Анализ хозяйственной деятельности предприятии

Введение 

Освоение навыками аналитических расчетов, уяснение сути системного подхода к изучению экономики  овладение навыками научного подхода  к используемой информации в экономике  – это основа практических действий экономиста любой специальности. Поэтому  овладение навыками курса «Теория экономического анализа» является исходной посылкой для успешного проведения практических мероприятий в этих областях.  

Прежде чем  приступать к непосредственно практическому  использованию экономической информации – необходимо быть четко уверенным в ее достоверности. В мировой практике для подтверждения учетных и отчетных документов привлекают независимых экспертов-аудиторов, которые являются высококвалифицированными специалистами в области бухгалтерского учета, методики проведения аудиторской проверки, налогообложения, финансов и правового регулирования хозяйственной деятельности. Для непосредственного проведения аудита – независимой экспертизы отчетности необходимо четко знать его теоретические основы, к которым относится классификация видов аудита, ответственности и права аудитора, классификация видов контроля за ходом хозяйственной деятельности и способами ее отражения в бухгалтерских регистрах и формах отчетности, требования, предъявляемые к аудиту и ряд других проблем. 
 
 
 

5.1. Сущность  понятия «Информационное обеспечение  анализа» 

В системе управления анализ занимает промежуточное место. В функцию учета в качестве составных элементов входят сбор, регистрация и обработка информации. Отсюда следует, что информационное обеспечение анализа входит составной частью в систему информационного обеспечения управления, также как анализ является элементов, ступенью процесса управления.  

Сущность понятия  информационное обеспечение анализа - это система данных и способы  их обработки, позволяющие изучить реальное состояние управляемого объекта, измерить влияние факторов, его определяющих, а также выявить возможности осуществления необходимых управленческих воздействий.  

Понятие «Информационное  обеспечение анализа» уже чем  понятие «Информационное обеспечение управления», т.к в него помимо самой информации входят результаты проведенного ею анализа.  

Состояние анализа  обеспечено глубиной, полнотой учета  всех факторов, которые определяются состоянием информационного обеспечения.  

В информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности входят два этапа;

информационный  фонд (база),

процессы преобразования данных. 

В ходе анализа  хозяйственной деятельности как  основного потребителя экономической  информации наиболее явно выявляются ее достоинства и недостатки.  

К экономической  информации, используемой в анализе  результатов хозяйственной деятельности, предъявляются следующие требования:

достоверность информации,

необходимость и достаточность объема информации,

своевременность составления и представления. 

Первое требование - достоверность, оно повышает результативность анализа, дает возможность объективно отражать хозяйственные процессы, увеличивает  правильность и обоснованность выводов  и предложений, сделанных на его  основе. Ошибки приводят к неверному отражению реальной действительности, неправильным управленческим решениям и выводам. Для удовлетворения этого требования вся информация, используемая для анализа, должна подвергаться тщательной проверке. Второе требование – необходимость и достоверность объема - имеет двоякое значение.  

Во-первых, вся  информация должна иметь место, при  недостатке информация состояние объекта  будет изучено неполно, следовательно, и выводы могут быть ошибочные.  

Во-вторых, нежелателен  и излишек информации, т.к. это повышает затраты на управление за счет увеличения времени на сбор и создание информационного фонда, что может привести к запаздыванию управленческих решений.Это требование удовлетворяется в зависимости от задач и вида проводимого экономического анализа.  

Для анализа  резервов объемы информации больше, чем  для анализа состояния или  оценки степени выполнения последующего плана.  

Для оперативного анализа объем информации меньше, чем для периодического.  

Требование третье, относительно своевременности, вызвано требованием, сократить разрыв по времени между возникновением отклонений и управленческим действием. Опаздывание информации снижает или сводит, на нет его эффективность. Конкретные сроки сбора информации зависят от:

скорости изменения  реальности процессов;

способа регистрации  информации. 
 
 

5.2. Этапы обработки  экономической информации 

Главная цель обработки  источников информации – установить факторы и измерить их влияние  на тот или иной показатель деятельности хозяйства, а также раскрыть причинные связи между различными факторами и хозяйственными процессами.  

Процесс обработки  источников информации включает:

проверку достоверности;

приведение показателей  в сопоставимый вид;

упрощение цифровых данных;

проведение аналитических  расчетов;

составление аналитических  таблиц, формирование выводов;

изучение обработанных материалов. 

Проверка достоверности  информации осуществляется в два  этапа.  

Первый –  формально-логический контроль, где  проверяется полнота отчетности, правильность и своевременность ее составления, полнота представляет собой охват всех подразделений объекта, наличие всех форм отчетности, заполнение всех разделов форм, всех аналитических таблиц по программе. Правильность представляет собой проверку соответствия строк и граф, названия кодов по единому классификатору, наличие подписей, дат и недопустимости неоговоренных исправлений.  

Второй этап – счетная проверка, которая осуществляется в несколько этапов. Прежде всего, проверяют преемственность показателей. Суть такой проверки заключается в проверке соответствия сумм, приведенных, например, в отчете за предшествующий квартал в графе на конец периода, и данным, которые отражены в отчете за отчетный период в графе на начало периода. Затем проверяют правильность арифметических расчетов. Если в итоге по графе «Оборотные средства» указана определенная сумма, то она должна представлять собой сумму производственных запасов, денежных средств и незаконных расчетов.  

После заполнения форм отчетности знающий бухгалтер  контролирует себя на основе таблицы взаимоувязок, когда проверяют совпадение сумм, отраженных в разных формах отчетности. Так, например, если в форме № I «Баланс» по строке «Уставной капитал» приведена определенная сумма, то она должна быть и в форме № 5 «Приложение к балансу». Такие увязки, когда проверяют одну и ту же цифру, приведенную в разных формах отчетности, называют простыми. Бывают еще и сложные увязки, когда для проверки используют данные, приведенные в нескольких формах отчетности. Так, составляют баланс товарной продукции, где используют данные формы №2, главной книги, актов инвентаризации и т.д.  

Для составления  баланса товарной продукции используют следующую формулу:  

PП= ОН +ВП - ОК+И - Н, 

где РП – реализация продукции,

ВП – выпуск продукции,

ОК – остатки  нереализованной продукции на конец периода,

ОН – остатки  нереализованной продукции на начало периода.

И и Н –  излишки и недостатки продукции, выявленные при инвентаризации.  

На практике используется несколько способов проверки экономический информации. К их числу относятся:

«Встречная» проверка. При этой проверке конкретизируется идентичность сумм, отраженных в формах отчетности анализируемого объекта, и  сумм, реально поступивших на счета  партнеров по деятельности. Например, в документах фирмы отражено, что она перечислила в фонд занятости в марте 8 млн. руб., следовательно, эта же сумма должна быть отражена и в документах фонда занятости за март или апрель, в зависимости от даты перечисления.

Проверяется правильность исчисления отдельных показателей. Так, например, реализация товарно-материальных ценностей работникам предприятия в счет заработной платы должна быть предварительно отражена на счетах реализации продукции, работ и услуг, или прочей реализации. Иными словами, эти суммы должны увеличить оборот по реализации, а, следовательно, и облагаемую базу для исчисления налогов.

При определении  «затратных» показателей проверяется  правильность отнесения на себестоимость  по каждой статье расходов. Тщательной проверке должны быть подвергнуты все  суммы, включенные в Д 20 счета по главной книге, но особо пристально контролируются расчетные счета 60, 62, 71, 76.

При определении  сумм, отраженных как материальные затраты, контролируется:

правильность  отнесения отклонений от плановой себестоимости  заготовления материалов на себестоимость;

правомерность списания на издержки производства недостач сверх норм естественной убыли и  потерь. 

При практическом осуществлении такого рода проверок руководствуются действующими инструкциями и другими нормативными актами.  

Процесс приведения показателей в сопоставимый вид вызван тем, что показатели рассчитываются в различной оценке, часто отличаются структурой, методикой построения, основываются не на одинаковых базисах, велико влияние инфляции и т.д. Приводят показатели в сопоставимый вид несколькими приемами. Во-первых, можно пересчитать базисные и фактические объемы в одной цене. Во-вторых, можно фактические данные скорректировать на публикуемый органами статистики официально зарегистрированный индекс инфляции. В-третьих, условно рассчитывают базисные значения, пересчитанные на фактический объем и ассортимент. Такой прием используют для факторного анализа затрат на рубль продукции, прибыли от реализации продукции, работ и услуг.  

Упрощение цифровых данных представляет собой округление, суммирование и т.д. в целях сокращения технической работы и, в особенности, вычислительных действий, а также, чтобы придать показателям лучшую обозримость и ясность.  

Однако такая  процедура не должна приводить к  «ущербу» качества аналитических расчетов. Например, анализ фонда оплаты труда в целом по предприятию целесообразно проводить в млн. руб., а анализ уровня средней заработной платы одного работника в тыс. руб. и т.д.  

Этап проведения аналитических расчетов осуществляется с использованием всех элементов общей методики анализа и средств вычислительной и компьютерной техники. К числу элементов общей методики анализа следует отнести систему аналитических показателей, взаимосвязаннее изучение хозяйственных процессов, сражение, детализацию, группировки, элиминирование, обобщение. Общая методика анализа ориентирована на общую оценку динамики изучаемой характеристики с учетом влияния положительных и отрицательных факторов, определением сумм выявленных резервов и разработкой практических рекомендаций, направленных на улучшение итогов работы.  

Для оформления результатов анализа, иллюстрации  выводов составляются аналитические  таблицы. Количество граф в таблицах должно быть оптимальным с использованием, возможно, нескольких баз для сравнения (прошлый период, данные другого предприятия и т.д.). Таблице должны быть аккуратно оформлены в соответствии с нормоконтролем. В правом верхнем углу должно быть указание "Таблица № ". Номер может проставляться как в целом по работе, так и по подразделам» Например, Таблица 3.1. – первая таблица в третьем подразделе.  

Через один интервал, пропустив 15-17 мм, с красной строки указывают название таблицы. Шапка  таблицы подводится чертой и нумеруется, при этом графы для цифр нумеруются цифрами, а показатели, единицы измерения и другие пояснения буквами.  

Завершающим этапом обработки экономической информации является этап изучения отработанных материалов. На этом этапе необходимо раскрыть все взаимосвязи и взаимообусловленности между отдельными показателями и факторами, причем определяют влияние, прежде всего количественных, а затем уже и качественных факторов. 
 

5.3. Виды экономической  информации, используемой при анализе  и их краткая характеристика 

При экономическом анализе используется разнообразная информация, среди которой важнейшее место занимают данные учета и отчетности. В них содержатся наиболее важные и достоверные сведения о хозяйственной деятельности предприятия и объединения, которые сгруппированы на основе научно разработанной системы.