Формы приема документов в Государственный архив, особенности составления списка №1, списка №2

В Республике Беларусь создана достаточно обширная база нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы архивного дела. Основными документами в этой области являются:

1. Закон о национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.

2. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

3. Положение о Департаменте по архивам и делопроизводству.

4. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские архивы.

Комплектование архива включает:

     определение источников комплектования;

     определение состава документов, подлежащих приему;

     прием-передачу документов в архив.

Комплектование  архива  осуществляется в порядке,  определенном законодательством Республики Беларусь.

Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования архива.

Архивом    составляется   список   организаций   -   источников комплектования архива (далее - список № 1) и список  организаций, не являющихся источниками комплектования архива (далее - список № 2).

Включению  организаций  в  список  №  1  или  в  список   №   2 предшествует  их обследование работником архива. Итоги  обследования обобщаются  в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования   архива.   На   основании заключений  составляются проекты списков № 1 и  2.  Проекты  списков рассматриваются  на заседаниях ЭМК архива и в установленном  порядке представляются  на согласование с Центральной экспертно-методической комиссией  (далее  - ЦЭМК) республиканского органа  государственного управления по архивам и делопроизводству (республиканскими архивами) или  экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) областного органа управления  по архивам и делопроизводству (областными  и  зональными архивами).  Согласованные  списки № 1 и  2  утверждаются  директором архива.   Работа   по  уточнению  списков  №  1   и   2   проводится систематически  и  предполагает регулярный  контроль  за  созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций. Изменения  и  дополнения  к спискам  № 1 и 2 ежегодно обобщаются и рассматриваются на заседаниях ЭМК архива. Списки источников комплектования архива переутверждаются один раз в пять лет.

Список  физических  лиц,  архивы  которых  являются  источником комплектования  архива,  ведется по установленной  в  архиве  форме. Список  физических  лиц,  архивы  которых  включены  в  состав  НАФ, утверждается ЭМК архива один раз в год.

Примерный состав документов, подлежащих приему  в  архив, определяется перечнем типовых документов и ведомственными  перечнями документов   с   указанием  сроков  хранения,   номенклатурами   дел организации.  Состав  документов  служит  одним  из  оснований   для избрания наиболее рациональной формы приема.

Документы  организаций - источников комплектования  могут поступать в архив полностью или выборочно. При полном приеме в архив поступают  все ценные документы конкретной организации  -  источника комплектования  полного  приема.  При  групповой  форме  выборочного приема   в   архив  поступают  все  ценные  документы  от  отдельных организаций  определенного  вида (группы) источников  комплектования группового  выборочного  приема.  При  повидовой  форме  выборочного приема  в  архив  поступает  часть ценных  документов  из  числа  не повторяющихся   в   фондах   других   организаций,   от   конкретной организации   -  источника  комплектования  повидового   выборочного приема.

Архив   осуществляет  инициативный   поиск   документов, выявление  источников  комплектования  архива  документами   личного происхождения  и их учет. Все сведения о личных архивах  вносятся  в учетную карточку личного архива.

По   месту  хранения  документов  личного  происхождения производится  их  предварительный просмотр,  в  результате  которого экспертом  составляется заключение о ценности  документов.  Работник архива   или  собственник  документов  составляет  сдаточную  опись. Документы личного происхождения поступают в архив от граждан  по  их заявлению.  Работник  архива,  ведущий  переговоры  с  собственником документов, обязан проверить правильность составления заявления.

При   заключении  договора  купли-продажи  составляется  проект расценочной описи с указанием стоимости документов.

Прием  документов личного происхождения в архив  осуществляется на  основании решения ЭМК по результатам рассмотрения сдаточной  или расценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом  приема-передачи    на    государственное   хранение   документов    личного происхождения, договором дарения или купли-продажи.

Список использованных источников

1.           Конституция Республики Беларусь от 15 марта 1994 г. № 2875-XI.I.

2.           Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями).

3.           Указ Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 «Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями).

4.           Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30 апреля 1997 г. № 5 «Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, предприятий и организаций Республики Беларусь».

5.           Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 986 «Вопросы Министерства юстиции Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями).

6.           Давыдова Э. Н., Рыбаков А. Е. Делопроизводство. – Мн.: ТетраСистемс, 2005. – 288 с.

7.           Делопроизводство и деловые отношения: учеб. пособие / Под ред. Б. И. Врублевского. – Гомель: ЦНТУ «Развитие», 2003. – 159 с.

8.           Делопроизводство. Сборник актов законодательства. 2-е изд. доп./ Составитель Гавриленко В. Г. – Мн.: ИООО «Право и экономика», 2005. – 144 с.

9.           Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: учеб. пособие для вузов. / И. В. Кирсанова – М.: ИНФРА-М, 2006. – 288 с.

10.      Охотников А. В. Документоведение и делопроизводство: Учеб. пособие для вузов. – М.: Изд. центр «МарТ», 2004. – 288 с.

11.      Паневчик В. В. Делопроизводство. учеб. пособие для вузов. – Мн.: Высшая школа, 2003. – 348 с.

12.      Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение. – Мн.: БелНИИДАД, 1997. – 144 с.

13.      Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учеб. пособие для ссузов. – М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. – 256 с.

14.      СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». – Мн.: Белстандарт, 1995.

15.      Беляев, Б. М. Организация электронного документооборота в системе менеджмента качества // Сертификация. – 2003. – № 3. – С. 22-26.

16.      Давыдова Э. Н. Административная ответственность за нарушение законодательства по архивному делу и делопроизводству // Кадровая служба. – 2006. – № 3. – С. 98-103.

2