Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Чаще  других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы  располагают в делах в логической последовательности решения того или  иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим  расположением документов. [17] 

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях". [18] 

В нумерационном  порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и  т.д.). [19] 

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и  т.д. в личное дело не подшивают, так  ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров. 

Наряду  с принципами систематизации документов при формировании дел следует  придерживаться основных правил, общих  для всех категорий документов: 

в дела подшиваются только исполненные  документы. Неисполненные, а также  подлежащие возврату документы подшивать  в дело запрещается; 

каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно  проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.; 

в дело включаются документы в одном  экземпляре. Черновики, размноженные копии  вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров; 

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные  дела; 

Ксерокопии  факсограмм, телефонограмм и электронных документов помещаются в дела на общих основаниях; 

в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих  дел. Кроме того, отдельные категории  дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение  всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений  формируется в дела по учебным  годам; 

документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными  материалами. Если приложения имеют  большой объем, из них формируют  самостоятельное дело. [20] 

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется  на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года. 

Правильная  группировка документов в дела и  их систематизация в деле значительно  облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к  последующему хранению и использованию. 

В зависимости  от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному  составу. 

Полное  оформление дел предусматривает: 

оформление  реквизитов обложки по установленной  форме (ГОСТ 17914-72); 

нумерацию страниц; 

составление заверительной надписи; 

составление в необходимых случаях внутренней описи дела; 

подшивку  или переплет; 

внесение  необходимых изменений в обложку. [21] 

В целях  обеспечения сохранности и закрепления  порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме  листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым  карандашом сверху вниз, цифры проставляются  в правом верхнем углу листа. 

Лист  большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. 

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. 

Листы дел, состоящих из нескольких томов  или частей, нумеруются по каждому  тому или части отдельно. 

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом  верхнем углу. 

Подшитые  в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным  номером каждое вложение в конверте/ 

Приложения  к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный  том и нумеруются отдельно. [22] 

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение 5). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее). 

Составлять  заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. 

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенные номера. [23] 

Например: "В данном деле прошито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том  числе литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены". 

Для учета  документов определенных категорий  постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых  вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6). 

"Внутренняя  опись документов дела: Учетный  документ, содержащий перечень документов  дела с указанием порядковых  номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов"[24] 

Внутренняя  опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки  которых не раскрывают конкретное содержание документов. 

Внутренняя  опись составляется на отдельном  листе по установленной форме, которая  содержит сведения о порядковых номерах  документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых  расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами  и прописью количество включенных в  нее документов и количество листов внутренней описи. 

Внутренняя  опись документов дела подписывается  составителем с указанием расшифровки  подписи, должности и даты составления  описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается  за верхний край к внутренней стороне  лицевой обложки дела. 

Все документы  подшиваются или переплетаются  в твердые обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов. 

В делах  долговременного хранения можно  прошивать дело насквозь, включая  как верхнюю, так и нижнюю часть  обложки. Дела с документами постоянного  хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной ≈ 1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. 

При подшивке нужно следить что бы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе. 

После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки  дела. 

На обложке  дела (Приложение 4) указываются реквизиты: 

наименование  федерального органа исполнительной власти (организации); 

наименование  структурного подразделения; 

номер (индекс) дела; 

заголовок дела; 

дата  дела (тома, части); 

количество  листов в деле; 

срок  хранения дела; 

архивный  шифр дела. [1] 

Реквизиты на обложке дела оформляются следующим  образом: 

наименование  организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием  официально принятого сокращенного наименования, которое указывается  в скобках после полного наименования; 

наименование  структурного подразделения - записывается название структурного подразделения  в соответствии с утвержденной структурой; 

индекс  дела - проставляется цифровое обозначение  дела по номенклатуре дел организации; 

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации, согласованной  с ЭПК архива; 

дата  дела - указывается год (ы) заведения  и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации [1] 

Реквизит "срок хранения дела" переносится  на обложку дела из соответствующей  номенклатуры дел после сверки его  со сроком хранения, указанным в  перечне типовых документов или  в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием  сроков хранения. 

На делах  постоянного хранения пишется: "Хранить  постоянно". 

По окончании  года в надписи на обложках дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при  несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения  и дополнения. 

Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела. 

4. Организация  оперативного хранения документов 

С момента  заведения и до передачи в архив  дела хранятся по месту их формирования. 

Руководители  структурных подразделений и  сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность  документов и дел. 

В целях  повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в  соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка  из нее помещается на внутренней стороне  шкафа. 

На корешках обложек дел указываются индексы  по номенклатуре дел. 

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение  трех лет, а затем сдаются в  архив 

Дела  сотрудникам организации выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заместитель, на которой указываются структурное  подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы  для расписок в получении и  приеме дела. 

Сторонним организациям дела выдаются на основании  письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ. 

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях  с разрешения руководителя организации  с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине  изъятия подлинника. [1]