Аудит цикла закупок

     Таким образом, сторонами договора поставки являются поставщик и покупатель. Поставщик, в соответствии с законодательством, должен быть предпринимателем. Однако вопрос о возможности или не возможности некоммерческому юридическому лицу быть поставщиком, стоит решить положительно. Такой вывод можно сделать исходя из того, что некоммерческое юридическое лицо имеет право заниматься предпринимательской деятельностью, если это соответствует целям её деятельности. Покупателями в договоре поставки могут быть юридические и физические лица, за исключением граждан, приобретающих товары для бытовых нужд. [5, 471] 

     1.3    Информационная база аудита цикла закупок

     Аудит цикла закупок охватывает процесс снабжения в целом, со всеми сопряженными службами и выявляет все основные проблемы. Он дает полное понимание проблемных зон снабжения, и в сочетании с последующей разработкой решений и его реорганизацией представляет собой составную часть мощного инструмента по повышению эффективности и конкурентоспособности компании. Основной задачей материально-технического снабжения является своевременность обеспечения  предприятий  необходимыми материальными  ресурсами. 

     Важнейшими  этапами аудита цикла закупок хозяйствующих субъектов являются:

     а)   проверка состояния организации снабжения материальными ресурсами;

     б)    оценка состояния запасов и уровня их использования;

     в)   обследование состояния организации складского хозяйства;

     г) проверка правильности отражения в учете операций с товарно-материальными запасами;

     д)  изучение периодичности и правильности проведения инвентаризации запасов;

     е)   оценка состояния внутреннего контроля за использованием товарно-материальных ценностей;

     ж) разработка рекомендаций по улучшению учета, контроля и анализа снабженческо - заготовительной деятельности.

     Аудит цикла закупок начинают с изучения данных финансовой отчетности и первичных документов об их движении за определенный период. Важную роль в организации первичного учета играют работники складского хозяйства, которые непосредственно осуществляют приемку, документальное оформление, погрузочно-разгрузочные работы, размещение и контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов. [8, 326]

     Перечень  источников информации цикла закупок  приведен в таблице 1.1. 

Таблица 1.1 – Источники информации при аудите цикла закупок

     Приобретение  товарно-материальных ценностей сопровождается оформлением пакета документов на каждую сделку купли-продажи. К таким документам относятся:

• доверенность;
• товарно-транспортная накладная;
• счет-фактура;
• приходный ордер.

     Доверенность  применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под расписку получателю. Для регистрации выданных доверенностей и расписки о их получении применяется Журнал учета выданных доверенностей.

     При доставке запасов на склад покупателя автотранспортом поставщика материально ответственное лицо покупателя (кладовщик) принимает у экспедитора поставщика запасы по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах. Кладовщик, подтверждает приемку материалов штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у кладовщика, а второй возвращается лицу, доставившему материальные запасы. На отгруженные товары поставщик помимо накладной предоставляет покупателю счет-фактуру. На поступившие на склад товары оформляется приходный ордер. [8, 332]

     В ТОО «КАПИТАЛ» расчёты с поставщиками оформляются следующими первичными документами:

• договор поставки;
• счет на оплату;
• платежное поручение;
• выписка банка.

     Поступление материальных ценностей на данном предприятии производится на основании заключенных между предприятием и поставщиками договоров. В договорах оговариваются: вид поставляемых материальных ценностей, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели поставок, сроки отгрузки материальных ценностей, порядок расчетов (условия платежей) между предприятием и поставщиком. Предприятия-поставщики на поставляемую продукцию выписывают платежные требования-поручения и счета на оплату, передают их или пересылают почтой покупателю.

     Оперативный учет выполнения договорных обязательств на предприятиях осуществляет финансовый отдел, поэтому платежные требования-поручения  и счета-фактуры в первую очередь  поступают в этот отдел. Там проверяют  соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих  грузов, делают отметку в книге  учета выполнения договоров и  акцептуют, т. е. дают согласие на оплату. После регистрации платежные документы получают внутренний номер (регистрационный) и передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты. Главный бухгалтер на основании подписанного договора поставки и выставленного поставщиком счета на оплату готовит в банк платежное поручение на оплату товаров. По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика.

     Расчеты с поставщиками производятся независимо от того, поступили товарно-материальные запасы на склад покупателя или находятся  в пути. Если материальные ценности поступили на склад покупателя, но поставщик счет для оплаты не выставил (неотфактурованные поставки), то их приходуют по прейскурантным ценам или по ценам за аналогичные материальные ценности. При получении счета-фактуры ранее отраженная сумма сторнируется и проводится новая - предъявленная поставщиком.

     Таким образом, основанием для записей  в регистрах бухгалтерского учета  являются первичные документы, фиксирующие  факт совершения события. Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации их учета. [8, 341]