Логистическая система внешнеторговых операций на ОАО «МАЗ» и ее совершенствование

Рисунок 2.3 - Структура УВЭС по экспорту на ОАО «МАЗ»

Примечание – Источник: собственная разработка.

Отдел экспорта автотехники в страны Юго-Вост. Азии

Отдел экспорта автотехники в страны Центр. Азии и СНГ

Отдел экспорта автотехники в страны Арабского региона

Отдел экспорта автотехники в страны Европы, Прибалтики

Начальник УВЭС по экспорту

Отдел экспорта автотехники в страны Африки и Лат. Америки

Зам. начальника по экспорту (коммерч. вопр)

Зам начальника по  произв-ву (техн. вопросам)

Бюро организации сервиса

Бюро поставок автотехники в  страны Л. Амер.

 

Бюро поставок автотехники в  страны Африки

Группа план-ия, комплектов-я и отгрузки запчастей

Бюро обеспечения ий

Коммерческое  бюро запчастей

Отдел экспорта запчастей

Отдел сервиса автотехники в  дальнее зарубежье

Бюро поставок автотехники в  Прибалтику

Бюро поставок автотехники  в Сирию, Кувейт, ОАЭ и др.

Бюро поставок автотехники  в Ирак, Иорданию, Сауд. Аравию

Бюро поставок автотехники в  Европу

Бюро поставок автотехники в  Пакистан, Иран, Афганистан

Бюро поставок автотехники в  Узбек, Казах, Азерб, СНГ

 

Бюро поставок автотехники во Вьетн, Камб, Лаос, Индию

 

Бюро поставок автотехники а Китай, Корею, Монголию

ЭТО (экспортно-технический отдел)

ПТО (произв-технологический отдел)

Зам. начальника отдела

Бюро автомобилей и прицепов

Производств-ый участок доводки эксп. продукции

Бюро тендерных торгов

Склад экспортной продукции

Бюро нормат-технической документации

Отдел экспорта автотехники в страны Арабского региона

Бюро поставок автотехники в  Ирак, Иорданию, Сауд. Аравию

Бюро поставок автотехники в  Сирию, Кувейт, ОАЭ и др.

Склад экспортной продукции

Бюро нормат.-технической  документации

Во главе  УВЭС стоит заместитель генерального директора по внешнеэкономическим  связям. Ему непосредственно подчиняются  четыре управления:

• УВЭС по экспорту;
• УВЭС по импорту;
• Управление по финансам, маркетингу и контролю;
• Управление по загранкадрам и протоколу.

Каждое из вышеперечисленных  управлений включает в себя ряд отделов  и бюро.

Основные функции УВЭС по экспорту ОАО “МАЗ”:

1. Осуществление операций по экспорту продукции, выпускаемой головным предприятием и заводами объединения, а также оказанию коммерческих услуг;
2. Изучение и использование конъюнктуры мирового рынка; определение наилучших условий экспорта товаров и услуг, обеспечивающих наибольшие валютные поступления, в том числе по свободно конвертируемой валюте;
3. Участие в переговорах и подписании контрактов с иностранными фирмами и организациями по вопросам экспорта продукции;
4. Обеспечение рекламы выпускаемой продукции с целью расширения экспорта товаров, участие в специализированных выставках, международных ярмарках и выставках;
5. Выдача нарядов на подготовку и поставку образцов автомобилей на международные ярмарки, специализированные выставки и в автомобильные салоны;
6. Организация совместно с экспортно-техническим отделом техническое обслуживание экспортируемой продукции;
7. Ведение оперативного и статистического учета экспортируемой продукции.

В каждом отделе УВЭС по экспорту насчитывается от 5-ти до 10 работников, включая начальника отдела. Численность зависит от сложности функций отдела, широты охвата его деятельности. На предприятии 5 основных отделов экспорта автотехники МАЗ, различающихся регионами сбыта продукции. Каждый специалист имеет свой перечень стран или одну страну, с которой он сотрудничает от лица РУП “МАЗ”, устанавливает связи с агентами и дилерами, заключает и обеспечивает исполнение контрактов. Это позволяет подробно изучить специфику необходимых стран, и стать специалистом в торговле в своём регионе.

К преимуществам  линейно-функциональной структуры  УВЭС можно отнести то, что она  стимулирует деловую и профессиональную специализацию, уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях, улучшает координацию деятельности.

Остановимся непосредственно на организации  экспортной деятельности в ОАО «МАЗ». Порядок заключения договоров на экспортные поставки включает себя следующие этапы:

- поиск потенциальных покупателей;

-..подготовка технико-коммерческого предложения (приложение А);

-..расчет ценового предложения;

-..подготовка, заключение и подписание контракта;

-..подготовка проформы - счета (инвойса) как официального документа на оплату поставляемой автотехники, запчастей (продукции);

-..исполнение контракта;

-..внесение изменений в контракт;

-..доведение изменений к контракту до покупателя и исполнителей предприятия;

-..контроль за ходом выполнения контракта;

-..анализ контракта в процессе его исполнения;

-..учет и хранение выполненных контрактов;

-..анализ контракта после его выполнения;

-..анализ неисполненных контрактов.

УВЭС по экспорту, используя рекламную продукцию, средства электронной почты ОАО  «МАЗ», рассылает потенциальным  покупателям  в различные страны мира рекламные проспекты, каталоги и другую информацию для поиска новых  регионов сбыта. Далее совместно  с УППТ (управление продаж пассажирской техники) и УПГТ (управление продаж грузовой техники) завода, в соответствии с планом участия в выставках  на текущий годовой период, представляет образцы продукции ОАО «МАЗ»  на международных выставках и  ярмарках, изучает спрос и предложения  потенциальных покупателей.

       Получив заявку (запрос) от потенциального покупателя (потребителя) продукции МАЗ, УВЭС по экспорту регистрирует ее в журнале входящей корреспонденции УВЭС по экспорту, оформленного согласно СТП МАЗ 9001.4.5.07 и делает запись в журнале регистрации коммерческих запросов и ответов соответствующего отдела УВЭС по экспорту, а в случае устной заявки в ходе переговоров, отражает в протоколе переговоров  и проводит ее рассмотрение самостоятельно, либо с привлечением технических служб завода. По результатам проработки определяется возможность исполнения заявки потенциального покупателя.

         При  получении заявки от покупателя  на разработку новой для предприятия  продукции, решение о её выполнении  принимается техническим директором  ОАО «МАЗ» с учётом требований  СТБ 972. Указанные работы проводятся на основании приказа генерального или технического директора, проект которого разрабатывает УВЭС по экспорту и согласовывает с руководителями структурных подразделений, задействованных в выполнении приказа.

          Официальное письменное уведомление  ОАО «МАЗ» УВЭС по экспорту  направляет покупателю в возможно  короткий срок, который в зависимости  от сложности исполнения и  объема прорабатываемых вопросов, составляет от одного до 10 дней  с даты регистрации заявки (запроса) потенциального покупателя.

При получении  официального предложения об участии  ОАО «МАЗ» в тендере продукции  находящейся в производстве и  положительном решении руководства  об участии в нем, полученные тендерные  документы рассматриваются в  УВЭС по экспорту. При получении  официального уведомления о выигрыше тендера УВЭС по экспорту разрабатывает проект контракта и направляет его заявителю тендера, а также  работник отдела экспорта направляет в Управление по финансам, маркетингу и контролю заявку на выдачу ценового предложения.

По результатам  расчёта  ценового предложения, инженер  отдела экспорта готовит коммерческое предложение и направляет контрагенту (потенциальному покупателю), как официальный  документ на осуществление сделки. После согласования и официального подтверждения  контрагентом (посредством факса, письма, электронной почты) согласия на проведение сделки по предоставленному коммерческому предложению, УВЭС по экспорту разрабатывает проект контракта.

        Оформленный  проект контракта посылается  Покупателю заказной корреспонденцией, факсом или электронной почтой на обсуждение и согласование, либо обсуждается в ходе коммерческих переговоров. Срок обсуждения контракта составляет, как правило, до 14 календарных дней.

По результатам  переговоров, обсуждения проекта контракта, определяется окончательный текст  контракта, согласованный между  продавцом и потенциальным  покупателем и окончательный расчет контрактной цены.

После согласования различных служб производится роспись в карточке визового сопровождения контракта.

Внесение  изменений в контракт по инициативе покупателя или продавца производится путем согласования, подписания, и  регистрации соответствующего дополнения к подписанному контракту, в порядке  аналогичном подписанию основного  контракта купли-продажи. При этом также оформляется карточка визового сопровождения контракта.

На основе коммерческого предложения, либо подписанного контракта инженер отдела экспорта, ведущий контракт, оформляет и  направляет покупателю инвойс, на сумму  товара по контракту для выполнения покупателем условий платежа  по контракту.

Одновременно  оформляется заказ-наряд на изготовление товара.

По готовности к отгрузке продукции (после того как пришло подтверждение от отдела валютных операций об оплате продукции) работник отдела оформляет в срок от трех до десяти дней (а в особых случаях – немедленно, в возможно короткое время) отгрузочные документы  на таможенном пункте ОАО «МАЗ».

Оформленные отгрузочные документы, подлинник  контракта (дополнения к контракту) и полученное разрешение отдела валютных операций, представляет для регистрации  в обслуживающий ОАО «МАЗ» банк.

После регистрации  в банке, оригинал контракта (дополнения к контракту), карточка визового сопровождения, паспорт сделки и разрешения находятся  на хранении в архиве Управления по финансам, маркетингу и контролю.

Параллельно подается заявка на страхование автотехники.

По готовности к отгрузке автотехники оформляется  распоряжение по заводу на отгрузку продукции  покупателю. Автотехника со всеми  документами отгружается со сбыта  покупателю, либо доставляется в пункт оговоренный в контракте.

При передаче автотехники оформляется акт  приемки-передачи в произвольной форме.

Контроль  за исполнением экспортного контракта возлагается на начальников отделов УВЭС по экспорту, начальника отдела валютных операций, директора УВЭС и его заместителей.

ОАО «МАЗ»  для осуществления экспортной деятельности использует не только личные продажи, но и посредников. С 2008 года ТПС OAO «МАЗ» организована по товарному принципу:

-  дилеры  по реализации грузовой техники;

-  дилеры  по реализации пассажирской техники;

-  дилеры  по реализации запасных частей.

Дилерская сеть ОАО “МАЗ” в странах дальнего зарубежья и СНГ (кроме РФ и  Украины) имеет одноуровневую систему. Минский автозавод обоснованно  не вкладывает значительные средства на создание собственной дилерской  сети, предпочитая реализовывать  автотехнику через независимых  дилеров, оказывая им полное содействия и стимулируя их для дальнейшего  развития. Делая ставку на сеть местных компаний-партнеров ОАО “МАЗ” не только продает автотехнику в регионах, но и обеспечивает ее сервисное обслуживание в гарантийный и постгарантийный периоды.

Структура реализации автотехники заводом в настоящее  время выглядит следующим образом (в процентном отношении от общего объёма реализации продукции):

- реализация  непосредственно заводом – 36%,

- дилеры –  44%,

- торговый  дом МАЗ – 5%,

- лизинг (лизинговая  компания “МАЗконтрактлизинг”) – 3%,

- другие виды  посредников – 8%.

В целом, экспортные операции ОАО «МАЗ» достаточно разнообразны, как по содержанию, так и по методу осуществления. Для эффективной организации экспорта (импорта) на предприятии необходимо учитывать всю специфику выбора того или иного метода, а также особенности реализации товара на конкретном рынке.

 

 

2.3 Основные недостатки экспортной деятельности ОАО «МАЗ»

 

 

Проблемы развития экспорта связаны со снижением конкурентоспособности белорусской автотехники  относительно других поставщиков на мировых рынках. Одним из существенных факторов данного факта является в первую очередь то, что за последнее десятилетие ОАО «МАЗ» не имел достаточных средств для модернизации и обновления оборудования, что отрицательно сказывается на качестве продукции, освоении новых изделий для экспорта. Износ основных фондов, по оценкам специалистов, достигает 60-80%. В то же время получаемая предприятиями прибыль недостаточна не только для обновления основных фондов, но даже для пополнения оборотных средств.

Многие европейские автопроизводители  перешли на более экологические двигатели Евро-5, при этом МАЗ выпускает в основном технику с Евро-2 , а Евро-3, Евро-4 являются новыми моделями.

Нововведение является движущим фактором конкурентоспособности организации, но именно этого не хватает ОАО  «МАЗ».

Основными фактами, которые ограничивают степень нововведения в ОАО «МАЗ», являются:

  – ограниченный платежеспособный спрос на внутреннем рынке на передовые технологии и промышленные нововведения;

– неразвитость специальных финансовых механизмов поддержки отдельных  элементов инновационной инфраструктуры и инновационного предпринимательства;

– слабость кооперационных связей между  научными организациями, учреждениями образования и производственными  предприятиями;

– неразвитость современных форм инновационного менеджмента и коммерциализации нововведений;

– низкая информационная прозрачность инновационной сферы, прежде всего, недостаток информации о новых технологиях  и возможных рынках сбыта принципиально  нового (инновационного) продукта.

Эти барьеры на пути инновационного развития определяют главную проблему – темпы развития инновационной  деятельности и внедрения инноваций  пока не отвечают современным требованиям  повышения конкурентоспособности  белорусской автотехники.