При традиционном варианте управления материальными  потоками (МП) на предприятии отсутствует  системность управления. Так, связи  между логистическими операциями (ЛО), соответствующими разным функциональным областям, четко не определены, зачастую устанавливаются не целенаправленно, а случайно. Отсутствует организация, объединение ЛО в единую общую для предприятия функцию управления МП, также отсутствует носитель этой функции, который должен ее реализовывать. В результате нет, как таковой, оптимизации сквозного МП в рамках предприятия и соответствующего экономического эффекта, т.е. у традиционной системы организации управления МП отсутствуют интегративные свойства. Поскольку ЛФ тесно переплетаются с другими видами деятельности на предприятии, это часто приводит к распределению ЛФ по разным службам (маркетинг, снабжение, сбыт, складское хозяйство, производство и т.д.). При этом непосредственные цели этих служб могут не совпадать с целью рациональной организации сквозного МП на предприятии в целом. Поэтому для эффективного решения логистических задач необходимо создание отдельного подразделения - логистической службы, которая будет реализовывать следующие основные задачи.

     К основные задачам логистической  службы относятся:

     1. Развитие, формирование, реорганизация  ЛС.

     2. Разработка и реализация логистической  стратегии предприятия. 

     3. Внутренняя и внешняя логистическая  интеграция: а) формирование взаимодействий, гармоничных и продуктивных рабочих отношений между сотрудниками различных функциональных подразделений, которые обеспечивали бы достижение цели ЛС, организация их совместной работы; б) координация деятельности в функциональных областях логистики на предприятии и в ЛЦ.

     4. Управление МП и сопутствующими  потоками, начиная от формирования  договорных отношений с поставщиком  и заканчивая доставкой покупателю  ГП.

     5. Логистический реинжиниринг.

     В принципе, для построения организационной  структуры логистического управления на предприятии можно использовать одну из типовых структур управления: линейную, функциональную, матричную, дивизиональную и др. В действительности, существуют самые разнообразные варианты организации службы логистики на предприятии, зависящие от масштабов и специфики деятельности конкретных компаний (ассортимент продукции, техническая сложность, уровень затрат на функциональные области логистики и др.), от степени достигнутой на предприятии внутренней логистической интеграции, от рыночной среды. Они различаются уровнем внутренней интеграции на предприятии, степенью централизации логистического управления, организационной структурой самой службы логистики, распределением и характером полномочий между ней и другими подразделениями и др.

     По  аналогии с историческими этапами развития логистики по уровню охвата логистическим управлением различных сфер деятельности предприятий, эволюция логистических структур на предприятиях проходит также следующие три стадии.

     На  первой стадии основная функции логистики - доставка продукции предприятия в розничную сеть. На этой стадии логистические функции распылены между различными подразделениями, но появляются тенденции к объединению ЛФ в организационные подсистемы.

     На  второй стадии к доставке продукции  в розничную сеть добавляются и другие: организация хранения на складах, оптимизация запасов, обслуживание клиентуры и т.д. ЛФ не только расширяются, но и объединяются большинство ЛО, и создаются системы доставки товаров по заказам клиента.

     На  третьей стадии происходит полное объединение всех ЛО на предприятии. В набор логистических задач включаются построение логистической системы (ЛС), участие в планировании производства и прогнозировании продаж; организация закупок МР для предприятия, организация поставок товаров за рубеж и др.

     Одним из подходов к организации работы службы логистики является межфункциональная  командная работа, в процессе которой  специалисты различных функциональных подразделений предприятия коллективно  работают над решением общих логистических  задач предприятия или ЛЦ.

     Любая ЛС функционирует в условиях постоянных изменений как внешней среды (рынки, экономические условия, конкуренты, технологии и т.д.), так и внутри ЛС (сотрудники, цели деятельности, продукты, планы, процессы, затраты, заказчики, поставщики и т.д.). Изменения - это нормальная часть бизнеса, и если организация не будет на них адекватно реагировать, то неизбежно отстанет от более динамичных конкурентов. Неслучайно к трем важным качествам логистики относят отсутствие «жира» («тощая» логистика), интегрированность и динамизм. К сожалению, переход к новому способу организации работы зачастую сложен и может проходить в несколько этапов:

     1) Отрицание сотрудниками необходимости  перемен как таковых. 

     2) Защита. Сотрудники оправдывают  существующие подходы к решению проблем и критикуют предлагаемые новые.

     3) Начало перехода от старых  способов к новым. 

     4) Адаптация. Использование новых  способов и признание их выгодности.

     5) Полная реализация предложенных  усовершенствований и уверенность  в их эффективности.

     Одна  из важных характеристик изменений - темпы их осуществления. Различают  два основных подхода к управлению изменениями.

     1. Непрерывное совершенствование,  представляет собой поток относительно  небольших изменений, которые  предприятие может принять без крупных для себя потрясений. При этом существенно снижается риск, так как от неудачных нововведений легко отказаться и вернуться к прежнему варианту.

     2. Реинжиниринг бизнес-процессов - фундаментальное изменение мышления  и радикальное перепроектирование бизнес-процессов, позволяющее добиться значительного улучшения важных показателей деятельности: затрат, качества, уровня обслуживания и скорости реагирования. Идея реинжиниринга состоит в том, что организация не ищет возможностей для совершенствования текущих операции, а начинает создавать новый процесс с самого начала.

3.2. Эффективность использования информационных  систем в организации логистической  системы предприятия

     Для автоматизации управления логистическими процессами на АТП, связывающими работников и отделы предприятия между собой, а также с заказчиками, поставщиками материальных ресурсов, поставщиками информации, ремонтными мастерскими и т.д. необходим программный комплекс.

     Альтернативой расширению штата является автоматизация  процесса - связь компьютеров в единую сеть, чтобы все функции транспортного подразделения выполнялись в программе, являющейся частью единой информационной системы компании. Каждое автоматизированное рабочее место обеспечивает доступ к определенному интерфейсу в соответствии с функционалом сотрудника. Через данный интерфейс сотруднику поступают задания, которые он должен выполнить в заранее оговоренные регламентами сроки. Например, менеджеру, отвечающему за планирование маршрутов, поступают задания на перевозку до 17.00, до 18.00 он должен произвести планирование, а затем до 12.00 следующего дня ввести в систему результаты выполнения путевых листов, выполненных накануне. Аналогичным образом контролируется работа каждого технологического участка, а на экране у руководителей в режиме on-line меняются цифры, проценты, соотношения, позволяющие детально оценить производительность того или иного участка.

     Специализированное программное обеспечение для нужд транспортной логистики придется выбирать и интегрировать в используемую систему отдельно. Модули управления транспортом, которые предлагаются в комплексных системах автоматизации, обеспечивают целостность информации при достаточной степени детализации, но, как правило, не обладают достаточной функциональностью и удобством, а разрабатывать самостоятельно программы данного класса - это даже хуже, чем изобретать велосипед. Рассмотрим имеющиеся варианты и возможные проблемы.

     1. Геоинформационные приложения. Программы автоматизированного формирования маршрутов доставки (геоинформационные приложения представляют собой растровую или векторную карту, совмещенную с определенным алгоритмом оптимизации работы транспортных средств. Критерии оптимальности - минимум пробега, максимум использования ресурсов транспортного средства по вместимости и грузоподъемности. При грамотной настройке и использовании программа способна значительно снизить транспортные расходы за счет менее трудозатратного, более быстрого и экономичного планирования, уменьшения расхода ГСМ, снижения амортизации и т. п. Эффективность данных программ особенно ярко проявляется на предприятиях с большим оборотом, специализирующихся на товарах повседневного спроса, у которых ежедневно более 1000 доставок.

     Геоинформационное приложение - это тонкий инструмент, который должен быть тщательно настроен опытным планировщиком. Только что купленная программа при попытке использовать ее «как есть» не принесет ничего, кроме вреда. Основные улицы города должны быть тщательно проработаны с точки зрения средней скорости движения по ним, а те улицы, на которых ведутся ремонтные работы, заблокированы. Должны быть проверены и стандартизированы справочники адресов, товара, автомобилей, водителей, экспедиторов. Работать с приложением должен настоящий профессионал, который точно знает, например, какова средняя скорость езды по городу, если на дворе зима, на дороге гололед, а за рулем Петров Иван Иванович. Если учесть все вышеперечисленные условия и факторы, уже нельзя будет сказать, что «планировщик за $300 в месяц планирует лучше». Это будет действительно так только в одном случае - если именно этот планировщик является единственным оператором геоинформационной системы.

     2. Системы GPS-мониторинга. Системы, работающие на основе GPS-технологий и обеспечивающие возможность отслеживания местонахождения транспортного средства в режиме реального времени, представляют собой программно-аппаратные комплексы с серверной частью в офисе компании (или офисе компании-поставщике услуг), рабочим местом диспетчера и мобильными терминалами в каждом автомобиле. Используются в сочетании с диспетчером. Только с ее помощью становится возможным оперативно оценить дорожно-транспортную ситуацию, понять, что выполнение доставки под угрозой, отменить маршрутную точку либо послать на перехват еще одну машину. Отслеживание происходит в режиме реального времени на экране компьютера. Кроме визуального контроля, GPS в случае установки соответствующего оборудования позволяет регистрировать в автоматическом режиме практически любое событие, происходящее с автомобилем, и формировать статистические выкладки: маршруты движения; пробег; средняя скорость движения; расход топлива и заправки; обороты двигателя; учет времени работы и времени простоев; остановки и стоянки; количество поездок; отдаление от базы (расстояние); погрузка/разгрузка.

     В оперативном режиме данные функции  помогают обеспечить защиту от угона  и сохранность грузов. По результатам  рабочего дня (или отчетного периода) формируются аналитические отчеты. Сравнение путевых листов и отчетов  системы позволяет выявлять и  пресекать ряд фактов злоупотребления служебным автотранспортом. Например, слив топлива, холостой пробег, преждевременное ТО, левые рейсы, накручивание моточасов. Существенный минус системы - достаточно высокая цена. Для транспортного парка в 10 автомашин стоимость полного комплекта составляет порядка $11 000. Необходимо оснастить соответствующим оборудованием, как сам автомобиль, так и рабочее место диспетчера. Существует также ряд технических проблем, некритичных, но неприятных. Основной является вероятность отличия данных в программе от показаний штатных автомобильных приборов (например, одометра). Причинами различий в показаниях могут стать:

     1) погрешность, которую имеет каждый прибор автомобиля. Разброс погрешности в зависимости от производителя составляет от 0,5 до 5%;

     2) временная потеря сигнала спутника. При потере сигнала спутника и последующего его нахождения система автоматически выстраивает маршрут между двумя точками;

     3) особенности настройки обмена данными со спутником. GPS определяет положение объекта не в определенной точке, а в пределах коридора длиной в 15 м. Внутри данного коридора автомобиль движется по неизвестной программе траектории, соответственно возникает расхождение в показаниях.

     Практика  показывает, что базовые настройки  вполне позволяют достичь поставленных перед системой задач. Так, например, слив топлива гарантированно не уложится в допустимую погрешность и со 100-процентной вероятностью будет зафиксирован системой. По разным данным, эффект от использования систем спутникового GPS-мониторинга варьируется в пределах от 10 до 30% экономии затрат.

     Транспортный  процесс каждого предприятия  достаточно уникален. Несмотря на то, что стандартизированные программы как раз и призваны загнать процесс в формальные рамки, без определенной адаптации программный продукт использовать в работе не удастся. Внедрение комплексной системы - процесс долгий, сложный, и транспортные проблемы, связанные с ее внедрением, отнюдь не самые болезненные. Поэтому долгие месяцы (а то и годы) транспортникам приходится мириться с неудобным интерфейсом, недоработками и ошибками. И только когда все исправлено и доработано, наступает этап интеграции системы со сторонним программным обеспечением, отвечающим за планирование и мониторинг, так как базовый функционал систем таких модулей не содержит. Наилучший вариант - параллельная автоматизация транспортных функций на базе менее мощного программного продукта, который может быть доработан собственными силами. Накопленный опыт без сомнения будет полезен, когда у программистов, наконец, дойдут руки до доработки транспортного модуля внедряемой ERP-системы.