Формирование и хранение дел в делопроизводстве

     Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенные номера. ⁹

     Например: "В данном деле прошито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том  числе литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены".

     Для учета документов определенных категорий  постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых  вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 3).

     "Внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов"¹⁰

     Внутренняя  опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки  которых не раскрывают конкретное содержание документов.

     Внутренняя  опись составляется на отдельном  листе по установленной форме, которая  содержит сведения о порядковых номерах  документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых  расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами  и прописью количество включенных в  нее документов и количество листов внутренней описи.

     Внутренняя  опись документов дела подписывается  составителем с указанием расшифровки  подписи, должности и даты составления  описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается  за верхний край к внутренней стороне  лицевой обложки дела.

     Все документы подшиваются или переплетаются  в твердые обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

     В делах долговременного хранения можно прошивать дело насквозь, включая  как верхнюю, так и нижнюю часть  обложки. Дела с документами постоянного  хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной ≈ 1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

     При подшивке нужно следить что бы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.

     После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки  дела.

     На  обложке дела (Приложение 1) указываются реквизиты:

     -наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

     -наименование структурного подразделения;

     -номер (индекс) дела;

     -заголовок дела;

     -дата дела (тома, части);

     -количество листов в деле;

     -срок хранения дела;

     -архивный шифр дела. [1]

     Реквизиты на обложке дела оформляются следующим  образом:

     -наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

     -наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

     -индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;

     -заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архива;

     -дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации [1]

     Реквизит "срок хранения дела" переносится  на обложку дела из соответствующей  номенклатуры дел после сверки его  со сроком хранения, указанным в  перечне типовых документов или  в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием  сроков хранения.

     На  делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

     По  окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел  на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения  и дополнения.

     Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела.

 

3. Организация оперативного хранения документов 

     С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту  их формирования.

     Руководители  структурных подразделений и  сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность  документов и дел.

     В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в  шкафах в соответствии с номенклатурой  дел. Номенклатура дел или выписка  из нее помещается на внутренней стороне  шкафа.

     На  корешках обложек дел указываются  индексы по номенклатуре дел.

     Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение  трех лет, а затем сдаются в  архив

     Дела  сотрудникам организации выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заместитель, на которой указываются структурное  подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы  для расписок в получении и  приеме дела.

     Сторонним организациям дела выдаются на основании  письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ.

     Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях  с разрешения руководителя организации  с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине  изъятия подлинника. [1]

 

4. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами 

     Систематизация  конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют  тем требованиям, которые предъявляются  к обычным документам. Но помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел  предназначена для решения следующих  задач:

     -учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;

     -закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией;

     -учет дел архивного фонда;

     -учет движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.

     Табличная часть номенклатуры конфиденциальных дел имеет дополнительные графы:

     -гриф конфиденциальности дела;

     -фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делами

     -отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма);

     -отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата).

     Закрепление дел за конкретными исполнителями  делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для  разрешения доступа к документам.

     Особенностями процедуры оформления дела при его  заведении являются:

     -оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

     -оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

     -оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

     -подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

     -внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

     Гриф  конфиденциальности указывается в  правом верхнем углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для  всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет функцию  учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы:

     -учетный номер документа;

     -гриф конфиденциальности;

     -дату подписания или утверждения;

     -вид;

     -краткое содержание;

     -номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

     Особенностями процедуры оформления дела при его  закрытии являются:

     -подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)

     -оформление итоговой записи во внутренней описи дела

     -опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)

     -внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела

     -проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре

     при необходимости - внесение дела в инвентарную  опись законченных производством  дел, картотек и журналов

     по  окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы  и контрольных журналов учета  карточек;

     -внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

     при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись  законченных производством дел, картотек и журналов.

     Дело (том) может быть закрыто только после  исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному  делу. [1]

 

Заключение 

     При написании данной работы мною была рассмотрена процедура оформления, формирования и хранения дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

 

Список литературы 

1. Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.