Формы приема документов в Государственный архив, особенности составления списка №1, списка №2

При выявлении несоответствия номера тома машинного носителя или имен файлов пользователей ведомости машинного носителя с записью считается, что электронный документ не прошел контроль. В этом случае составляется новая итоговая запись в описи.

При приеме электронных документов в госархив передаются 2 экземпляра описи. Фактическое количество принятых электронных документов отражается в акте приема-передачи документов в госархив. Электронные документы, не прошедшие контроль, возвращаются в организацию [17, с. 47].

Комплектование архива осуществляется в  соответствии  со списками  юридических  и физических лиц - источников  комплектования архива.

Основные правила работы архивов утверждены Решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30 апреля 1997 г. № 5.

«Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» являются нормативным документом, регламентирующим деятельность ведомственных архивов и архивов негосударственных учреждений, организаций и предприятий республики. В них изложены правовые основы деятельности, задачи и функции архивов; требования, предъявляемые к номенклатурам дел; методика проведения экспертизы ценности документов; порядок формирования и оформления дел, уничтожения документов временного хранения, составления научно-справочного аппарата к документам архива, учета, обеспечения сохранности и использования документов, а также другие вопросы, связанные с работой указанных архивов. В случаях, не предусмотренных настоящими правилами (при проведении работы по выявлению и учету особо ценных дел, созданию и учету страхового фонда, фонда пользования и др.), архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь обязаны руководствоваться действующими правилами работы государственных архивов.

В целях обеспечения преемственности работы архивов, учета особенностей формирования и структуры Национального архивного фонда Республики Беларусь в настоящих правилах сохранен ряд положений, формулировок и форм ранее действовавших «Основных правил работы ведомственных архивов СССР».

Пункты и отдельные формулировки (предложения) правил, не являющиеся обязательной нормой для архивов негосударственных учреждений, организаций и предприятий, которые не имеют договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, помечены звездочкой.

Правила не распространяются на архивы, хранящие научно-техническую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-, видеодокументацию, а также другие виды специальной документации [4].

Сегодня нет необходимости доказывать важную роль архивов в сохранении национального культурно-исторического богатства страны. Информация, заключенная в архивных документах, на протяжении многих лет используется в научных, политических, экономических, социально-культурных, управленческих целях. Задача архивов заключается в обеспечении государства и его институтов ретроспективной документной информацией, сохранении важных для истории документов, защите законных прав и интересов граждан страны. Документы архивов постоянно используются при строительстве, производстве, в научных разработках и т.д.

В настоящее время в систему Государственной архивной службы Республики Беларусь входят:

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь);

           органы управления по архивам и делопроизводству областей и г. Минска – 7;

           республиканские государственные архивные учреждения – 11;

           областные государственные архивы – 9;

           зональные государственные архивы – 16;

           территориальные (городские и районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов – 126.

Огромное наследие дошло до нас сквозь время, собранное в Национальном архивном фонде Республики Беларусь. И целью любого работника архива является сохранить это наследие для других поколений. Но без знания нормативных документов, регламентирующих деятельность архивов, невозможно будет и уберечь архивные фонды республики.

Наряду с изменениями в белорусском законодательстве заметные перемены за последнее десятилетие произошли в практике архивной работы, особенно в области комплектования, выявившие пробелы в действующем архивном законодательстве.

Таким образом, совершенствуя уже принятые нормативные документы и создавая новую, адаптированную к условиям современности, нормативную базу, мы можем с уверенностью смотреть в будущее, твердо зная, что подобными действиями убережем уже созданный Национальный архивный фонд нашей республики.

2 Особенности составления списка №1, списка №2

Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования архива.

Архивом    составляется   список   организаций   -   источников комплектования архива (далее - список № 1) и список  организаций, не являющихся источниками комплектования архива (далее - список № 2).

Включению  организаций  в  список  №  1  или  в  список   №   2 предшествует  их обследование работником архива. Итоги  обследования обобщаются  в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования   архива.   На   основании заключений  составляются проекты списков № 1 и  2.  Проекты  списков рассматриваются  на заседаниях ЭМК архива и в установленном  порядке представляются  на согласование с Центральной экспертно-методической комиссией  (далее  - ЦЭМК) республиканского органа  государственного управления по архивам и делопроизводству (республиканскими архивами) или  экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) областного органа управления  по архивам и делопроизводству (областными  и  зональными архивами).  Согласованные  списки № 1 и  2  утверждаются  директором архива.   Работа   по  уточнению  списков  №  1   и   2   проводится систематически  и  предполагает регулярный  контроль  за  созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций. Изменения  и  дополнения  к спискам  № 1 и 2 ежегодно обобщаются и рассматриваются на заседаниях ЭМК архива. Списки источников комплектования архива переутверждаются один раз в пять лет.

Список  физических  лиц,  архивы  которых  являются  источником комплектования  архива,  ведется по установленной  в  архиве  форме. Список  физических  лиц,  архивы  которых  включены  в  состав  НАФ, утверждается ЭМК архива один раз в год.

Примерный состав документов, подлежащих приему  в  архив, определяется перечнем типовых документов и ведомственными  перечнями документов   с   указанием  сроков  хранения,   номенклатурами   дел организации.  Состав  документов  служит  одним  из  оснований   для избрания наиболее рациональной формы приема.

Документы  организаций - источников комплектования  могут поступать в архив полностью или выборочно. При полном приеме в архив поступают  все ценные документы конкретной организации  -  источника комплектования  полного  приема.  При  групповой  форме  выборочного приема   в   архив  поступают  все  ценные  документы  от  отдельных организаций  определенного  вида (группы) источников  комплектования группового  выборочного  приема.  При  повидовой  форме  выборочного приема  в  архив  поступает  часть ценных  документов  из  числа  не повторяющихся   в   фондах   других   организаций,   от   конкретной организации   -  источника  комплектования  повидового   выборочного приема.

Архив  принимает  на государственное  хранение  документы государственной  части  НАФ  после истечения  предельных  сроков  их ведомственного хранения, определенных Законом Республики Беларусь от 6  октября  1994  года «О Национальном архивном фонде  и  архивах  в Республике   Беларусь».

Все   работы,  связанные  с  подготовкой   и   передачей документов  на постоянное хранение, выполняются за счет организации, сдающей документы.

Прием   на   государственное  хранение  документов   НАФ осуществляется в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела  принимаются  в  архив  поединично по  описям,  утвержденным  в установленном порядке. На всех экземплярах описей делаются отметки о приеме  документов в архив. Вместе с делами в архив  передаются  три экземпляра описи дел постоянного хранения и три экземпляра историко-архивной  справки  к фонду. Один экземпляр описи и историко-архивной справки остается в организации-фондообразователе.

Прием документов оформляется актом приема-передачи дел  на государственное хранение. Акт приема-передачи дел на государственное хранение составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации-фондообразователе.

Если  при  приеме выявлена утрата документов  постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять  меры  к их розыску. Причины отсутствия указанных документов оговариваются  в справке  об  отсутствии документов и в историко-архивной  справке  к фонду.  Утраченные  подлинные  документы  могут  быть  заменены   их копиями.

При  обнаружении расхождений между итоговой записью в  описи  и фактическим наличием принимаемых дел в описи делается новая итоговая запись.  Номера отсутствующих дел указываются в акте приема-передачи дел на государственное хранение в графе «Примечание».

Негосударственные организации передают свои документы  на государственное  хранение  в  сроки и  на  условиях,  оговоренных  в соответствующем   договоре.  В  зависимости  от   условий   договора документы могут передаваться архиву:

     на   постоянное   хранение  с  передачей  права   собственности государству;

     на   временное   хранение   с   последующим   переходом   права собственности государству;

     на  временное (с указанием срока) хранение с сохранением  права собственности за организацией.

Документы  представительств  Республики   Беларусь   при международных   организациях,   совместных   предприятий   с   долей собственности Республики Беларусь в их уставном фонде передаются  на хранение   в   архив,  если  иное  не  предусмотрено  международными договорами  Республики Беларусь, ратифицированными и  вступившими  в силу на территории Республики Беларусь.

При  ликвидации государственной организации ее документы, включая  ликвидационный баланс, передаются правопреемнику. В  случае отсутствия  правопреемника документы постоянного хранения передаются в  архив, источником комплектования которого являлась организация, а документы по личному составу, сроки ведомственного хранения  которых не  истекли, - в архив вышестоящей организации по принадлежности или в  городские  и  районные  архивы. При приватизации  государственной организации  архивные фонды и архивные документы,  образовавшиеся  в процессе  ее  деятельности  до  приватизации,  остаются  в   составе государственной части НАФ и передаются в архив.

При  ликвидации негосударственной организации – источника комплектования  архива,  не  имеющей  правопреемника,  ее  документы постоянного  хранения  передаются в архив, а  документы  по  личному составу,  сроки  ведомственного хранения которых  не  истекли,  -  в городские    и    районные   архивы.   Документы   негосударственной организации,   не   являющейся  источником  комплектования   архива, передаются в районный (городской) архив.

Архив  осуществляет прием на хранение документов  личного происхождения, отнесенных к составу НАФ.

Документы личного происхождения поступают в архив:

     по договору дарения;

     по завещанию;

     по договору купли-продажи;

     по  решению  суда об изъятии незаконно присвоенных  документов, признании документов бесхозными.

Архив   осуществляет  инициативный   поиск   документов, выявление  источников  комплектования  архива  документами   личного происхождения  и их учет. Все сведения о личных архивах  вносятся  в учетную карточку личного архива.

По   месту  хранения  документов  личного  происхождения производится  их  предварительный просмотр,  в  результате  которого экспертом  составляется заключение о ценности  документов.  Работник архива   или  собственник  документов  составляет  сдаточную  опись. Документы личного происхождения поступают в архив от граждан  по  их заявлению.  Работник  архива,  ведущий  переговоры  с  собственником документов, обязан проверить правильность составления заявления.

При   заключении  договора  купли-продажи  составляется  проект расценочной описи с указанием стоимости документов.

Прием  документов личного происхождения в архив  осуществляется на  основании решения ЭМК по результатам рассмотрения сдаточной  или расценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом  приема-передачи    на    государственное   хранение   документов    личного происхождения, договором дарения или купли-продажи.

При   отрицательном  решении  вопроса   о   приеме   или приобретении  архивом  документов, а также в случае  возврата  части документов после проведения экспертизы ценности составляется  акт  в двух  экземплярах о возвращении документов собственнику архива. Один экземпляр  акта  остается  в  архиве, другой  вместе  с  документами передается собственнику.

Заключение

На основании проделанной работы можно сделать следующие выводы.

Архив – это организация или ее структурное подразделение, которое осуществляют прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарем или в канцелярии.