Принцип работы Федеральной службы финансово-бюджетного надзора

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• увольнение;
• предоставление отпусков;
• командирование.[10]

    При оформлении любой из названных процедур работник Территориального управления Федеральной службы финансово-бюджетного надзора по Ульяновской области пишет  заявление (или начальник структурного  подразделения составляет  докладную записку), которые  являются  основанием  для издания   распорядительного   документа.

    Руководитель  организации издает приказ. Кроме  того, прием  на  работу  сопровождается заключением  трудового  договора  (контракта),   заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров),  составлением  работником кадровой службы личной карточки  (форма  Т-2).  При  переводе  работника  на другую работу используется такой  документ,  как  представление.  Оформление очередных  отпусков  связано  с  составлением   кадровой   службой   графика отпусков. При совершении работником  поступков,  связанных с невыполнением или  ненадлежащим  выполнением  своих  обязанностей,   нарушением   трудовой дисциплины, он пишет  объяснительную  записку  или  отдел  кадров  фиксирует нарушения составлением акта.

    Состав документов кадровой службы в Территориальном управлении Федеральной службы финансово-бюджетного надзора по Ульяновской области расширен еще и ведением других документов,  так как общение с любой сторонней организацией непременно оформляется  письмами, а, например,  проведение  аттестации  персонала сопровождается  заполнением целого ряда документов: протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений руководителей  структурных  подразделений.

    Кроме того, составляются такие организационные документы, как  положение  об отделе кадров, должностные инструкции ее сотрудникам.

    Квалифицированное ведение документации по личному составу относится к числу необходимых профессиональных навыков работника  кадровой  службы компании,  при этом  документирование любых процедур  должно  проводиться с соблюдением установленных общегосударственных    правил    оформления     документов.

    Несомненно, движение кадров  в Территориальном управлении Федеральной службы финансово-бюджетного надзора по Ульяновской области представляет  собой  не хаотичное перемещение  персонала  из  одного  структурного  подразделения  в другое, а напротив, носит четко-упорядоченную  и  законно-регламентированную динамику, управление которой, является  одной  из  наиболее важных  функций менеджмента в организации.

    Действительно, управление кадрами на предприятии  неразрывно связано  с их движением.  То  есть,  управление  кадрами,  как  раз,  и  определяет  их движение в  рамках  организации. 

    В отделе кадров Территориального управления Федеральной службы финансово-бюджетного надзора по Ульяновской области работают специалисты, которые знают и используют:

• Трудовое законодательство.
• Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом.
• Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
• Кадровую политику и стратегию предприятия.
• Порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах.
• Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров.
• Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
• Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.
• Организацию табельного учета.
• Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.
• Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.
• Основы экономики, организации производства и управления.
• Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

    Совершенно  новыми для кадровой службы Управления являются документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также документы об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Несмотря на то, что ТК РФ требует, чтобы работники и их представители были ознакомлены с этим документом под расписку, в большинстве организаций они до сих пор не разработаны [3].

    В данном направлении организация начала работу с составления положения (инструкции, правил и т. п.) о защите персональных данных работников. В Положении следует указать цель и задачи организации в области защиты персональных данных; раскрыть их понятие и состав; показать, в каких структурных подразделениях и на каких носителях информации накапливаются и хранятся эти данные. Важно отметить, каким образом осуществляется сбор персональных данных (п. 3 ст. 86 ТК РФ), кто в организации (по должностям) имеет к ним доступ, как обрабатываются и используются эти данные и как они защищены от несанкционированного доступа не только внутри организации, но и относительно представителей других организаций. При оформлении положения о защите персональных данных работников Управления пользуется формой, в целом, отвечающей требованиям, предъявляемым к документам организационно-правового характера, представленной в Приложении 2.

    В состав кадровой документации Федеральной службы финансово-бюджетного надзора по Ульяновской области входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1);
• личная карточка (форма Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма Т-4);
• приказ (распоряжение) о  переводе  на  другую  работу  (форма Т5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6);
• приказ  (распоряжение) о прекращении трудового договора  (контракта) (форма Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);
• табель  учета  использования рабочего времени и  расчета  заработной платы   (форма Т-12);
• личные заявления работников предприятия;
• графики отпусков;
• докладные записки;
• акты.

    Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)[8,45].

    Документы, поступающие в организацию, проходят:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством;
• передачу на исполнение[10].

    Основными правилами организации документооборота в Федеральной службе финансово-бюджетного надзора по Ульяновской области являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

    Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ.

    Служба  документационного обеспечения  управления (ДОУ) представлена в Федеральной службе финансово-бюджетного надзора по Ульяновской области как самостоятельное структурное подразделение. Этот отдел принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

    Конверты  от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

    Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ Федеральной службы финансово-бюджетного надзора по Ульяновской области с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю организации, направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

    Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя компании от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

    В Федеральной службе финансово-бюджетного надзора по Ульяновской области обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

    Регистрируемые  документы делятся на два потока:

    1. Документы на имя руководителя  и без указания конкретного  адреса;

    2.Документы  в адрес структурных подразделений.

    Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

    Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

    Работа  с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

    Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации. Исходящие  документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации  
(Приложение 1)

    Кадровая  документация играет важную роль в  жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное  обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

    Такая документация ведется в учреждениях, организациях,  предприятиях независимо  от  их  организационно-правовой  формы  и  вида  деятельности  в соответствии  с  Кодексом  законов  о  труде  Российской  Федерации  (КЗоТ), Инструкцией  по  ведению  трудовых  книжек,  другими  нормативными   актами [8, 29].

    Кодекс   законов   о   труде   Российской   Федерации    устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

• трудовой договор (контракт) должен быть заключен в письменной  форме (ст. 18);   прием   на   работу   оформляется   приказом   (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст. 18);
• на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 39);
• администрация обязана выдавать работникам по их  просьбе  справку  о работе на данном предприятии (ст. 40)[5, 174].

    КЗоТом   РФ  предусмотрено  создание  правил   внутреннего   трудового распорядка  (ст.  130),  обязательное  издание  приказа  (распоряжения)    о применении   дисциплинарного  взыскания.  Однако  КЗоТ   РФ   не    содержит никаких требований к оформлению документов, за  исключением требования   об   обязательном  подписании приказов  по  личному составу руководителем организации и отметке об ознакомлении работника с содержанием   приказа.   Таким  образом,  КЗоТ  РФ   только   называет   нам ситуации, требующие создания документов, и виды этих документов.