Электронные архивы

Введение

     Проблема  возрастания объёмов документов сегодня актуальна для множества организаций и учреждений. Такая ситуация характерна усложнением поиска необходимой информации, затруднением доступа к документам. Большие объемы бумажных документов требуют наличия современных архивохранилищ, оборудованных в соответствии с определенными правилами хранения документов. Таким образом, архив (как самостоятельное учреждение или структурное подразделение) неизбежно сталкивается с необходимостью увеличения площади для размещения поступающих на хранение документов.

     Именно  создание электронного архива является современным и эффективным решением подобной проблемы. Создание электронного архива позволяет упростить и ускорить доступ к документам, дает возможность сэкономить место в архиве, позволяет работать с документами в многопользовательском режиме и т.д.

     На  сегодняшний день электронные архивы являются неотъемлемым элементом архивной отрасли в целом. Более того, развитие современных технологий позволяет  говорить о постепенном, возрастающем значении электронных архивных систем.

     Организации и учреждения всех сфер и направлений  деятельности (культура, наука, СМИ, промышленность) создают и хранят собственные  массивы цифровых информационных ресурсов, предоставляют к ним многопользовательский  доступ, активно используют автоматизированные архивные технологии в работе.

     По  сути, современная, развитая организация (коммерческая или государственная) не может работать эффективно без  внедрения и использования данных архивных систем.  

     Глава I. Электронный архив

     В последнее время в дискуссиях об автоматизации работы архивной службы все чаще употребляется понятие «электронный архив». Электронный архив – это база документов, хранящаяся на электронных носителях, а также программное обеспечение, позволяющее осуществлять поиск необходимой информации.

     Основными задачами и проблемами, возникающими при разработке программного обеспечения, являются хранение, обработка информационных ресурсов, хранение документов в различных  форматах, наличие определенных реквизитов, обеспечивающих подлинность и юридическую  силу, защита доступа к базам данных. Важно, что основой электронного архива является электронный документ – то есть документ, представленный в электронном виде.

     Архивы  предприятий накапливаются годами, десятками лет, за которые собираются колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.

     В 1996 году была утверждена Программа  информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой  планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы  описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение  их совместимости и преемственности.

     В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается  по двум направлениям:

     1. Централизованная разработка и  внедрение типовых баз данных  по основным направлениям работы  государственных архивов (от комплектования  до использования). Эта работа  осуществляется под руководством  Росархива согласно программе  информатизации отрасли, планов  НИР и техническими заданиями  на конкретные комплексы баз  данных. Главной организацией и  разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы: развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений.

     2. «Стихийная» компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА) и т.д.

     Основные  преимущества электронных архивов:

     · связь электронного документа с  бумажным источником, которая позволяет  в подавляющем большинстве случаев  обойтись без доступа к бумажному  документу, а в случае необходимости  работы с бумажным документом быстро его найти;

     · реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;

     · распределение прав и процедур доступа  согласно корпоративным регламентам.

     Электронные архивы позволяют:

     · снизить затраты на хранение: большая  часть справочных запросов может  быть удовлетворена с помощью  электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;

     · значительно сократить потери и  повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;

     · снизить объём копировальных  работ благодаря доступу к  электронным образам документов;

     · значительно упростить перенос  документов из оперативного хранения в архивное;

     · контролировать цепочку запросов и  получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование  документов. 
 

     Глава II. Проблема сохранения цифрового наследия

     Задача  сохранения цифрового наследия не ставится ни в федеральной государственной  программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)», ни в программе «Развитие  единой образовательной информационной среды (2001-2005 годы)», ни в федеральной  программе «Культура России (2001 - 2005)».

     В России нет единого государственного органа, занимающегося вопросами  сохранения цифрового культурного  и научного наследия, хотя эта проблема широко обсуждается в последние  годы в рамках профессиональных сообществ.

     Учет  и инвентаризация цифровых информационных ресурсов, лежащая в основе деятельности по сохранению цифрового наследия, является предметом целого ряда российских и международных проектов.

     В 1999 году на рынке появилось ПО, разработанное  ВНИИДАД. Ведущему институту отрасли  эта задача была поставлена в рамках правительственной программы «Электронная Россия». Естественно, такое ПО ориентировано  на государственные, муниципальные  архивы – учреждения государственной архивной службы. Но для архива организации такая система не подходит.

     Корпорация  «Электронный архив» известна своими решениями по созданию электронных  архивов документов и переводу «бумажных» архивов в электронный вид  с применением технологии поточного  сканирования.

     Отмечен опыт работы Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) по созданию полнотекстовых страховых  копий на оптическом диске, выбору формата  архивной информации на оптическом диске, принципам построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.

     Практика  работы РГАНТД, длительный опыт эксплуатации автоматизированных архивных систем и  технологий, создание полнотекстовых баз данных, свидетельствуют о  том, что действующие в архиве основные подходы по вопросам взаимодействия и влияния задач использования  на структуру НСА обеспечивают быстрое  и эффективное обеспечение доступа  пользователей к документной  информации архива.

     Огромная  часть возникающей в современном  обществе информации сосредотачивается  в архивах, образуя социальный информационный потенциал.

     При колоссальном потенциале ретроспективной  информации традиционные методы хранения и распространения архивной информации теряют свою эффективность.

     Кардинальное  решение проблемы заключается в  применение современных информационных технологий, в частности, технологий оцифровки различного вида документов. 
 

     Глава III. Проекты по оцифровке документов

     Потребности общества в ретроспективной информации имеют межгосударственное значение, так как в архивах России хранится информация интересная для целого ряда стран. Например, в фондах РГАНТД представлены материалы международного сотрудничества в области освоения космического пространства и космической техники, в частности по программе «ЭПАС» (экспериментальный полет кораблей Союз-Апполон).

     Определенный  опыт получен в РГАНТД (до 1996 г. Российский научно-исследовательский центр  космической документации). Представляют интерес два проекта:

     · электронный архив «Вирт Йозеф – канцлер Германии»,

     · электронный архив «Фотографии Ю.А. Гагарина».

     В 1992 г. РГАНТД совместно с Российским центром хранения историко-документальных коллекций осуществил проект оцифровки  документов из фонда «Вирт Йозеф – государственный канцлер Германии».

     Особенности этого проекта:

     1. Разноформатность документов (от  ресторанных счетов и бумажных  квитанций до газетных полос  и плакатов).

     2. Тексты машинописные и рукописные.

     3. Бумага разных оттенков от  серого до желтого; папки с  делами при сканировании не  расшивались, кроме дел, в которых  подшивка затронула текст. 

     Всего было отсканировано 14362 документа, в  том числе 455 фотографий, рисунков и  гравюр.

     Для сканирования текстовых документов использовались планшетные сканеры DataCopy-830 и Relisys с разрешением 200-400 точек. Для  сканирования полутоновых изображений  фотодокументов и документов большого формата использовался проекционный сканер DataCopy-920, выполненный в виде камеры на штативе, имеющий большую  разрешающую способность и позволяющий  сканировать документы в формате  серой шкалы, что обеспечивает последующее  воспроизведение без потери качества. Фотографии сканировались с различным (в зависимости от размера и  содержания) разрешением от 200 до 1000 точек.

     В 1996 г. была разработана системы хранения и поиска факсимильных копий фотодокументов Ю.А. Гагарина на оптических дисках с включением фрагментов соответствующих текстовых документов.

     Было  отсканировано 850 фотографий (цветных  и серно-белых). Сканирование проводилось  с «контролек», т.е. фотоотпечатков небольших размеров, применяемых в отделе использования в качестве элемента НСА. В качестве носителя был выбран оптический диск WORM фирмы «Plasman»(как и в первом проекте), в 1997 г. массив оцифрованных фотографий был записан на CD-R.

     В качестве инструмента для разработки программного обеспечения баз данных была использована программная система ISIS версии 3.2 разработанная UNESCO и язык программирования Pascal ISIS.

     В результате реализации рассмотренных  проектов были разработаны технологии создания полнотекстовых страховых  копий на оптическом диске, решены вопросы  выбора формата записи архивной информации на оптическом диске, разработаны принципы построения системы поиска в массиве  оцифрованных документов.

     Автоматизированная  информационно-поисковая система  в проектах содержит следующие блоки:

     1. База данных описаний отсканированных  документов, которая являлась поисковым  аппаратом.