Анализ структуры документооборота

Основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопотоком. Основными управляемыми параметрами документопотока являются:

• содержание или функциональная принадлежность;
• структура потока;
• направление потока и его объём;

      Содержание  документопотока характеризуется  составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

      Структура потока описывается признаками, в  соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научно-спарвочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответстветсвующие функционально-целевому назначению составляющих его документов.

      Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны  с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением  деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации. 

Направление документопотока  зависит от содержания конкретного  технологического звена обработки  документов:

Регистрируемые  и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой документационного обеспечения контроль исполнения и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения, составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

      Объём документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объёмом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

     Решающими при организации документопотоков является их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый поток в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по функционально исполнителям. 

     По - целевому назначению в основном это информационные документы о состоянии объектов управления, документация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, состав входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от спецификации деятельности конкретной управленческой структуры.

      Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документацией, образует поток исходящих документов субъекта управления.

      К факторам, характеризующим режим  движения документов, относится объём  документопотока в физических величинах, пропускная способность различных  каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и её конечных потребителей.

      Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимыми и возможными выделить в общем документообороте потоки (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

      Необходимость такого деления вызвана тем, что  поток периодической документной  информации имеет, как правило устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объём  в течении заданного периода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статическая и т.д.) движутся в организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства.

      Практическая  реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых документов централизованно в службе документационного обеспечения .

В их состав включают:

• поздравительные письма и телеграммы;
• пригласительные билеты;
• корреспонденцию с пометкой «лично»;
• документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые извещения, кредитные справки и т.д.);
• документы первичного материального учета (накладные, заявки, копии платежных требований и т.д.);
• документы первичного статистического учета и отчетности (в соответствии с унифицированными системами документации);
• документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы и т.д.);
• документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли (периодические издания, рекламные материалы, плакаты, выставочные буклеты и т.д.);
• документы, поступающие в адрес общественных организаций. 

      Наличие в системе документооборота переменной части определяет специфику адрессности  движения документов и режимы их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режим исполнения.

      Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающей корреспонденции определятся прежде всего долей переменной части, а не его личным стилем работы. Возможность уменьшения нагрузки руководителей в обработке корреспонденции лежат в области анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее периодичности и расширения на этой основе состава постоянной части входящего и исходящего документопотоков.

      Постоянный  документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен  состав и объем составляющих его документов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных документопотоков решаются путём разработки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установленная рациональная периодичности или сроков предоставления документов постоянным корреспондентам, зафиксированным в системах управления. 

      В организациях на основе действующих  УСД, собственного опыта и сложившейся  практики целесообразно также проведения работ по рационализации документопотоков.

    Поскольку документопотоки – это отражение  производственных, управленческих задач  и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплексе с  определение содержания и особенностей деятельности субъектов и объектов управления, выявление системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информационного обеспечения принятия этих решений, вычислением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации документации.

Основные  цели исследования документопотоков организации:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоёмкости обработки документов.

3. Методы совершенствования потоков документа 

Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время является:

• создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов;
• унификация текстов документов;
• построение эффективных информационно-поисковых систем;
• регламентирование документообразования и прохождение документов;
• введение компьютерных технологий обработки информации;

   Для анализа  и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством  является составление графических  операций и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражается операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.

    Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

    Унифицированная система документации (УСД)  — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

    Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы

первичной учетной и статистической документации, Рос архив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

    Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

     Информационно-поисковая  система (ИПС) для  работы с документами  организации

     В организациях создаются ИПС ручного  типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

     Для достижения информационной совместимости  поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах гражданина.

Информационно-поисковая  система по документам организации  для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации в организациях должны создаваться информационно-поисковые системы на основе следующих требований:

— полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов; 
— обеспечение оперативного доступа к информации и документам; 
— максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам; 
— обеспечение рациональной организации массива документов организации.

   Информационно-поисковые системы включают в себя: регистрацию и индексирование документов; информационно-поисковые массивы и базы данных; классификационные справочники; систему оперативного хранения документов. 
   Регистрация и индексирование документов — это совокупность правил описания содержания документов в ИПС. а также непосредственно процесс описания документов по этим правилам.

Введение компьютерных технологий обработки информации 

     Важным  современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной смысл его заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертов скрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом. 
 
   При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов.