Аудит цикла закупок

1. СФЕРА АУДИТА ЦИКЛА ЗАКУПОК

     1.1    Понятие цикла закупок и его этапы

     Цикл  закупок включает в себя хозяйственные  операции, в процессе которых приобретаются  нематериальные активы, основные средства, товарно-материальные запасы и другие активы, образуются долговые обязательства и осуществляются выплаты по ним. [1, 258]

     Цикл  закупок состоит из шести последовательных этапов. Этапы цикла закупок приведены на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Этапы цикла закупок 

     Анализ  потребности и сроков закупок. При определении потребности снабжения анализируется запрашиваемое количество товара на предмет обоснованности запроса. В данном случае отдел снабжения преследует:

• корпоративные интересы, которые заключаются в недопущении как непроизводительных затрат на завышенные потребности, так и возникновения дефицита при ошибочно заниженных потребностях;
• собственные внутренние интересы, в случае обнаружения невостребованных остатков, и при возникновении дефицита ответственность за состояние запасов лежит на отделе снабжения.

     Не  менее важным является анализ сроков закупок на предмет возможной  консолидации различных партий поставок, что позволило бы сократить затраты  на транспортировку. На практике это напрямую связано с корректировкой производственных графиков. Работники отдела снабжения должны вносить предложения об отсрочке или приостановке производственных операций, если это связано со значительной экономией на транспортных затратах. [2, 325]

     Составление спецификаций. Спецификация представляет собой перечень наименований на поставляемый  товар с указанием единиц измерения, количества, а также максимально полной информации по производителю. Она заполняется на основании проекта, либо другого документа, на основании которого есть потребность в приобретении товара. Составление спецификации преследует цели:

• унификации потребности (под потребностью понимается некоторый необходимый товар - запчасть, агрегат и т. д.), которая в разных отделах или филиалах компании имеет различные, отличающиеся наименования;
• разработки и утверждения стандартов, облегчающих сравнение товаров и услуг между собой;
• документально оформленного запроса на поставку требующихся то-варов (разного рода материалы, комплектующие изделия);
• обеспечения возможности оценки качества продукта на различных стадиях производственного процесса. [2, 327]

     В состав спецификации включаются: характеристика выбранного товара или услуги; существующие для данного вида товаров (услуг) стандарты; дополнительные требования. К составлению спецификации необходимо подходить с особой тщательностью, поскольку чем основательней и детальней она прописана, тем меньше сложностей возникнет при закупке. И наоборот, небрежное заполнение спецификации влечет за собой непроизводительные затраты: перерасход материалов или инструментов при закупке иного, не востребованного производством типоразмера или сорта, и денежные потери при образовании неликвидов. Чтобы избежать подобных ситуаций, специалисты по снабжению разрабатывают для внутреннего пользования подробные инструкции по составлению спецификаций. [2, 328]

     Выбор поставщика. Процесс выбора поставщика состоит из трех этапов:    

• определение списка потенциальных партнеров;
• составление списка поставщиков, удовлетворяющих требованиям заказчика;                              
• выбор надежного поставщика для размещения заказа.

     Основная  цель на данном этапе - выбор компетентного  поставщика, который обладает потенциалом  для развития долгосрочных партнерских  отношений.  Однако стоит учитывать, что в ходе долгосрочного сотрудничества  компания может оказаться зависимой  от условий и цен постоянного компаньона, и поэтому нелишним было бы поддерживать связи с альтернативными поставщиками. Серьезный подход к выбору партнера позволит сократить время закупки, повысить качество поставки и процесса снабжения, что в итоге приведет к снижению общих затрат. [2, 329]

     Подготовка  и размещение заказов на закупку. Под размещением заказа понимают закрепление заказа на поставку требуемых товарно-материальных ценностей  или услуг за конкретным поставщиком. Закупка ТМЦ и услуг может осуществляться на основании разовых контрактов, генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров. Основным критерием выбора формы договора является снижение общих издержек предприятия при удовлетворении потребности. Важной задачей при этом является нахождение оптимального баланса между повышением риска невыполнения поставки при размещении заказа у одного поставщика (затраты на возможное возникновение дефицита) и увеличением затрат на поставку при размещении заказа у нескольких поставщиков (увеличение затрат на транспортировку, подачу и оформление заказа). [2, 331]

     Анализ  заказов. На этой стадии отдел снабжения следит за выполнением ожидаемого заказа, корректируя при необходимости количество и сроки поставок в рамках условий договора и в соответствии с изменениями графика производства. Инициатором изменения или уточнения параметров поставки может выступать как заказчик, так и поставщик. Согласовываются такого рода вопросы посредством использования внутренних и внешних открытых каналов коммуникации предприятий, что является серьезным источником дополнительной информации о партнере. В ходе переговоров можно оценить обязательность поставщика, его заинтересованность в данном рынке сбыта, гибкость принятия решений, организационную культуру и т. д. То есть мониторинг служит не только инструментом контроля исполнения заказа, но и играет важную роль в процессе развития взаимоотношений с потенциальными партнерами. [2, 335]

     Контроль  выполнения заказов. Признаком выполнения заказа является поставка материалов на склад предприятия товара определенного качества, количества и ассортимента. Факт получения оформляется соответствующими документами (счета-фактуры, приходные накладные, акты приемки ТМЦ по количеству и качеству), на основании которых производится окончательная оплата заказа. Контроль выполнения поставки функционально относится к циклу закупки, но фактически реализуется на складе, а значит, уместно говорить об интеграции областей снабжения и складской деятельности. Следовательно, и обязанности, и ответственность, и полномочия, и даже уровень информационного взаимодействия сотрудников обеих сфер должны быть строго регламентированы. Так, например, целесообразно поручить работникам отдела по закупкам определять порядок и структуру контроля качества товара и оговаривать их в условиях контракта, а работникам склада - своевременно и объективно информировать как о результатах выполнения поставки (количество и качество), так и о дополнительных аспектах (отклонение от срока поставки, соответствие ассортименту, качество сопроводительной документации).

     На  основе накопленной информации проводится анализ качества поставки, эффективности  процесса снабжения и взаимодействия с поставщиками. Своевременный анализ информации по результатам поставки позволяет также выявить на ранней стадии потенциальные неликвиды. [2, 337] 

     1.2    Нормативно-правовое регулирование цикла закупок в РК

     При рассмотрении законодательства, регулирующего  цикл закупок, можно отметить диспозитивность  большинства норм и соответствие требованиям предпринимателей. При проведении аудита цикла закупок устанавливается соответствие применяемой на предприятии методики учета операций по закупке товарно-материальных запасов, действующим в Республике Казахстан нормативно-правовым документам для выявления имеющих место нарушений и степень их влияния на достоверность финансовой отчетности (ПРИЛОЖЕНИЕ А). [3, 245]

     Основным  документом, в котором отражается весь комплекс правовых

взаимоотношений между покупателем и поставщиком  является договор поставки.

Заключая  договор поставки, стороны вступают в правоотношения, как правило, длящегося  характера. В связи с чем, реализуя свои права и исполняя обязанности, стороны договора поставки осуществляют в достаточно длительные периоды  времени хозяйственную деятельность по периодичной отгрузке, получению  продукции, принимают целый ряд  организационно-правовых мер, необходимых  для осуществления поставок. [3, 249]

     Передача  товара может производиться путём  отгрузки или выборки. В свою очередь  отгрузка может осуществляться как  самому покупателю, так и указанным  им лицам. Поставка с условием выборки  товаров покупателем означает, что

обязанности поставщика по передаче товаров ограничиваются их подготовкой к вывозу покупателем, индивидуализацией товаров, предназначенных  для передачи покупателю, и извещением последнего о готовности товаров  к выборке. Если товар получается со склада поставщика или транспортной организации, работнику выдаются необходимые документы и доверенность на получение товарно-материальных запасов. В этом случае необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями к Стандартам бухгалтерского учета 7 "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности". Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью. Поверенное лицо на следующий день после каждого получения товаров, независимо от того, получены они полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче товаров на склад или материально ответственному лицу. Если поверенное лицо не отчиталось в использовании доверенности по истечении срока, новые доверенности ему не выдаются. [3, 254]

     Поставщик обязан передать товар: со всеми необходимыми принадлежностями и документами; в  согласованном количестве; ассортименте; комплектности; установленного качества; в надлежащей упаковке и (или) таре. Обязанность поставщика может вытекать из нарушений условий связанных  с предметом поставки. Например, при поставке некомплектной продукции  возникает обязанность продавца в её доукомплектовании. В соответствии с п. 27 Положения о поставках продукции,  доукомплектовка продукции или замена ее на комплектную должна производиться в 20-дневный срок со дня получения требования покупателя. [4, 27] При недопоставке, в соответствии со ст. 464 ГК РК, поставщик, допустивший её в отдельном периоде поставки, обязан восполнить недопоставленное количество товаров в следующем периоде (периодах) в пределах срока действия договора, если иное не предусмотрено договором. [5, 464]       

     Поставщик вправе требовать принятия поставленного  товара и его оплаты. В связи  с этим, продавцу дается право применения оперативных санкций к покупателю. При нарушении расчетной дисциплины (полного или частичного уклонения  покупателя от оплаты полученной продукции) поставщик вправе перевести неисправного плательщика на аккредитивную форму  расчетов или на предварительную  оплату продукции сроком до трех месяцев, известив об этом покупателя. Если в  течение периода поставки покупатель не выставит аккредитив или предварительно не оплатит продукцию, поставщик  имеет право реализовать ее по своему усмотрению. [5, 466]

     В соответствии с п. 14 Инструкции о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству, приемка товаров по количеству, качеству и комплектности производится комиссией в составе не менее трех компетентных лиц, уполномоченных руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя. Члены комиссии, кроме материально-ответственного лица, не должны находиться в подчинении данного материально-ответственного лица и быть связаны с материальными ценностями (с учетом, хранением, приемкой и их отпуском). Стороны в договоре могут предусмотреть иной состав комиссии для осуществления приемки товаров. В комиссии могут участвовать уполномоченные отправителем (изготовителем) на его сдачу лица: проводник, лицо, следующее для сдачи груза по его прибытии. Приемка товаров по количеству, качеству и комплектности производится в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, иными обязательными для сторон правилами либо договором, а также по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам, техническому паспорту, сертификату и т.п.). [6, 14] Если при приемке товаров будет выявлена недостача или какие-либо отклонения (несоответствие качеству, комплектности, таре, упаковке, маркировке, стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам) от указанных в сопроводительных документах поставщика, то результаты приемки товаров оформляются актом и предъявляется претензия. Претензия предъявляется получателем поставщику в установленный срок, согласно Положению «О порядке предъявления и рассмотрения претензий предприятиями, организациями и учреждениями и урегулирования разногласий по хозяйственным договорам». В случае нарушения сроков рассмотрения претензии или оставления ее без ответа, на основании искового заявления дело передается в арбитражный суд. [7, 124]

     В соответствии с со ст. 464 ГК РК, а также  п. 31 Положения о поставках, покупатель вправе отказаться от приемки продукции, поставка которой просрочена. Отказ  должен быть заявлен до отгрузки ее поставщиком. Если отказ дан после  отгрузки, то покупатель обязан принять  и оплатить ее. Таким образом, на покупателя возлагается обязанность  гибко реагировать на нарушение  его прав, в противном случае он несет определенные неблагоприятные  последствия.     Покупатель, которому поставлен товар ненадлежащего  качества, вправе предъявить в соответствии со ст. 428, 471 ГК РК, требования о возмещении своих расходов на устранение недостатков  товара. У покупателя существуют права и в области контроля. По желанию он может потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто и количества тарных единиц в каждом месте, а также их количество и комплектность.