Совершенствования документации в управлении организации

Документы изготавливаются на бланках, установлены  два основных формата бланков  документа А4 и А3 ГОСТ 9327. Каждый лист документа, оформленный на бланке так и без него должен иметь  поля.     

Бланки  допускаются изготавливать типографическим  способом или воспроизводить с помощью  средств, но исключения составляют бланки организаций, с изображением Гос. герба или гербов субъектов Р.Ф. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. общий бланк;
2. бланк конкретного вида документа;

 

   Текст – это главный реквизит ради которого оформляется весь документ.    

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств). Наиболее существенные из них  следующие:   

а) атрибутивность документа, т.е. наличие  неотъемлемых слагаемых, без которых  он существовать не может. Документ как  целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной  из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);    

б) функциональность документа, т.е. его  предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных  и специфических функций, обусловленных  разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;    

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и  подсистем, обеспечивающая его целостность  и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при  различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для  определенного вида документов, имеют  практически все функционирующие  в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и  долговременность хранения документа.   

В управленческой деятельности документ выступает, как предмет труда, и  как результат труда.    

Классификация документов, характеризующих движение кадров   

Среди документации по личному составу  наиболее многочисленной является группа документов, сопровождающая движение кадров. Под движением кадров обычно подразумеваются:

• прием, перевод, увольнение работников;
• предоставление отпусков;
• командирование работников.

 

   Однако  оформление приема на работу, по сути, предваряет трудовые процессы, происходящие на предприятии, поэтому прием работников логичнее рассматривать вне рамок  движения кадров, что и проделано  в предыдущей главе.   

Документацию, характеризующую движение кадров, условно  можно классифицировать по трем группам:   

• документация, связанная с перемещением кадров;

• документация, связанная с исполнением должностных обязанностей и социальных гарантий работников;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений с организацией, с увольнением.

 

   Ознакомление  с процедурами, выполняемыми при  осуществлении движения кадров, и  оформлением соответствующих документов начнем с перевода работников.    

1.2 Роль документации  в технологии процесса  управления    

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих  современным условиям единых норм и  требований к системе документационного  обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными  исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход  от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации “по системам” и на переход  к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические  достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и  оперативных целей управления в  любых организациях, особенно в государственном  аппарате управления.    

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении — управления документацией и  введение его не только в научный  оборот, но и в практику. Термин “управление  документацией” широко распространен в мире.   

Управление  документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ. Рассмотрим некоторые представления  о данном предмете, имеющиеся в  западной и отечественной литературе.    

Следует сказать, что хотя управление документацией  в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет  некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций (ЮНЕСКО — Программа RAMP, Международный  совет архивов — Международный  совет по управлению документацией, Международная федерация по управлению документацией; Международная организация  по стандартизации ИСО — технический  комитет ИСО/ТК 154 “Документы и информация в управлении: торговле и промышленности”).    

Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный  цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих  задач в управлении до уничтожения  или передачи в архив.    

Управление  документацией складывается из четырех  основных составляющих, которые в  совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации  за счет систематического использования  документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.    

Создание  документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня  используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.    

Хранение  и использование документированной  информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования  документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие  архивы).    

Передача  документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого  документа и комплексов документов.    

Управление  архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство  архивохранилищ, совершенствование  методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления  справочных средств и распространения  в обществе информации об архивах.

рафаретным способом;

С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим  внимание на некоторые имеющиеся  в нашем распоряжении работы для  более детального изучения предмета исследования.    

Хортон  и Леннон определяют управление документацией  как функцию менеджмента, которая  распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией  является составной частью управления информационными ресурсами организации  и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.    

Признание управления документацией функцией управления поддерживают и другие исследователи. Например, К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится  к числу стратегических функций  организации.    

Другой  взгляд на управление документацией  представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией  в организации.    

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией  обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание  управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в  сфере управления”. В ее представлении  управление документацией заключается  в:    

организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих  форм документов;    

ведении механизма контроля за объемом и  качеством создаваемых документов;

• упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
• надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;
• правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

 

   В чем отличие этого понятия  от общепринятого в российской и  советской практике термина делопроизводство? Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту, определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами. Этим ГОСТом делопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечение управления.    

Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Однако формальное тождество данных понятий  в государственном стандарте  — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические  положения должны быть развернуты в  соответствующие механизмы трансформации  делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как  упорядочение документирования и управление всеми системами документации в  целях сокращения документооборота, повышения качества документов и  своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной  техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения  можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:    

Документационное  обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а  делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;    

ДОУ в значительно большей степени  позволяет использовать информационно-технологическую  составляющую в работе с документами.    

Не следует  понимать делопроизводство и ДОУ  как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятие другого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления, по нашему убеждению, — термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.   
  
  
  
 

Глава 2. Анализ роли документации в управлении организации.    

2.1. Общая характеристика  АО«ЖБИ»   

Акционерное общество «Завод железобетонных изделий», является коммерческой организацией, учреждено в соответствии с Указом Президента РФ от 01.07.1992 г. № 721 и на основании  решения Государственного Комитета по управлению государственным имуществом Республики Дагестан в порядке правопреемства государственного предприятия «Завод железобетонных изделий», несет права  и обязанности, возникшие у указанного государственного предприятия до его  преобразования в Общество.