Автоматизация регистрации и обработки заказов

Введение.

 

В настоящее время процесс автоматизации затронули не только производственную, техническую и технологическую сферы деятельности человечества, но и информационное пространство; в частности издательства, библиотеки, музеи, информационные центры. Уже сложно представить жизнь общества без таких понятий как интернет, средства телекоммуникации и т.д. Автоматизация больше всего затронула информационную сферу, так как именно информация нуждалась и нуждается в быстром поиске, отборе и хранении, а так же в обеспечении доступа к ней.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

С развитием компьютерных технологий появилась возможность автоматизировать процесс контроля за ремонтом и реализацией товара для автосалона «Элекс Авто». В связи с этим появилась идея создания программного продукта направленного на автоматизацию этого процесса, а именно настроить контроль работ проведенных в автомастерской и товара который будет продаваться клиентам. Данный программный продукт позволяет хранить информацию о всех автомобилях обслуживающихся в автосервисе и всех товаров проданных клиентом, а так же будет выдавать отчет о заказах – нарядах и остатков товара на складе.

Актуальность курсовой работы заключается в процессе автоматизации системы обработки и регистрации заказов продукции автосервиса "Элекс Авто», т.к. это позволит ускорить прием заявки на производство нужного товара, а так же облегчит работу работников, сталкивающих с постоянной бумажной документацией.

Объектом исследования является продажа продукции в автосервисе «Элекс Авто».

Предмет исследования – операции по учету заказов машин и покупателей в автосервисе «Элекс Авто» и их регистрации.

Целью курсовой работы является разработка автоматизированной информационной системы по регистрации и обработке заказов автосервиса «Элекс Авто» для удобного и качественного обслуживания покупателей.

 

Глава 1. Обеспечивающие подсистемы

• 1.1 Предметная область по регистрации и обработки заказов в автосалоне «Элекс Авто».

 

Под заказом подразумевается предложение покупателя, потребителя изготовить, поставить, продать ему продукцию, товар определенного вида и качества или выполнить работу, оказать услуги. Заказ должен содержать сведения о запрашиваемых товарах и услугах (количество, свойства), сроках его выполнения, виде и величине оплаты. Заказ обычно оформляется документально и считается принятым, если он подтвержден лицом, которому направлен, адресован.

Вы можете оплатить за автомобиль в любой удобной для  Вас форме или приобрести автомобиль в кредит. При покупке автомобиля в кредит Вы можете воспользоваться  услугами любого из банков, с которыми мы сотрудничаем.  Так же возможно сделать заявку на кредит online на главном сайте.

АИС-заказ:

Это заказ выполненный в нашем салоне через автоматизированную информационную систему АИС «Элекс Авто» , в которой происходит прием заказа, добавление заказчика, добавление нового товара, а так же вся отчетность.

Спецпредложение автосалона:

В нашем автосалоне каждому  покупателю на любые дополнительные услуги предоставляется скидка 40%. Покупателям  автомобиля в Кредит МАГНИТОЛА MP3, ПАРКТРОНИК ИЛИ КОМПЛЕКТ ЗИМНЕЙ РЕЗИНЫ в подарок.

 

• 1.2 Обоснование необходимости разработки программного обеспечения.

 

Данная информационная система разрабатывается специально для автосалона по продаже автомобилей, которые занимаются продажей, производством (заказом у других производителей) различного вида транспорта для различных видов использования, с целью упрощения обработки и регистрации заказов. Она проста в использовании, за счет понятного интерфейса, что дает преимущество в подборке персонала, так как работать на ней может научиться человек, не имеющий опыт работы в данной сфере. Что говорит о наличии факторов, способствующих положительному влиянию при использовании ИС.

Необходимо  отметить, что наша сеть автосалонов  имеет партнерские соглашения с  официальными компаниями-импортерами автомобилей. Это означает следующее:

1. Наши автосалоны являются официальными дилерами соответствующих марок автомобилей.
2. Компания-импортер предоставляет кредит на стоимость автомобиля в течение 30 дней и взимает пеню в случае задержки погашения в размере 10% годовых в валюте.
3. Каждый автосалон нашей сети в последнем квартале года предоставляет компании-импортеру годовой план продаж.
4. Автосалон нашей сети имеет право заказывать в производство любой автомобиль.
5. Автосалон нашей сети имеет право узнавать о наличии конкретного автомобиля на складе головного офиса компании-импортера.
6. Компании-импортеры берут на себя все функции и обязательства по производству, оформлению на таможне, доставке, и соответствию сроков поставок автомобилей. В случае несоблюдения сроков поставки взимается пеня по установленной в договоре ставке.

Автосалон «Элекс Авто» предусматривает работу в четыре этапа:

1) Заказ автомобиля - после выбора автомобиля оформляется заказ на выбранную модель, подготавливается и отправляется запрос на завод - изготовитель, принимается предоплата и выдается квитанция о предоплате.

2) Прием автомобиля - принятие автомобиля на внутренний учет, проведение предпродажной подготовки и диагностики автомобиля, оповещение покупателя.

3) Реализация автомобиля - осмотр автомобиля покупателем, оформление договора купли-продажи.

4) Регистрация оплаты.

 

1.3. Организационное  и правовое обеспечение системы АИС.

 

Организационное обеспечение  реализует следующие функции:

- анализ существующей  системы управления учебным заведением, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

- подготовку задач  к решению на компьютере, включая  техническое задание на проектирование  ИС и технико-экономическое обоснование  ее эффективности; 

- разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления. Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1-м этапе построения БД.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой ИС, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение  этапов разработки ИС включает нормативные  акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение  этапов функционирования ИС - информационных систем - включает:

- статус ИС;

- права, обязанности  и ответственность персонала; 

- правовые положения отдельных видов процесса управления;

- порядок создания  и использования информации и  др.

 

1.4 Средства моделирования и среды разработки АИС

 

Разрабатываемую систему  можно представить в виде диаграмм потоков данных (DFD), обеспечивающей правильное описание выходов (отклика системы в виде данных) при заданном воздействии на вход системы (подаче сигналов через внешние интерфейсы). Диаграммы потоков данных являются основным средством моделирования функциональных требований к проектируемой системе.

При создании диаграммы  потоков данных используются четыре основных понятия: потоки данных, процессы (работы) преобразования входных потоков  данных в выходные, внешние сущности, накопители данных (хранилища).

Рис 1.3.1 - Диаграмма потоков  данных регистрации и обработки заказов

 

Потоки данных являются абстракциями, использующимися для  моделирования передачи информации (или физических компонент) из одной  части системы в другую. Потоки на диаграммах изображаются именованными стрелками, ориентация которых указывает направление движения информации.

Назначение процесса (работы) состоит в продуцировании выходных потоков из входных в соответствии с действием, задаваемым именем процесса. Имя процесса должно содержать глагол в неопределенной форме с последующим дополнением (например, "получить документы по отгрузке продукции"). Каждый процесс имеет уникальный номер для ссылок на него внутри диаграммы, который может использоваться совместно с номером диаграммы для получения уникального индекса процесса во всей модели.

Хранилище (накопитель) данных позволяет на указанных участках определять данные, которые будут  сохраняться в памяти между процессами. Фактически хранилище представляет "срезы" потоков данных во времени. Информация, которую оно содержит, может использоваться в любое время после ее получения, при этом данные могут выбираться в любом порядке. Имя хранилища должно определять его содержимое и быть существительным.

Внешняя сущность представляет собой материальный объект вне контекста  системы, являющейся источником или приемником системных данных. Ее имя должно содержать существительное, например, "склад товаров". Предполагается, что объекты, представленные как внешние сущности, не должны участвовать ни в какой обработке.

 

Глава 2. Техническое задание по АИС регистрации и обработки заказов в автосалоне «Элекс Авто»

 

1. Общие положения

Полное наименование системы: Разработка автоматизированной информационной системы регистрации  и обработки заказов в автосалоне «Элекс Авто»

Краткое название: АИС «Элекс Авто».

Плановые сроки начала создания системы – 1 ноября 2012 года, плановые сроки окончания создания системы – 31 ноября 2012 года.

2. Назначение и цели создания системы

АИС регистрации и  обработки заказов «Элекс Авто» предназначена для комплексной автоматизации заказа продукции «Элекс Авто» по следующим процессам:

• Выбор клиентом товара и регистрация заказа;
• Просмотр предлагаемой продукции;
• Предоставление информации о заказах;
• Формирование отчетов по сделанным заказам.

Разработанную АИС предполагается использовать  в автосервисе «Элекс Авто».

Цели создания АИС:

• Повышение эффективности использования процессов, перечисленных выше, путем сокращения непроизводительных и дублирующих операций, операций, выполненных «вручную», оптимизация информационного взаимодействие участников процессов;
• Повышения качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты, достоверности и удобства форматов отображения информации;
• Повышение информационной открытости, повышение удобства и комфорта.

3. Характеристика объекта автоматизации

Надежное (устойчивое) функционирование программы должно быть обеспечено выполнением  Заказчиком совокупности организационно-технических  мероприятий, перечень которых приведен ниже:  
а) организацией бесперебойного питания технических средств;  
б) использованием лицензионного программного обеспечения;

Время восстановления после  отказа, вызванного сбоем электропитания технических средств (иными внешними факторами), не фатальным сбоем (не крахом) операционной системы, не должно превышать 30-ти минут при условии соблюдения условий эксплуатации технических и программных средств.

Время восстановления после  отказа, вызванного неисправностью технических  средств, фатальным сбоем (крахом) операционной системы, не должно превышать времени, требуемого на устранение неисправностей технических средств и переустановки программных средств.

Климатические условия  эксплуатации, при которых должны обеспечиваться заданные характеристики, должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим  средствам в части условий их эксплуатации.

 

Глава 3. Проект АИС регистрации и обработки заказов в автосалоне «Элекс Авто».

• 3.1 Информационное обеспечение и входные данные техологического процесса.

 

Информационное обеспечение включает полный набор показателей, документов, классификаторов и кодификаторов информации, файлов, баз данных, баз знаний, методов их использования в предметной деятельности, а также способы представления, накопления, хранения, преобразования, передачи информации, принятые в конкретной системе для удовлетворения информационных потребностей пользователей в нужной форме и в требуемое время.