Автоматизация документирования деятельности секретаря-документоведа ЗАО «ПТК»

Акт от составителя передается секретарю для утверждения руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей:  вводной;  констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть  текста акта содержит описание проделанной  работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней  фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

Акт подписывается всеми  лицами, принимавшими участие в его составлении.

С актами ревизии и  обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются.

Акты составляются на общем бланке.

Формуляр акта состоит  из реквизитов: наименование организации; наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Один раз в месяц  проводится общее собрание трудового  коллектива, которое протоколируется секретарем. Документ Протокол фиксирует ход данного собрания. Применяется полная форма протокола. Он содержит в себе запись основного содержания и решения по каждому вопросу. В течение десяти дней после заседания протокол должен быть подписан председателем или по его поручению председательствующим на заседании. Для этого оформленный протокол заседания секретарь предает председателю на подпись. В отсутствии на заседании председателя он может быть подписан председательствующим на заседании.

Следующий вид информационно-справочного  документа - докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.

Внутренние докладные  записки оформляются на бланке формата  А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки  оформляются на общем бланке формата  А4, подписываются руководителем  организации.

Датой записки является дата её подписания.

Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Информационные докладные  записки о ходе выполнения работ  представляются руководству по средствам секретаря постоянно.

Текст докладной записки  делится на две части:

1) изложение фактов, послуживших причиной её составления;

2) выводы, предложения  организации или должностного  лица.

Формуляр докладной записки состоит из реквизитов: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В этих записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. п. Оформляется служебная записка так же, как и докладная.

Кроме того, секретарь подготавливает различные письма, направляемые партнерам ЗАО «ПТК».

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:

1) письмо - просьба;

2) письмо - предложение;

3) письмо - претензия;

4) письмо - запрос;

5) письмо - извещение;

6) информационное письмо;

7) письмо - отказ;

8) письмо - напоминание;

9) сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит  из реквизитов: эмблема организации или товарного знака (знака обслуживания); наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат; заголовок к тексту (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения; подпись; отметка об исполнителе.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.

Текст письма состоит  из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для  его написания.

Справкой называют документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждать сведения биографического или служебного характера. Справки отражают основную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления директору. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записки с теми же реквизитами.

В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и  т.д.

Составленное вербальное описание является основой для построения схемы функциональной структуры  САДД. Для этого сначала список документов с указанием их авторов  и адресатов представляется в таблице 1.

Таблица 1- Документные связи между подразделениями предприятия

Документ	Причина создания и содержание документа	Документы, содержащие исходные данные	Место создания документа	Куда передается документ
Приказ	Разрешения основных и оперативных задач		Генеральный директор	Сотрудник
Распоряжение	Издается по оперативным, текущим вопросам, вопросам методического характера		Генеральный директор	Сотрудник

Продолжение таблицы 1

Протокол	Вопросам организационно-методического характера		Генеральный директор	Сотрудник
Служебная записка	Вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения		Сотрудник	Сотрудник
Докладная записка	Изложение вопросов и фактов		Сотрудник	Генеральный директор
Письмо	Общение с партнерами		Секретарь	Партнер
Акт	Подтверждение установленных фактов, событий		Сотрудник	Генеральный директор
Журнал регистрации приказов и распоряжений	Регистрация входящей корреспонденции	Письмо	Секретарь	Архив
Журнал исходящей корреспонденции	Регистрация исходящей корреспонденции	Письмо	Секретарь	Архив
Справка	Подтверждение места работы сотрудников		Секретарь	Сотруднику

 

2 Технико-экономическое обоснование проекта

Одним из возможных вариантов  автоматизации подготовки документов является использование базы данных (БД) для организации хранения и обработки информации, необходимой для создания документов.

Окончательное решение  в пользу принятия решения об автоматизации  подготовки документов в условиях действующей  организации принимается только после экономического обоснования его целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть объем документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Как правило, разумно автоматизировать подготовку тех документов, которые: а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся информацию; б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию, извлекаемую из других документов.

Нецелесообразно автоматизировать средствами MS Access подготовку документов, содержащих сплошной текст большого объема, т.к. возможности MS Access в отношении редактирования текста ограничены.

Для проведения технико-экономического анализа воспользуемся методикой, включающей в себя следующие этапы:

1. Подготовка исходных данных, характеризующих процесс обработки информации (таблица 2, таблица 3).

Секретарь-документовед ЗАО «ПТК» обрабатывает документы, которым присвоен следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j):

• журнал входящей корреспонденции;
• журнал исходящей корреспонденции;
• журнал внутренней корреспонденции;
• указание;
• приказ;
• распоряжение;
• акт,;
• докладная записка;
• служебная записка;
• письмо.

Таблица 2

Документ, j	Среднее количество обрабатываемых документов,  Kij, [шт/мес]	Средняя трудоемкость обработки документов, Wij, [чел*час/шт]
Журнал регистрации приказов и распоряжений	28	1,5
Журнал исходящей корреспонденции	100	1,5
Справка	4	2
Приказ	25	1,5
Распоряжение	3	2
Акт	21	3
Протокол	2	1,5
Докладная записка	13	1
Служебная записка	12	1
Письмо	160	3

Таблица 3

Подразделение (наименование должности)	Значение показателей затрат
	Средняя заработная плата С [руб/(чел*мес)]	Начисления на заработную плату H [руб]
Секретарь-документовед	7000	1000

Вычисление средней  продолжительности рабочего времени Т_м,ср. за месяц в часах:

Т_м,ср. = (256 раб. дней * 9 час)/12 мес » 192 [час/мес].

2. Оценка количества  исполнителей N_j, необходимых для обработки документа j с заданной среднемесячной трудоемкостью:

N_j = (K_j*W_j)/Т_м,ср. [чел].

Для журнала регистрации приказов и протоколов (документ 1):

N₁ = (28*1,5)/192 » 0,218.

Для журнала исходящей  корреспонденции (документ 2):

N₂ = (100*1,5)/192 » 0,781.

Для справки (документ 3):

N₃ = (4*2)/192 » 0,042.

Для приказа (документ 4):

N₄ = (25*1,5)/192 » 0,195.

Для распоряжения (документ 5):

N₅ = (3*2)/192 » 0,031.

Для акта (документ 6):

N₆ = (21*3)/192 » 0,328.

Для протокола (документ 7):

N₇ = (2*1,5)/192 » 0,015.

Для докладной записки (документ 8):

N₈ = (13*1)/192 » 0,068.

Для служебной записки (документ 9):

N₉ = (12*1)/192 » 0,063.

Для письма (документ 10):

N₁₀ = (160*3)/192 » 2,5.

Оценка общего количества исполнителей определяется как сумма N_j; 
N = ∑N_j = 4,241. В данном случае оценка количества исполнителей свидетельствует о том, какую часть рабочего времени заместителя начальника архивного отдела занимает выполнение обязанностей секретаря коллегии.

3. Вычисление среднемесячных  финансовых затрат M_j на обработку j-го типа документа.

M_j = N_j*C*(1+H/100) [руб/мес].

Для журнала входящей корреспонденции (документ 1):

M₁ =0,218*7000*(1+1000/100) = 16786 [руб/мес].

Для журнала исходящей  корреспонденции (документ 2):

M₂ =0,781*7000*(1+1000/100) = 60137 [руб/мес].

Для справки (документ 3):

M₃ =0,042*7000*(1+1000/100) = 3234 [руб/мес].

Для приказа (документ 4):

M₄ =0,195*7000*(1+1000/100) = 15015 [руб/мес].

Для распоряжения (документ 5):

M₅ =0,031*7000*(1+1000/100) = 2387 [руб/мес].