Отчёт по практике в архиве

Таким образом, количество фондов по личному составу, принятых на хранение в 2010 г. в 1,7 раза превышает показатель 2008 г., соответственно количество запросов, поступивших в архив в 2010 г. в 1,5 раза превышает количество запросов 2008 г.  По данным на середину октября 2011 г. количество фондов по личному составу в 2 раза превышает показатель 2008 г, а количество запросов социально-правого характера в 1,6 раза.

Более 70% от общего количества поступающих в государственный архив запросов поступает при личном обращении граждан, когда заявителю даются необходимые разъяснения о возможном местонахождении интересующих их документов.

По данным отчетов архива за 2008-2010 гг. и данным на октябрь 2011 г. установлено:

-               в 2008 г. из общего количества обратившихся в областной архив (3076), 2733 человека побывало на личном приеме, от 2119 человек приняты заявления, 614 - получили консультации о возможном местонахождении интересующих их документов без подачи заявления;

-               в 2009 г. из общего количества обратившихся граждан (3539), на личном приеме побывало 3101 человек, из них 2444 человека подали заявления, 659 – получили консультации;

-               в 2010 г. – общее количество обратившихся – 4563, из них на личном приеме побывали – 4050 человек, 3415 – подали заявления, 635 – получили консультации.

Личный прием граждан, оказание им консультативной помощи позволяет исключить возможность приема непрофильных запросов. Непрофильные запросы поступают по почте и составляют незначительную часть в общей массе запросов:

Основную массу обращений составляют запросы об общем трудовом стаже, размере заработной платы и о стаже работы, дающем право на льготную пенсию.

Таким образом, в 2008 г. запросы о стаже составили 46,8% от общего количества запросов, в 2009 г. – 39,9%, в 2010 г. – 50,4%, т. е. практически половину от общего количества запросов. Эта тенденция сохраняется и в настоящее время: на октябрь 2011 г. из общего количества запросов - 5051, поступивших в Центр к середине октября, 2544 – это запросы о подтверждении трудового стажа, что составляет 50,3% от общего количества запросов.

В 2008 г. запросы о заработной плате составили 46,5% от общего числа запросов, в 2009 г. – 45,4%, в 2010 г. – 36,8%. По сведениям на середину октября 2011 г. из 5051 запросов (общее количество), запросов о заработной плате 1683, что составляет 33,3% от их общего числа.

Вывод:

Более 70% от общего количества поступающих в государственный архив запросов поступает при личном обращении граждан.

Основную массу обращений составляют запросы об общем трудовом стаже, размере заработной платы и о стаже работы, дающем право на льготную пенсию.

В 2008 г. запросы о заработной плате составили 46,5% от общего числа запросов, в 2009 г. – 45,4%, в 2010 г. – 36,8%. По сведениям на середину октября 2011 г. из 5051 запросов (общее количество), запросов о заработной плате 1683, что составляет 33,3% от их общего числа.

ПРОБЛЕМЫ ИЗУЧЕНИЯ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ ПО ЗАПРОСАМ В ОБЛАСТНОМ АРХИВЕ

Можно отметить, что в областном архиве в работе по изучению, предоставлению и исполнению запросов есть определенные трудности и недостатки:

      неполнота поступивших в архив документов, особенно по льготному стажу (в приказах по личному составу, в личных карточках не указываются условия вредного труда);

      несовершенство ведения делопроизводства, в том числе кадрового, в организациях;

      временный срок хранения некоторых документов, позволяющих подтвердить право граждан на досрочный выход на пенсию (графики работ, паспорта оборудования и другие);

      определение административно-территориальной принадлежности запрашиваемых организаций (если невозможно уточнить у заявителя);

      поступление новых видов документов от организаций;

      недостаточность имеющихся данных о местах хранения документов по личному составу, хранящихся в архивах организаций, которые не являются источниками комплектования архива;

      не разработано Положение об отделе использования и публикации документов в Областном государственном учреждении «Государственный архив новейшей истории Ульяновской области». На предприятии имеется Памятка по организации работы по исполнению социально-правовых запросов по документам ликвидированных организаций, разделы в ней не полностью раскрыты.

      в отделе использования и публикации документов нет баз данных, которые позволят ускорить процесс исполнения запросов.

      на сайте областного архива не разработан раздел по исполнению запросов, который позволит гражданам направить запрос в любое удобное для них время.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УСТРАНЕНИЮ НЕДОСТАТКОВ

Предлагаю разработать для устранения недостатков в работе с запросами в государственном архиве Ульяновской области следующее:

1.      Разработать Положение об отделе использования и публикации документов в Областном государственном учреждении «Государственный архив новейшей истории Ульяновской области» со следующими разделами: Общие положения, задачи отдела, функции отдела, права отдела, организация работы отдела, требования к предоставлению государственной услуги, административные процедуры. Отразить в Положении четкие определения запросов по категориям: простые, сложные, повышенной сложности. Создать приложения образцов-ответов на типовые запросы.

2.      На сайте областного архива разработать раздел по исполнению запросов, который позволит гражданам направить запрос в любое удобное для них время. Создать анкеты-заявления о подтверждении сведений о работе, о льготном стаже, о заработной плате и другие.

3.      Создать в отделе базы данных справочного и тематического характера «Контроль исполнения», «Персона», «Картотека переименований» и другие, которые значительно ускорят процесс исполнения запросов.

2