Аудит кассовых операций

отчет о движении денежных средств (форма № 4) и др

1.2 Аудит кассовых  операций, злоупотребления в сфере  денежно-расчетных операциях

     Денежные  средства принадлежат к числу  наиболее подвижных и реализуемых  средств предприятия. Завершая кругооборот средств хозяйства и будучи исходным пунктом нового кругооборота, денежные операции носят массовый и распространенный характер. Подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участок хозяйственной деятельности наиболее уязвимым.

     В составе денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные деньги, движение которых совершается  посредством кассовых операций. Последние  охватывают такие хозяйственные  факты, как выдачу заработной платы, значительную часть административно-хозяйственных расходов, операции по подотчетным суммам и т.п. Операции с денежной наличностью требуют частой проверки, осуществляемой четко разработанными методами .

     Движение  наличности, расход и приход «живых»  денежных средств представляет собой  весьма «соблазнительные» операции для нечестных работников и предпринимателей. Операции с наличностью и ее учет целесообразно поэтому контролировать сплошным порядком. Здесь в первую очередь надо тщательно проверить соблюдение на предприятии требований, предусмотренных инструкцией Центрального банка России «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». Эта инструкция предписывает каждому предприятию полно и своевременно приходовать денежные средства, поступающие в кассу, правильно их списывать на расход, проводить инвентаризации наличия и сохранности денежных средств, иметь кассу, то есть специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

     Аудитору  лучше всего сразу после прибытия на место проверки провести инвентаризацию рублевых и валютных остатков, ценных бумаг и бланков строгой отчетности. Тогда это будет внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех денег и других наличных ценностей. Она производится в присутствии кассира и главного бухгалтера предприятия. В случае отсутствия кого либо из них (болен, в отпуске), касса опечатывается аудитором, чтобы не оставалось возможности покрытия недостачи денежной наличности, если таковая имела место.

     Ревизия кассы должна сопровождаться отчетом кассира о проведенных за последний день кассовых операциях и остатке денег по кассовой книге, с тем, чтобы к началу ревизии не оставалось неоприходованной и несписанной наличности. После подсчета находящихся в кассе денег и других ценностей они сравниваются с данными об остатках денежных средств, указанными в бухгалтерском учете.

     Результаты  ревизии оформляются специальным  актом, который подписывается аудитором, кассиром и главным бухгалтером.

     В ходе проверки операций с денежной наличностью и ценными бумагами, хранящимися в кассе, аудитор устанавливает, соблюдаются ли сроки обычных инвентаризаций кассы на предприятии, которые предусмотрены руководством. Во всех случаях такие инвентаризации должны проводится при смене кассира.

     Сопоставляя балансовые данные по статье «Касса» с главной книгой, журналом-ордером по этому счету и кассовой книгой, проверяющий анализирует соблюдение порядка ведения записей в кассовой книге и выполнение требований к ней.

     С согласия кассира и при условии  обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись на предприятии автоматизированным способом. В этом случае ее листы представляют собой машинограммы типа «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с этим заполняют машинограмму «Отчет кассира». Оба названных регистра должны составляться к началу следующего рабочего дня и иметь одинаковое содержание, то есть включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. В каждом месяце на последней машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически проставляться общее количество листов кассовой книги за месяц, а на последнем листе кассовой книги - общее количество ее листов за календарный год. Для аудитора трудоемко контролировать постранично все итоги кассовой книги и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую, но представление об этом надо иметь. Поэтому данную работу делают выборочно.

     Одна  из целей аудиторского контроля –  убедится в документальной обоснованности записей в кассовой книге. Они  должны подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными кассовыми ордерами или заменяющими их документами. Последние бухгалтерия должна записывать в журнале регистрации ордеров, что, к сожалению, соблюдается не всюду. Отсутствие регистрации ордеров создает возможность для злоупотреблений путем последующего уничтожения незарегистрированных документов. Часто именно таким способом возникают «неучтенные» деньги у представителей теневой экономики.

     Для подтверждения полноты и своевременности  оприходования денег, полученных с расчетного счета в банке, можно применить метод взаимного контроля, сравнивая суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Обе они должны совпадать. В случае расхождения делается сопоставление сумм по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости можно проверить непосредственно в банке.

     Самым внимательным образом следует контролировать полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка. Здесь недостаточно приходования наличных денег, полученных из банка, сверять только с корешками чеков, их необходимо сопоставлять также и с выписками банка. Если обнаруживаются следы подчисток, исправлений, имеет место расхождения остатков, то аудитору нужно получить в банке копию выписки из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.

     Списание  денег в расход сверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом полезно обращать внимание на четкое оформление документов. В частности, убедиться, имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений .

     Выявление злоупотреблений является одной  из важнейших задач ревизии кассовых операций. Необходимо не только выявить факты хищений, но и определить условия, которые их подготовили, способствовали им и мешали их своевременному выявлению. Завершением ревизии является разработка мероприятий, предупреждающих злоупотребления. Важнейшим основанием для выводов о наличии или отсутствии хищений денежных средств и других злоупотреблений в кассовых операциях является проверка правильности и обоснованности всех записей в учете движения денежных средств.

     Изучение  ревизионной практикой злоупотребления в области кассовых операций могут быть классифицированы следующим образом.

1. Прямое хищение денежных средств:

     - прикрытое неоформленными документами  и расписками,

     - ничем не прикрытое.

2. Неоприходование и присвоение поступивших денег:

     - из банка,

     - от разных лиц и организаций  по приходным ордерам,

     - от других организаций по доверенностям.

3. Излишнее списание денег по кассе:

• повторное использование одних и тех же документов,

• неправильный подсчет итогов в кассовых документах и кассовых отчетах,
• списание сумм без оснований или подложным документам,
• подлоги в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.

4. Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям:

• присвоение заработной платы,
• присвоение депонированной заработной платы и других начисленных средств,
• присвоение сумм причитающихся другим организациям

     Контроль  кассовых операций будет эффективным  лишь тогда, когда их подвергают многостороннему  анализу. Выделим для этих целей  ряд наиболее важных вопросов:

• использованы ли по своему целевому назначению полученные из банка на зарплату деньги, командировки и хозяйственные нужды, соответствуют ли остатки лимиту, установленному банком,
• насколько своевременно возвращаются в банк остатки денежных средств по не выданной заработной плате, сдается ли в банк выручка от реализации материальных ценностей за наличный расчет, путевок в санатории и другие поступления в кассу,
• нет ли случаев выдачи наличных денег посторонним лицам без доверенности,
• как подписываются расходные кассовые документы: только одним руководителем, только главным бухгалтером или на них стоят обе подписи,
• имеются ли случаи, когда руководитель и главный бухгалтер подписали незаполненные чеки и выдали их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке
• хранятся ли чековые книжки у главного бухгалтера в сейфе или в нарушение действующего порядка хранятся непосредственно у кассира,
• есть ли и какова подлинность подписей должностных лиц и получателей денег на кассовых ордерах и других денежных документах,
• правильно ли корреспондируют счета бухгалтерского учета по кассовым документам,
• своевременно ли производятся депонирование невыплаченных сумм.

     Перечисленные формы злоупотреблений не носят  исчерпывающего характера. Не может  считаться полностью решенным и вопрос о методах раскрытия их. В каждом конкретном случае требуется учет обстановки работы и инициативный подход ревизора к решению возникающих проблем. 

2. ПЛАНИРОВАНИЕ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ КАССОВЫХ   ОПЕРАЦИЙ

                  2.1 Составление общего плана проверки

     На  стадии планирования аудитор собирает, систематизирует и оценивает  информацию о клиенте с целью  разработки общей стратегии аудиторской  проверки. На данном этапе аудитор  получает информацию о финансово-экономической  деятельности аудируемого лица, экономических предпосылках и условиях, менеджменте, финансовом состоянии, а также об особенностях бухгалтерского учета и внутреннего контроля организации. Затем полученная информация обрабатывается и оцениваются риски, присущие деятельности клиента. На основе этих данных аудитор формирует общий план и программу аудита.

     С учетом проведенного анализа разрабатывается  общий план аудита, который отражает стратегию аудита данной организации. Ответственный по планированию аудита определяет максимальную погрешность, которая не должна превышать общий уровень существенности.

     Значимые  области определяются на основании  данных о возможных областях аудита, выявленных при предварительном  планировании, и принятых значений уровня существенности и аудиторского риска. По каждой области аудита следует обосновать выбранный метод аудита: систематизированный, т.е. ориентированный на систему внутреннего контроля в каждой данной области, или существенный, т.е. сплошной или выборочный. Выводы о значимых областях аудита и применяемых методах используются при составлении плана аудиторской проверки.

     Кроме разделов, составляющих предмет аудита, в плане также необходимо учесть такие вопросы, как выполнение рекомендаций предыдущего аудита, возможное использование  внутреннего контроля аудируемой организации, проблемные направления, вероятность дополнительной работы, необходимость привлечения экспертов и консультантов.

     Перечень  разделов, отражаемых в Общем плане  аудита, утверждается внутренними стандартами  аудиторской организации.

     Наметив конкретные цели аудита можно начать процесс сбора фактической информации. Аудитор определяет, какие свидетельства  следует в данном случае собирать. Аудит опирается на определенный набор методов по его организации, которые помогают аудитору собрать достаточное количество свидетельств. Процесс аудирования включает в себя четыре фазы. Они показаны в таблице №2.

      Таблица №2