Структура и содержание деловых писем

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Приглашаем  Вас принять участие в…

Просим  Вас принять участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…

      Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность (за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.

Благодарим  за оказанную помощь в…

Выражаем  Вам свою благодарность за…

Позвольте Вас поблагодарить за…

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…

      Гарантийное письмо. Служебное письмо, составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы. Содержанием этого гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта:

«Оплату (предоставление услуг) гарантируем». При этом обязательно указываются  банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

      Информационное  письмо. Служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

     Письмо  может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывается руководителем организации отправителя.

      Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:

• письмо-запрос, ответ на него;
• письмо-предложение (оферта), ответ на него;
• письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

      Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

      Запрос  направляется в тех случаях, когда  невозможно решить вопрос лично или  по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между  различными юридическими лицами, имеющими свой расчётный счёт в банке. Ответ  выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму – запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему.

Сообщаем  Вам…;

Извещаем  Вас…

     Предложение (Оферта и ответ на нее). В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями. Предложение может быть твёрдым и свободным. В ответе подтверждается принятие условий предложения, тогда сделка считается заключённой.

Предлагаем  Вам…

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…

Принимаем ваше предложение на…

Подтверждаем  свою готовность заключить сделку на…

Благодарим  Вас за предложение на…, однако в  настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.

      Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

   Рекламация  содержит:

• основания для предъявления претензий;
• доказательства произошедшего ущерба;
• конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

      Рекламация  представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых  документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

      В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

О претензии  по договору купли-продажи от _____ № ___  
 
 
 
 

                    Глава 2. Структура и содержание деловых писем

                                 2.1Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках  соответствующих стандарту. Для  таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

      Бланк официального письма представляет собой  лист бумаги с воспроизведенными  типографским способом постоянными  элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

        Оформление бланка, соответствующее  принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие  его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документа следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

      Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

      Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

      организовать  централизованное изготовление бланков  для писем;

      уменьшить стоимость машинописных работ;

      сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

      уменьшить визуальный поиск необходимой информации;

      расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при  обработке писем.

      Формуляр-образец  является основой для конструирования  формуляров и бланков всех видов  управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

      Формуляром  называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб РФ;
2. код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской переписки);
3. наименование организации (полное или сокращенное);
4. справочные данные об организации;
5. дата документа;
6. регистрационный номер документа;
7. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах ответах);
8. адресат;
9. заголовок к тексту;

      10)    текст;

      11)    подпись;

      12)    фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя.

      Могут быть указаны инициалы машинистки и  количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

      Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его  вида. Все остальные документы  имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

      Согласно  ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

      Наименование  организации  — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ИНИИДАД.

      Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций  образуйся тремя способами:

      по  первым буквам слов, входящих в наименования, например МНД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

      по  начальным слогам слов, входящих в  наименования, например Уралмаш (Уральский  машиностроительный завод);

      смешанным способом, когда сложносокращенные наименовании образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

      К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

      Обязательным  реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

      Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.