Общая структура деловых переговоров

  Содержание: 

  Введение

  Глава 1. Деловые переговоры

  Глава 2. Условия эффективности переговоров

  Заключение

  Используемая  литература 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение 

  Переговоры  – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры.

  Переговоры  протекают в виде деловой беседы по вопросам, представляющим интерес для обеих сторон, и служат налаживанию кооперационных связей.

  Переговоры  существенно различаются по своим целям: заключение договора о поставках, на проведение научно-исследовательских или проектных работ, соглашение о сотрудничестве и координации деятельности и т. д.

  В процессе переговоров люди хотят:

  - добиться взаимной договоренности по вопросу в котором как правило сталкиваются интересы;

  - достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых интересов не разрушая при этом отношения.

  Чтобы достичь этого надо уметь:

  a) Решить проблему;

  b) Наладить межличностное взаимодействие;

  c) Управлять эмоциями.

  За  столом переговоров могут сойтись  люди, имеющие различный опыт ведения переговоров. Они могут иметь различный темперамент (например, сангвиник и холерик) и различное специальное образование (например, техническое и экономическое).

  В соответствии с этим большим разнообразием отличается и сам ход переговоров. Они могут протекать легко или напряженно партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не прийти к какому-либо соглашению

  Глава 1. Деловые переговоры. 

  Переговоры  предназначены в основном для  того, чтобы с помощью взаимного  обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.

  В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель. Обобщенная схема их проведения имеет следующий вид:

1. Подготовка;
2. Проведение переговоров;
3. Решение проблемы (завершение переговоров);
4. Анализ итогов деловых переговоров.

I.Подготовка деловых переговоров.

  Успех переговоров всецело зависит от того, насколько хорошо вы к ним подготовились. До начала переговоров необходимо иметь разработанную их модель:   

• четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;
• обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов;
• наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно, уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;
• определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.
• определение потребностей и целей;
• отбор материала и фактов;
• выявление интересов сторон;
• определение зоны пересечения интересов ("зоны решения");
• определение объективных критериев;
• формирование предложений и их вариантов;
• стратегическое планирование;
• тактическое планирование;
• маневры и система убеждения;
• выдвижение запасных вариантов;
• анализ результатов достигнутых соглашений и договоренностей и контроль за их реализацией.

  Реализация  данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров  будут изучены следующие вопросы:       

  1) цель переговоров;

  2) партнер по переговорам;

  3) предмет переговоров;

  4) ситуация и условия переговоров;

  5) присутствующие на переговорах;

  6) организация переговоров.

  Руководителю  важно владеть техникой ведения  переговоров. Во-первых, избегать высказываний, унижающих партнера, придерживаясь, правил этикета. Предпочтительнее прервать переговоры, но не делать негативных оценок.

  Во-вторых, не игнорировать мнение участника переговоров. Диалог эффективен только при умении слушать и понимании высказанной  мысли. Значительно снижает результат переговоров, если то, что говорит партнер, не принимается во внимание, его высказываниями пренебрегают. Общеизвестно: если хотите быть интересным партнером, будьте заинтересованным собеседником.

  Ведение переговоров по телефону также подчиняется  определенным этическим правилам. К  телефонным переговорам необходимо тщательно готовиться, записать фамилию, имя, отчество собеседника, определить круг обсуждаемых вопросов. Главное  требование к телефонному разговору  — это краткость. Затягивать разговор неэтично. Снимая трубку, следует представиться, изложить причину телефонного звонка.

  В специальной литературе выделяются следующие нормы этики ведения  переговоров по телефону:

• не следует выдавать себя за личного друга того, кому звоните, только для того, чтобы вас скорее соединили с ним;
• не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не отвечает;
• если интересующего вас человека не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили, и скажите, когда и где вас можно будет найти;
• нельзя говорить с набитым ртом во время телефонной беседы.

  В том случае, если вам звонят, а  вы очень заняты, то телефон лучше  отключить или попросить секретаря  ответить на звонок. Секретарь должен спросить у вашего делового партнера, по какому номеру перезвонить и кого позвать. Нельзя по телефону устраивать выговоры, они крайне не эффективны. Телефонный разговор заканчивает тот, кто позвонил. Основополагающие структурные  элементы ведения деловых переговоров:

• взаимное уточнение позиций сторон, выяснение взаимных интересов;
• обсуждение и согласование позиций;
• выработка совместных решений.

 

  II.Проведение переговоров.

  В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

• Вариационный;
• Метод интеграции;
• Метод уравновешивания;
• Компромиссный метод.

  Вариационный  Метод. При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть    негативную реакцию противной стороны), выясните следующие вопросы:

• в чем заключается идеальное (независимо от условий реализации) решение поставленной проблемы в комплексе?
• от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться?
• в чем следует видеть оптимальное (высокая степень вероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?
• какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.)?
• какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок?
• какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов?

  Такие рассуждения, выходят за рамки чисто  альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок.

  Метод интеграции. Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития-кооперации. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

  Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал  необходимость интеграции, не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров вы от него ожидаете.

  Несмотря  на несовпадение ваших ведомственных интересов с интересами партнера, особо отметьте необходимость и отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы.         

  Попытайтесь выявить в сфере интересов общие для всех аспектов возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания партнера.

  Не  предавайтесь иллюзиям и не считайте, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров, если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны.

  Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации.

  Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно  использовать, чтобы побудить партнера принять ваше предложение.

  Вы  должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.

  Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.

  Обдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

  Бессмысленно  пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

  Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно.    

  При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения).

  Чтобы приблизиться к позиции партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки.