Министерство  образования

Хабаровского  края

Государственное образовательное учреждение

среднего  профессионального образования

«ХАБАРОВСКИЙ МОНТАЖНЫЙ ТЕХНИКУМ» 
 
 

Специальность 0611

Группа  д-281 (к) 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

По предмету; «Документационное обеспечение управления»

Тема: «Анализ структуры документооборота» 
 
 

Выполнил: Чернитенко

 Александр  Георгиевич

Проверила: Стеникова

 Елена  Вениаминовна 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Хабаровск 2005г.

 

Содержание 

Введение………………………………………………………стр. 2 

1.Практическая  основа рациональной системы

документооборота……………………………………………стр. 3

1.1 Практическая  подсистема «документооборот» 

комплексной информационной системы……………………стр. 7

1.2 Методы управления документооборотом

в организации…………………………………………………стр. 11 

2.Документопоток  как объект исследования

и совершенствования…………………………………………стр.13 

3.Методы совершенствования потоков документа…………стр. 17 

Заключение……………………………………………………стр. 20 

Список используемой литературы……………………………стр. 21

 

Введение 

     Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

   Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться  в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.

   Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина – без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д.        Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

    Введу основные понятия движения доков, чтоб не возникало путаницы.

Движение информации в организации на официальных носителях - документах, с момента их получения или создания, и до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом. 
  Документооборот отражает три основных информационных потока - документопотока:

• документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.);
• документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции, служебные записки, акты и т.д.);
• документопоток исходящих документов - документы, направляемые во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контакты, пресс-релизы).

   Документооборот включает две основных составляющих: 
Регистрация документов - присвоение документу уникального идентификационного номера и его фиксация в описи документов; 
Передача документов - доставка зарегистрированных документов адресату (подразделению или должностному лицу компании) и регистрация собственно факта передачи.

 

Практические основы рациональной системы документооборота

 

ОБЩИЕ ПРАВИЛА  ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

  Документооборот - это прохождение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки управленческих решений.

Принципы документооборота:

• четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты;
• однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;
• оперативность обработки документов;
• согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Вся документация делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Документы, функционирующие  в сфере управления, подразделяются на следующие основные группы:

• организационные документы (Устав, Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом, положения о структурных подразделениях);
• распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения), место хранения - отдел документационного обеспечения;
• документы по личному составу  Приказы по личному составу (место хранения - отдел документационного обеспечения), трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, трудовые книжки, место хранения - отдел кадров;
• финансовые и бухгалтерские документы (Главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибыли и убытков, акты ревизий, лицевые счета по зарплате и др.), место хранения - управление бухгалтерского учета и финансового контроля;
• нормативные документы от вышестоящих организаций (лицензия на ведение трудовой деятельности, сертификат об оказании услуг), место хранения - отдел документационного обеспечения;

 

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, регистрация, распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; контроль над исполнением документа.

   Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию
• предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
• регистрация
• рациональной движение документов внутри организации
• обработка исполненных и отправленных документов.

 

   Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.).  При получении корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них использованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводиться в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в не рабочие дни.

 

      Следующий этап обработки поступивших документов – их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления.   При оценке поступившего документа учитывается:

• важность его содержания;
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
• реальная срочность исполнения документа;
• вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.

 

   На стадии  предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации.

При рассмотрении документов руководителем целесообразно соблюдать ряд рекомендации, позволяющих ускорить обработку документов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевременного и ответственного исполнения.

   Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение, и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. В том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения  документов. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

      При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

      Процесс регистрации – снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

      Из  документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнителю), номер дела (куда помещен документ после исполнения).

      Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

 

      Передача  документов внутри организации между  структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно – составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации.

      Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу.

Организация рационального движения документов внутри организации внесена в целях оптимизации документопотоков, а также целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки -  через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.