Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования 

«Башкирский государственный университет»

Башкирская  академия комплексной безопасности предпринимательства 
 

Кафедра экономики, управления и финансов 
 

Контрольная работа

По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

На тему: «Формирование и хранение дел в делопроизводстве». 
 
 
 
 
 
 

                                                                           Выполнил:

                                                                                                                студент группы ЭУВВЗУ-01-10

                                                                                Зиязова А.О.

                                                                           Проверил:

                                                                                                                    Сафиуллина Г.Р. 
 
 
 

Уфа-2011

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………3

1. Нормативные документы…………………………………………………..4

2. Формирование и оформление дел………………………………………….6

3. Организация оперативного хранения документов……………………..14

4. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами…………………………………………………………………...15

Заключение……………………………………………………………………..18

Список  литературы…………………………………………………………….19

Приложения…………………………………………………………………….20 

 

Введение 

     Практически ни одна технологическая функция  управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием  решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных  с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и  хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и  внутренних документов, формированием  дел, определением сроков хранения, передачей  в архив или оформлением уничтожения.

     В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Нормативные документы

     Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами  на документы, нормативно - методическими  документами Федеральной архивной службы России. Росархив РФ разработал систему хранения документов делопроизводстве организации и в ведомственном архиве, нормативные сроки хранения документов. "Основные правила работы архивов организаций" от 06.02.2002 являются одним из основных нормативных документов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей.

     Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур  дел и формирование дел. Чтобы  правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными  сроками хранения. Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является "Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения". Перечень регламентирует работу центральных и ведомственных  архивов, а также архивов организаций. Перечень предназначен в качестве основного  нормативного документа при определении  сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, то есть общих для всех или большинства организаций. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или не поступают. Для осуществления делопроизводства в организации можно использовать, как руководство "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

 

2. Формирование и оформление дел 

     "Дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку"¹

     Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка  исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел  в определенной последовательности; оформление обложек дел.

     "Формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела". ²

     После того как документы исполнены, они  помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента  появления в нем первого исполненного документа.

     В дела подшиваются только исполненные  документы, в которых заполнен реквизит "Отметка об исполнении и направлении  документов в дело", по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем.

     Контроль  сроков и правильности оформления дел  обеспечивает служба ДОУ организации.

     Формирование  начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

     Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой  последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой  информации.

     Документы систематизируются в делах в  соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически  наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

     Чаще  других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. ³

     При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях". ⁴

     В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). ⁵

     Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и  т.д. в личное дело не подшивают, так  ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

     Наряду  с принципами систематизации документов при формировании дел следует  придерживаться основных правил, общих  для всех категорий документов:

     -в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

     -каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

     -в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

     -документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

     -ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов помещаются в дела на общих основаниях;

     -в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

     -документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело. ⁶

     Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется  на тома. Количество томов каждого  дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

     Правильная  группировка документов в дела и  их систематизация в деле значительно  облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к  последующему хранению и использованию.

     В зависимости от сроков хранения завершенные  дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному  составу.

     Полное  оформление дел предусматривает:

     -оформление реквизитов обложки по установленной форме (ГОСТ 17914-72);

     -нумерацию страниц;

     -составление заверительной надписи;

     -составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

     -подшивку или переплет;

     -внесение необходимых изменений в обложку. ⁷

     В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы  нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

     Лист  большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

     Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

     Листы дел, состоящих из нескольких томов  или частей, нумеруются по каждому  тому или части отдельно.

     Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом  верхнем углу.

     Подшитые  в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным  номером каждое вложение в конверте/

     Приложения  к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный  том и нумеруются отдельно. ⁸

     После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение 2). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).

     Составлять  заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.