Текст як складова документа. Наведіть основні логічні частини тексту і правила його складання

Текст як складова документа. Наведіть основні логічні частини тексту і правила його складання.

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

-         Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...

-         Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

-         Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

-         Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

-         Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

-         Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

-         Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

-         Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).

-         Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції...

-         Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

-         Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

-         У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...

-         Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами :р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

      Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

•    службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

•    особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

•    внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

•    зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

•   стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

•   індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

•   звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

•   термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом;

•   дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

•   оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

•   копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія»  вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

•   за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);

•   якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Організаційні документи. Складіть посадову інструкцію секретаря-референта.

Організаційні документи

Цей вид документів регулюють функції, обов'язки та права органів на довгий строк.

Положення

Положення — це правовий акт, який встановлює основні прави­ла організаційної діяльності державних підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складаються пере­важно при створенні нових підприємств або установ. Ці документа можуть бути як типовими, так і індивідуальними Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств склада­ються на базі типових.

Типові положення, як правило, затверджуються вищими органа­ми управління, індивідуальні - керівниками підприємств, органі­зацій, установ.

Положення повинно мати такі реквізити: найменування виду до­кумента, герб, назва установи, дата, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст.

Текст звичайно складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Майно та кошти підприємства.

3. Виробнича та господарча діяльність.

4. Права та обов'язки підприємства або його підрозділів.

5. Структура управління.

6. Реорганізація та ліквідація установи, організація підприєм­ства.

У першому розділі вказуються мета створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні за­вдання, функціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозді­лами.

У другому розділі вказуються основні та оборотні кошти, поря­док придбання майна, амортизаційні відрахування та їх призна­чення, прибуток, відрахування на премії робітникам та службов­цям, житловий фонд, службові приміщення, порядок використову­вання надлишків невикористаних оборотних коштів.

В інших розділах регламентується виробнича та господарча діяльність підприємства.

Залежно від специфіки діяльності в положенні можна також ві­добразити процес капітального будівництва, винахідництва та ра­ціоналізації, стан матеріально-технічного забезпечення.

Статут

Статут — це зведення правил, які регулюють:

а) основи організації та діяльності підприємств і установ певної галузі господарства;                                          

б) умови створення, склад, будову та діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління;                                                     

в) конкретну сферу діяльності організації.                      Як приклад розглянемо статут залізниці. Він містить такі реквізити: гриф затвердження вищою організацією або органом управління; найменування виду документа (статут); заголовок; текст.

Текст складається з таких розділів:                           

1. Загальні положення, де розкриваються мета, завдання залізниці, її функції, чинність статуту за об'єктами та суб'єктами.,

2. Головна діяльність, її зміст.

3. Планування та облік робіт.

4. Призначення допоміжних служб.

5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю.

6. Специфічні особливості діяльності (перевезення пасажирів, вантажів, пошти).                                     

7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'я­зань та порядок вирішення спорів, подання претензій. Звичайно текст статуту поділяють на статті (пункти), які групуються в розділи (позначаються римськими цифрами).

Інструкція

Інструкція — це правовий акт, який видається органами державного управління для прийняття правил, що регулюють організа­ційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні види діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та  служб, а також посадових осіб або громадян.

Кожна інструкція повинна бути затверджена вищими органами або керівниками організацій (з номером і датою видання).

Інструкція крім грифу затвердження має такі реквізити: найме­нування її виду, короткий зміст (заголовок), текст, посаду та прі­звище особи, відповідальної за її складання, її підпис, дату і номер (індекс) за класифікатором.

Текст подають в логічній послідовності, групують за розділами, поділяють на параграфи (позначають арабськими цифрами). При цьому зручніше користуватися наскрізною нумерацією. Розділи ве­ликих інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти — арабськими.