Автоматизация документирования деятельности секретаря-документоведа ЗАО «ПТК»

Пензенский государственный университет

Кафедра ИнОУП

Курсовой проект

Автоматизация документирования деятельности секретаря-документоведа ЗАО «ПТК»

по дисциплине

«Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении  управления»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

ПГУ 2.032001.02 ПЗ

Выполнил: ст. гр. 08ВД1

М.А.Адамия

Принял: к.т.н., доцент

Ю.Г. Кирюхин

2012

Содержание

 

Введение

Управление организациями  и предприятиями основано на следующих  процессах:

• получение информации и ее обработка;
• анализ, подготовка и принятие решений;
• выполнение решений;
• учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются  прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) предполагает решение  трех основных задач применительно  к программным системам автоматизации:

• документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
• организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
• систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) способствует достижению следующих целей:

в области обработки  документов:

• повышение оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труд по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

• обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативностью получения информации о состоянии исполнения и места нахождения любого документа;
• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации  доступа к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Цель курсового проекта  научиться анализировать документооборот  организации автоматизировать подготовку документов.

В качестве объекта исследования рассматривается движение документов и их форм в ЗАО «ПТК».

В ходе выполнения курсового  проекта должна быть изучена структуру  и деятельность организации в  целом, провести анализ состава внемашинной  базы данных, экономически обосновать необходимость применения программных средств для автоматизации какого-либо вида деятельности в области делопроизводства, и разработать информационное и программное обеспечение средств автоматизации выбранного вида деятельности.

 

• Анализ объекта проектирования

Закрытое акционерное  общество «ПЕНЗЕНСКАЯ ТЕЛЕФОННАЯ КОМПАНИЯ» (ОГРН – 1025801205781, ИНН - 5835005015), зарегистрировано Решением малого Совета Октябрьского района Совета народных депутатов г.Пенза за №100 от 10.12.1992г., на основании Гражданского Кодекса российской Федерации и Федерального Закона «Об акционерных обществах».

Общество является юридическим  лицом, действует на основании устава и законодательства Российской Федерации.

Общество создано без  ограничения срока его деятельности.

Фирменное наименование общества

Полное: Закрытое акционерное общество «ПЕНЗЕНСКАЯ ТЕЛЕФОННАЯ КОМПАНИЯ»

Сокращенное: ЗАО «ПТК»

Местонахождение общества: РФ, г.Пенза, пр. Строителей, д.39 «А»

Организационно-правовая форма: Закрытые акционерные общества.

Вид собственности: Частная собственность.

Тип компании: Организации, учрежденные гражданами.

В настоящий момент ЗАО  «ПТК» на основании лицензий государственного образца осуществляет следующие  виды деятельности:

1. Услуги местной телефонной связи, за исключением услуг местной телефонной связи с использованием таксофонов и средств коллективного доступа.
2. Услуги связи по передаче данных за исключением услуг связи по передачи данных для цели передачи голосовой информации.
3. Телематические услуги связи.
4. Оказание услуг населению и организациям в ремонте, изготовлении, монтаже телерадиоэлектронной аппаратуры и аппаратуры связи, средств автоматизации.

Делопроизводством в  ЗАО «ПТК» занимается секретарь-документовед. Как видно из структуры организации, секретарь подчиняется непосредственно  генеральному директору. Структура организации представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема организационной структуры ЗАО "ПТК"

Секретарь-документовед выполняет следующие должностные обязанности:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
6. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
7. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
8. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
9. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Секретарь участвует в каждом этапе управления, начиная от подготовки управленческого решения и заканчивая результатами его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит административно-управленческий процесс в организации.

1. Вербальное описание используемых документов

Все входящие, исходящие  и внутренние ЗАО «ПТК» проходят процедуру регистрации. Согласно определению, регистрация документа предназначена для отражения факта его создания, отправления или получения. Регистрацией документов занимается секретарь-документовед. Он передает необходимые входящие документы генеральному директору и всем отделам. Занимается регистрацией внутренних и исходящих документов. Все документы регистрируются в журналах регистрации: журнале регистрации приказов и распоряжений, журнале исходящей корреспонденции.

Распорядительные документы  носят административный характер. Они  обращены к нижестоящим или подчиненным  организациям, группам или отдельным  должностным лицам. Секретарь подготавливает для генерального директора проекты распорядительных документов.

Виды распорядительных документов представленных в курсовом проекте:  указание; приказ; распоряжение.

Основным распорядительным документом является приказ.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказами оформляются:

1) порядок деятельности  предприятия;

2) решения и поручения  по организации работы;

3) организационные мероприятия;

4) итоги работы;

5) результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.

Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.

Текст приказа состоит  из двух частей:

1) констатирующей, в которой  излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;

2) распорядительной.

Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.

Дата приказа - это  дата его подписания, начала его  действия.

Подписывает приказ генеральным  директором.

Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его  исполнение, юристом.

Реквизиты приказа: наименование организации; наименование вида документа - ПРИКАЗ; дата, номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования документа.

Приказы оформляются  на общих бланках.

Следующим видом распорядительного документа является распоряжение.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть.

Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: “В соответствии”, “В связи”, “В целях”.

Распорядительная часть  текста распоряжения  начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

Формуляр распоряжения состоит из реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Текст оформляется на бланке формата А4.

Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными  в этом документе лицами.

Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные  подразделения, должностные лица.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Сотрудник в свою очередь может обратиться к генеральному директору с такими документами, как акт, докладная записка, служебная записка, протокол, справка.

Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Одним из видов информационно-справочных документов является акт.

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.

Акт может содержать  выводы, рекомендации, предложения  его составителей.

Акты подлежат утверждению, если имеют  контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.