МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Филиал

Федерального  государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования «Российский государственный

гуманитарный университет» в г. Воскресенске Московской области

(Филиал  РГГУ в г. Воскресенске) 
 

 
 
 

Мандрик Ольга Михайловна

АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Курсовая  работа по организации и технологии документационного обеспечения  управления

Студентки 4 курса  группы   ЗДОУ – 4/5,5 
 
 

 
 
 
 
 
 
 

Воскресенск 2011 
 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………..……………………… 3

Глава 1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения  деятельности организации…………………………………………………6

Глава 2. Формы и порядок регистрации документов……………………………….....10

Глава 3. Индексация документов……………………………………………………….12

Глава 4. Формы автоматизации регистрации документов…………………………....13

Глава 5. Организация справочно-организационной  работы………………………….18

Глава 6. Журналы регистрации документов…………………………………………...20

Глава 7. Контроль над сроками исполнения документов……………………………..21

Заключение  ………………………………………………………………………………23

Список  использованных источников и литературы…………………………………...25

Приложение  №1………………………………………………………………………….1

Приложение №2………………………………………………………………………….2

Приложение  №3………………………………………………………………………….3 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Цель  моей курсовой работы – изучить  и проанализировать организацию  регистрации документов (учет документов, контроль над их исполнением, справочная работа по документам).

     В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой  является документ, и то, насколько  она оперативно оформляется и  перерабатывается.

     Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

     Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

     Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и  контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

     Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

     Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет  отказаться от ручных форм учета и  перейти на современную форму  регистрации документов с помощью ПЭВМ¹. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Задачи  регистрации документов:

1. Раскрыть понятие;

2. Выявить все преимущества и освоить малоизвестные стороны данной темы;

3. Показать важность регистрации документов.

Использованная  литература:

1. Делопроизводство  и корреспонденция в вопросах  и ответах (Басаков М.И.) – книга носит характер практического пособия и может быть полезной менеджерам всех уровней, секретарям-референтам и тем специалистам, кто по роду своей деятельности сталкивается с разработкой и оформлением деловой документации. Используется для студентов экономических вузов и колледжей.

2. Делопроизводство (Басаков М.И.) – учебное пособие  излагает основные сведения о  порядке разработки и оформления  управленческой документации, об  организации делопроизводственной  службы, технологии регистрации,  учета и хранения документов. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30-2003².

3. Делопроизводство  и документооборот (Белов А.Н., Белов А.А.) – в книге обобщены  и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Отдельные главы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, документам по финансово-расчетным операциям, договорам. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией. Для преподавателей и студентов вузов, а также для самого широкого круга читателей: руководителей, секретарей-референтов, офисных менеджеров, работников делопроизводственных и архивных служб, юристов, бухгалтеров, работников финансовой и налоговой службы.

4. Делопроизводство (Кузнецов И.Н.) – книга содержит  информацию, необходимую для делопроизводителей, секретарей, о правилах составления  документов по действующим стандартам. Рассмотрены нормативно-методическая  база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, договоров, кадровой документации и внешней деловой переписки. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя. Для секретарей, секретарей-референтов, работников служб делопроизводства, студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации», а также все интересующихся подобной тематикой. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Регистрация документов как один из видов  документационного  обеспечения деятельности организации

     В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

     Одна  из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения³.

     Как правило, регистрации подлежит не вся  документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения⁴. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

     На  документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

     На  практике в настоящее время находят  применение три системы регистрации  документов:

- централизованная. При которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, в этом случае регистрация  документов осуществляется в  журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная,  она сочетает в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

     Практика  показывает, что наиболее эффективной  среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти. Или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

     Специализированную  документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

     Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

     В практической деятельности служб документационного  обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная⁵.

     Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

     Документы внутреннего характера, в свою очередь, могут учитываться в журналах учета приказов по организации, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.⁶.

     При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет  целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

     Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные журналы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации.

     Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

     Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.