (6 413 + 52 508 + 51 167 + 20 981 + 22 360) ÷ 5 = 30 686 тыс. руб.

2. Наименьшее значение отличается от среднего на:

      (30 686 – 6 413) ÷ 30 686 х 100% = 79%

3. Наибольшее значение отличается от среднего на:

      (52 508 – 30 686) ÷ 30 686 х 100% = 71%

      Поскольку и в том, и в другом случаях  отклонение наибольшего и наименьшего  показателей от среднего и от всех остальных является значительным, принимаем решение отбросить значения 6 413 тыс. руб. и 52 508 тыс. руб. и не использовать их при дальнейшем усреднении. Находим новую среднюю величину:

      (51 167 + 20 981 + 22 360) ÷ 3 = 31 503 тыс. руб.

      Полученную  величину допустимо округлить до 32 000 тыс. руб. и использовать данный количественный показатель в качестве значения уровня существенности. Различие между значением уровня существенности до и после округления составляет:

      (32 000 – 31 503) ÷ 31 503 x 100% = 2%, что находится в пределах 20%.

      В данной курсовой работе рассматриваются  расчеты с подотчетными лицами. Поэтому  далее определим уровень существенности конкретно в отношении участка  учета расчетов с подотчетными лицами в ОрсФ ЗАО «Тандер».

      Сумма оборотов по прочим дебиторам в ОрсФ ЗАО «Тандер» на конец 2010 г. составила 1 011,6 тыс. руб., валюта баланса - 1 118 016 тыс. руб., единый уровень существенности 32 000 тыс. руб.

      Составим  и решим пропорцию:

      32 000 тыс. руб. – 1 118 016 тыс. руб.

      Х тыс. руб. – 1 011,6 тыс. руб.

      Х = (32 000 х 1 011,6) ÷ 1 118 016 = 29 тыс. руб.

      Таким образом, уровень существенности в  отношении участка учета расчетов с подотчетными лицами в ОрсФ ЗАО  «Тандер» составляет 29 тыс. руб. Это  означает, что если в ходе проверки будет выявлено ошибок по данному участку на сумму более чем на 29 тыс. руб., то они существенны, если менее, то не существенны, т.е. отчетность достоверна. Если выявлено ошибок на сумму приближенную к уровню существенности, необходимо провести дополнительные аудиторские процедуры.

      Планирование  аудитором своей работы способствует выделению наиболее важных участков или областей аудита, более рациональному  распределению работы между аудиторами, сокращает время на проведения аудита, повышает качество аудиторских услуг.