Разработка и принятие управленческих решений

Каждая  система решает определенный класс  задач. Так, от системы автоматизации  делопроизводства не следует ждать  полноценной маршрутизации потоков  работ.

2. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД).

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являются:

• Обследование организационной структуры Правительства Москвы и ОИВ, выявление основных стратегических процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
• Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.
• Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
• Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
• Обучение персонала.

3. Экономическая эффективность

Количественно оценить экономическую эффективность  от внедрения системы автоматизации  достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем  информации. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в  сочетании с факторным можно  достаточно точно оценить экономический  эффект. Попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения СЭД выделим основные выгоды, которые получит Правительство Москвы и ОИВ от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять большой объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всех ОИВ в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Существуют  и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются  в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности Правительства Москвы и ОИВ в  целом – повышает уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Вывод. В данной главе выяснили, что стратегия — это всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии и достижение ее целей.

В сентябре 2003 года на совещаниях в Правительстве  Москвы было принято решение о  внедрении СЭД в Правительство Москвы и ОИВ города Москвы для достижения новых возможностей по ускорению работы с документами. Подытоживая рассуждения, еще раз отметим, что на сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает выгоды и экономический эффект. Все перечисленные преимущества и то, что большинство современных СЭД построено с использованием принципов сервис-ориентированной архитектуры, делает их максимально пригодными для построения интегрированной системы электронного документооборота между ОИВ. Последнее позволяет структурам власти вписываться в рамки федеральной целевой программы «Электронная Россия» и объясняет значительный спрос со стороны государственных органов на системы электронного документооборота. 

3. Внедрение системы  электронного документооборота и оценка эффективности

3.1 Внедрение системы электронного документооборота

Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в Правительстве Москвы и ОИВ. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Качественное комплексное внедрение - одна из главных задач, которую Правительство Москвы ставит перед собой и ОИВ.

Зачастую  только использование системы электронного документооборота без изменения  бизнес-процессов не позволяет добиться желаемых результатов. Для получения  действительно существенного эффекта  необходимо провести ряд подготовительных работ. Частью полномасштабного внедрения  является стратегический консалтинг, включающий исследование и анализ, разработку модели «как есть», оптимизацию и разработку модели «как будет», разработку проектных решений, предложений по использованию технических и организационных инноваций с учетом предметной области и особенностей каждого ОИВ.

Стратегический  консалтинг позволяет достичь эффекта от внедрения более высокого уровня за счет взаимоувязки целей и задач проекта со стратегическими целями, задачами, а не только исходя из необходимости получить локальные улучшения и удобства для пользователей. Стратегический консалтинг проводится не в отрыве, а дополняет процесс внедрения информационной системы. Проектные решения закрепляются технически в системе и организационно в разработанных регламентах, проходят проверку на практике, становятся неотъемлемой частью текущей деятельности предприятий.

Технология  предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами или ее партнеров в различных регионах.

Благодаря данной технологии внедрения процесс  перехода организации на электронный  документооборот становится более  легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную СЭД, когда:

• работа с документами и их согласование внутри Правительства Москвы и ОИВ ведется только в электронном виде с применением электронно-цифровой подписи;
• высшее руководство работает с документами из системы;
• контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;
• в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;
• создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Именно  такая система позволит получить эффект от внедрения.

3.2 Оценка эффективности  системы электронного  документооборота

Широко  известно, что именно повышение эффективности  и прозрачности работы ОИВ в настоящее  время являются первостепенными  задачами. Активное внедрение СЭД, прежде всего, связано с тем, что данные системы позволяют более эффективно управлять работой: выстраивать  четкую схему прохождения документов, распределять ответственность и  контролировать процесс исполнения задач и пр.

Данные  компании Siemens Business Services указывают на то, что применение СЭД позволяет организациям увеличить производительность труда на 20–25% и уменьшить затраты на хранение документов на 80%. В то же время при «бумажном» документообороте около 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, а 6% документов безвозвратно теряются. Это становится очевидным, если обратить внимание на следующие цифры:

• «Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.
• В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.

Также внедрение СЭД, по мнению Gartner Group, обеспечивает:

• увеличение эффективности обмена данными между отдельными подразделениями и филиалами с возможностью коллективной работы над документами;
• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• улучшение контроля над исполнением документов;
• повышение уровня безопасности данных на всех этапах обработки информации;
• повышение сохранности документов;
• повышение удобства их хранения.

При значительном документообороте, что характерно для  большинства органов государственной  власти, эффект от внедрения СЭД  может даже превышать приведенные  выше оценки, характерные и рассчитываемые для среднего предприятия.

Определим, какими базовыми возможностями располагают современные СЭД. Большинство из них являются комплексными автоматизированными системами, позволяющими максимально соблюдать правила и приемы бумажного делопроизводства. При этом они нацелены на надежное совмещение традиционных и современных технологий с особым акцентом на электронные компоненты. Структуру СЭД достаточно наглядно можно представить на рисунке 2.

Рис. 2. Базовая структура СЭД

В качестве примера можно привести комплексное  решение по электронному документообороту компании Documentum, внедренное РБК СОФТ в ряде компаний. Эта платформа обладает развитой функциональностью и широким спектром возможностей, в то же время систему можно дополнять и расширять за счет подключения специализированных сервисов.

Среди таких сервисов наиболее часто используются централизованное хранение и обработка  документации, возможность коллективной работы с данными, мощный поисковый  механизм, обеспечение повышенных требований к безопасности информации. На основе платформы Documentum специалисты РБК СОФТ также разрабатывают электронные библиотеки для хранения е-документов и е-книг, с возможностью учета бумажной литературы по принципу обычной библиотеки.

Такое решение позволяет управлять  полным жизненным циклом информации: от сканирования бумажных документов и подготовки новых в электроном виде, до создания архива и резервного копирования на различные носители. Кроме того, имеется возможность координации с требованиями регламентов хранения документов - многие из них должны быть доступны в течение определенного количества лет и лишь затем сняты с хранения и удалены из хранилища.

Основное  достоинство современных систем электронного документооборота состоит  в том, что они позволяют автоматизировать самые трудоемкие рабочие операции:

• сканирование и распознавание бумажных документов. Процесс производится с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;
• организация эффективной процедуры принятия решения по документу (автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения с маршрутизацией пересылки) и действенного контроля его исполнения (сроки рассмотрения и так далее).

Достаточно  важным является изменение характера  труда сотрудников, которых СЭД  избавляет от рутинной работы. Снижается  доля ручного труда, основные часто  повторяющиеся операции выполняются  в автоматическом режиме, повышается производительность.

При этом высвобождаются квалифицированные  кадры, которые могут сосредоточиться  на профессионально важной деятельности (улучшается качество работы с проектами, взаимодействие с населением, другими  ведомствами и т.д.). У руководителей  появляются новые возможности анализа  деятельности подразделений, средства подготовки сводных и аналитических  отчетов.

Доступны  также другие возможности:

• создание проектов электронных документов («исполнение» резолюций или разработка инициативных проектов) и автоматическая регистрация электронных документов, возникших в результате утверждения проектов;
• регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
• прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;
• хорошо организованный полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;
• ведение полноценного электронного архива, позволяющего применять строгие правила работы с электронными документами: обязательное хранение всех версий документов с информацией об изменениях, авторах и датах внесения изменений; обязательства по срокам хранения документов.

В ходе работы над проектом, возможно разграничить права доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа и предоставить каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) свой личный «кабинет», чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции.