Коммуникации в организации

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………….. 3

1. КОММУНИКАЦИИ  В ОРГАНИЗАЦИИ…………………………………… 5

1.1. Сущность и виды  коммуникаций…………………………………………... 5

1.2. Коммуникация как функция  управления организацией………………….. 6

1.3. Понятие организации……………………………………………………….. 7

1.4. Характеристики  внешней среды…………………………………………… 9

1.5. Виды коммуникаций в организации……………………………………… 14

2. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ ООО «Климатрон»……….. 16

2.1. Межличностные коммуникации в организации…………………………. 16

2.2. Современные коммуникационные технологии в организации…………. 21

3. Развитие эффективной коммуникации (на примере ООО «Климатрон»)…………………………………………………………………… 22

Заключение……………………………………………………………………… 28

Список использованной литературы………………………………………….. 30

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникация является важнейшим аспектом нашей жизни. Возможность передать непростые по содержанию сообщения позволяет  организовать работу: решить, что должно быть сделано, распределить работу между людьми, обсудить как следует ее выполнять и как разделить блага, полученные в результате такого сотрудничества. Таким образом, коммуникации позволяют  создавать организации и использовать их для создания стоимости — заниматься бизнесом. Неудивительно, что знание коммуникации и умение эффективно ее осуществлять необходимы для успешного управленца.

Коммуникация должна мотивировать людей действовать  определенным образом. Умелое управление — это не только знание своего бизнеса, но и умение принимать правильные решения, вдохновлять людей, мотивировать их, способность продвигать идеи и выполнять роль лидера. По большей части все эти навыки связаны с умением устанавливать коммуникацию.

Для эффективной коммуникации необходимо понимать данный процесс  на нескольких уровнях. Коммуникация —  это не просто передача информации, она должна оказывать влияние. Коммуникация эффективна только тогда, когда она приводит к принятию правильных решений и, в результате, к выбору правильного курса действий. Люди не могут принять правильное решение, если у них нет информации. Коммуникация является средством получения и передачи информации, а также служит для указания, какая информация требуется, чтобы принять правильное решение.

Целью курсовой работы является исследование коммуникативных особенностей управления организации.

В курсовой работе для выполнения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть коммуникации как важнейший элемент управления: значение управленческих коммуникаций, виды управленческих коммуникаций, а также коммуникационный процесс и его элементы;
• проанализировать направления совершенствования организационных коммуникаций;
• проанализировать организационные коммуникации на примере конкретной организации – ООО «Климатрон»: изучить факторы, препятствующие развитию эффективной коммуникации и рассмотреть возможные пути повышения их эффективности.

Объектом исследования являются коммуникации в организации.

Предмет исследования – ООО «Климатрон».

Компания «Климатрон»  осуществляет деятельность в сфере  установки и обслуживания кондиционеров  и тепловентиляционной техники с 1991 года.

Среди клиентов ООО «Климатрон»  такие крупные компании г. Тюмени, как автоцентр «Автоград», завод «Очаково», Тюменская топливная компания и другие.

Информационную базу составили законодательные и нормативные акты Российской Федерации,  материалы конференций и семинаров по коммуникациям, отечественной и зарубежной прессы, аналитические материалы и отчеты в журналах, Интернет-ресурсы, учебная литература.

В ходе исследования были использованы такие общетеоретические методы исследования, как анализ, синтез, индукция, дедукция, а также соответствующие прикладные инструменты (изучение документов, наблюдение, интервьюирование, анкетирование).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. КОММУНИКАЦИИ  В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Сущность  и виды коммуникаций

Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни и среди специалистов. Так, транспортные коммуникации обеспечивают грузовые и пассажирские потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому.¹

Инженерные  коммуникации образуют сложную подземную  инфраструктуру города и микрорайонов, подводя к домам и предприятиям воду, тепло, электроэнергию, канализацию и др. Информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую связь пользователей.

Вместе с  тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.

Коммуникация (от лат. communicatio – сообщение) – специфический  обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания.²

Коммуникации  – это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Виды коммуникаций. Общение людей осуществляется с  помощью вербальных и невербальных коммуникаций. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных и письменных сообщений. Устная передача информации осуществляется в процессе речевого диалога, совещания, переговоров, презентаций, телефонного разговора, когда наибольший объем информации передается посредством голосовой связи. Письменные коммуникации реализуются через документы в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций, положений, когда руководитель передает подчиненному письменные указания. В процессе чтения литературы мы изучаем историю, экономику, политику, культуру и тем самым черпаем знания из книгохранилища мировой культуры. Несмотря на развитость вербальных коммуникаций, их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению ученых, не превышает 10%.

Невербальные  коммуникации осуществляются посредством  языка телодвижений и параметров речи. Язык телодвижений – главный компонент невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека (до 55% всех коммуникаций). К нему относятся одежда, осанка, жесты, собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими. Параметры речи – второй по значимости компонент невербальных коммуникаций, который составляет до 35% всех коммуникаций. К параметрам речи мы относим интонацию, тембр голоса, темп речи, частоту дыхания, выбор слов, употребление жаргона, громкость голоса, произношение слов и др.

 

1.2. Коммуникация  как функция управления организацией

Коммуникации  являются важнейшей составляющей в  деятельности руководителя, поскольку коммуникации – это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Коммуникации  – важнейший элемент обеспечения  эффективности управления.

Коммуникация  в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90% своего времени. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

В связи с  этим, высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного и письменного общения.

Коммуникации  в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций.³

Автор книги  «Предприятие будущего» Г. Аммельбург определяет значение коммуникативных процессов в организации, пользуясь аллегорическим сравнением с живым организмом. Организацию в широком понимании он представляет как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.

В узком понимании, организация – это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением («скелет»).

1.3. Понятие  организации

В широком смысле понятие «организация» применяется  к биологическим, социальным и техническим объектам. В научных работах понятие «организация» определяется как:

− внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

− совокупность процессов или действий, ведущих  к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

− объединение  людей, совместно реализующих программу  или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организации: структурный, процессуальный и социально-психологический.

А. Файоль, которого считают отцом классического менеджмента, отмечал, что организовывать – значит «строить двойной – материальный и социальный – организм предприятия».

По мнению М. Мескона, чтобы рассматривать некоторую  группу как организацию, необходимо наличие, по крайней мере, двух человек, которые считают себя частью этой группы; одной цели (т. е. желаемого конечного состояния или результата), которую понимают как общую все члены данной группы; членов группы, работающих для достижения значимой для всех цели.

Соединив в  одно целое эти существенные характеристики, можно дать следующее определение: организация есть группа людей, деятельность которых сознательно координируется, для достижения общей цели или целей.

Представление об организации развивалось в  направлении от жесткого структурно-функционального подхода М. Вебера, школы человеческих отношений (3. Мэйо) к школе социальных систем, основоположником которой можно считать биолога Людвига фон Бёрталанфи. За отправную точку исследования организации стали принимать уровень социальной системы, объединяющей отдельные элементы.

Ключевыми понятиями  школы социальных систем являются представления об открытых и закрытых системах.

Система любого типа – это некое целое, состоящее  из частей (подсистем), которые функционируют сообща взаимозависимым образом с целью осуществления общих задач.

Отрытая система  – это система, которая влияет на свое окружение и испытывает влияние с его стороны, и взаимодействует с ним. Концепции, рассматривающие организацию в качестве открытой системы, акцентируют внимание на взаимосвязи различных компонентов и функций организации и признают взаимную зависимость между организацией и ее внешней средой, являющейся источником трудовой силы и сырья и реципиентом продукции и услуг организации. С системной точки зрения, организация сумеет выжить и преуспеть, если ее различные функции и компоненты функционируют в согласии друг с другом, и система как единое целое поддерживает интенсивную связь со своим окружением. Система взаимосвязей представлена на рис. 1.

                       Внутренняя среда организации

                          (социальная структура,

                          техническая структура,

                       административная структура)

 

                         Среда прямого воздействия

                           Конкурирующая среда

 

                             Общественная среда

 

                                 Макросреда

              Рис. 1. Система взаимосвязей открытой организации

1.4. Характеристики  внешней среды

М. Мескон выделяет такие характеристики внешней среды, как сложность, подвижность, неопределенность (Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф.

Под сложностью внешней среды понимается вариативность  факторов, на которые организация обязана реагировать.

Подвижность среды  – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях внешнее окружение организаций меняется с нарастающей скоростью, причем есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна.

Неопределенность  внешней среды является функцией объема информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в надежности этой информации. Если информации мало или есть некоторые неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация, и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной.