Автоматизация регистрации документов

     Применение  карточек для регистрации заметно  повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

     Условием  успешной деятельности службы ДОУ (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки. В ней регистрационные карточки расположены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей, и в какой, стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

     Карточки  группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

     Контроль  над исполнением документов и  принятых решений - важная функция управления организацией. Работа по контролю над исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению⁷.

     Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

     Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную карточку.

     Документ  считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила секретарю-референту или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль⁸. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

     Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

Глава 2. Формы и порядок регистрации документов

     В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение  получили две формы регистрации  документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

     Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом  документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета  специальных видов документации, требующей особого внимания к  их сохранности.

     Назовем основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера⁹.

     При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет  целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа, в процессе его регистрации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

     При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

     Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

     Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

     На  карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и  фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

     Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе.

     Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра:

- один помещается в сроковую картотеку;

- другой - в информационно-справочную;

- третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

     Применение  карточек для регистрации заметно  повысило оперативность поиска документа  и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

     Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную  автоматизированную¹⁰. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

     Компьютерная  регистрация документов позволяет:

- внести  значительно больше сведений  о документах, учитывающих специфику  организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

  - организовать на основе базы  данных информационно-справочную  работу;

- организовать эффективный контроль над исполнением документов.

     Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

     Регистрация документов с применением компьютерных технологий¹¹ обеспечивает сбор и хранение необходимых данных об всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

Глава 3. Индексация документов

     Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 10) и регистрационных карточках¹².

     Основу  индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индеек 01-05/89 входящего документа  включает:

01 –  индекс структурного подразделения;

01-05 –  номер дела по номенклатуре;

89 –  индивидуальный порядковый номер  входящего документа, присвоенный  при регистрации.

     В организациях с большим количеством  корреспондентов дополнительно  можно использовать их кодовые обозначения.

     Инициативные  и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному  документу, а затем переносится  на ответный документ.

     Исключения  составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.

     Индексы предложений и жалоб граждан  могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов.

     К индексам приказов по личному составу  допускается добавления буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

     Порядковый  регистрационный номер присваивается, начиная с номера 10, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

Глава 4. Формы автоматизации  регистрации документов

     В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно  как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и нормализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

     Автоматизированные  системы регистрации документов делятся на два класса¹³. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

     Ко  второму классу относятся системы  управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены  функции управления документами  на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля над их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

     Из  важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

- программная  платформа (система, обеспечивающая  хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями). В настоящее время используется  архитектура «клиент /сервер»;

- поддержка распределенной обработки информации;

- возможности  масштабирования (набор поддерживаемых  платформ; максимальное число пользователей;  число уровней вложенности структур);

- открытость  архитектуры и возможность интеграции  с другими приложениями;

- широкий  выбор типов документов, с которыми  работает система (форматы документов; поддержка работы с составными  документами и несколькими версиями  документа; связи документов (один  документ может быть ответом  на другой или может быть  порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

- возможность  коллективной работы группы исполнителей  над одним (или несколькими)  документами;

   - возможность работы по «свободной»  схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

- возможности  контроля над прохождением документов;

- наличие  системы оповещения должностных  лиц; 

- возможность  настройки системы под нужды  конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;