Ведение трудовых книжек

     б) о времени учебы в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и других учреждениях на учебно-курсовых комбинатах (в центре, пункте и т. п.);

     в) о времени учебы в высших учебных  заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;

     г) о работе в качестве членов колхоза - в том случае, если действующим  законодательством предусмотрено  зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников.

     д) о времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом  в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, нуждающимся, по заключению медицинского учреждения, в постоянном постороннем уходе ( в т. ч. за престарелым, достигшим 80-летнего возраста, согласно медицинскому заключению).

     е) безработным лицам запись о периоде  получения пособия по безработице  заносится в трудовую книжку органом  государственной службы занятости  населения.

     Сведения о награждениях и поощрениях. Так, в раздел "Відомості про нагородження" вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и знаками отличия Украины, а в раздел "Відомості про заохочення" - сведения о поощрениях за успехи в труде. Обращаем внимание, что в трудовые книжки не заносятся сведения о премиях, которые предусмотрены системой заработной платы или выплата которых имеет регулярный характер.

     Если  трудовую книжку заполняют при увольнении, то записи о причинах увольнения в  трудовой книжке должны точно соответствовать формулировкам действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона (см. образец 3).  
 
 
 

     Образец 3

     Образец внесения в трудовую книжку записи об увольнении

     Днем  увольнения считается последний  день работы.

     В случае перевода с одного предприятия  на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывают ссылку на согласование, например: "Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу у ТзОВ "Соки України", п. 5 ст. 36 КЗпП України".

     1.3 Исправление и изменение записей

     Исправления вносят при обнаружении неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе или о награждении и  поощрении. Вносит исправление владелец или уполномоченный им орган предприятия, где была сделана соответствующая запись. При этом владелец или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан оказать работнику необходимую помощь в этом.

     Заметим, что исправленные сведения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

 В  случае утери приказа или распоряжения  или несоответствия их фактически  выполняемой работе исправление  сведений о работе осуществляется  на основании других документов, подтверждающих выполнение работ,  не указанных в трудовой книжке. Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления ранее занесенных записей.

       В графе 3 трудовой книжки (или разделе сведений о работе, переводе и т. п., указанных во вкладыше) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Например, если нужно изменить запись в графе 3 (сведения о работе), то после указания соответствующего порядкового номера, даты в графе 3 делается запись, показанная в образце 4.

     Образец 4

     Образец внесения исправления  в трудовую книжку

     В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу при незаконном увольнении или переводе, установленном  органом, рассматривающим трудовые споры, и восстановлении на предыдущей работе или изменении формулировки причины увольнения.

     А вот изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения . Такое изменение вносит владелец или уполномоченный им орган по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчестве и т. п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной черточкой зачеркивается, например, прежняя фамилия и записывается новая со ссылкой на свидетельство о браке на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или печатью отдела кадров.

     1.4 Трудовые книжки у физлиц-СПД

     Трудовые книжки хранятся непосредственно у работников в случаях, если:

     - они работают на условиях трудового  договора у ФЛ СПД без создания  юридического лица с правом  найма; 

     - они работают у физических  лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением  услуг (повара, няни, водители и т. п.).

     Вышеупомянутые  физические лица делают записи в трудовых книжках работников о приеме на работу и увольнении с работы согласно заключенным  с работниками письменным трудовым договорам, зарегистрированным в установленном  порядке в государственной службе занятости. Напоминаем, что форма трудового договора между работником и физическим лицом и порядок его регистрации утверждены приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.2001 г. №260. Так, согласно п. 8 этого Порядка, записи о регистрации и снятии с регистрации трудового договора дают право физическому лицу внести записи в трудовую книжку работника о приеме и увольнении его с работы (см. образец 5).

     Образец 5

     Образец внесения записи в  трудовую книжку при  приеме на работу у физического лица

     После внесения физическим лицом записей  в трудовую книжку их удостоверяет подписью и печатью должностное  лицо органа государственной службы занятости, зарегистрировавшего трудовой договор. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. В этом случае владелец или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (нового образца) с надписью "Дублікат" в правом верхнем углу первой страницы не позднее 15 дней после заявления, а в сложных случаях - в другие сроки. Также дубликат трудовой книжки (или вкладыш к ней) выдается лицу по последнему месту работы, если его трудовая книжка (вкладыш к ней) стала непригодной (обгорела, порвалась, загрязнилась и т. др.). При этом на первой странице ставшей непригодной трудовой книжки делается запись "Замість видано дублікат", а книжка возвращается ее владельцу. При трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

     Дубликат  трудовой книжки или вкладыша к ней  заполняют по общим правилам. Рассмотрим поэтапно заполнение дубликата трудовой книжки в случае, если лицо, уже работавшее до того, как устроиться на последнее предприятие, потеряло трудовую книжку:

     * Общий стаж работы записывается  суммарно, т. е. указывается общее  количество лет, месяцев, дней  работы без уточнения, на каком  предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Не указываются в подытоженном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, следующие записи: 
а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы; 
б) о работе в качестве члена артели промышленной кооперации.

     * Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий делается по желанию работника.

     1.5 Учет трудовых книжек, Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек.

     Владелец или уполномоченный им орган обязаны постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Так, при выписке трудовой книжки (или вкладыша к ней) или дубликата трудовой книжки владелец или уполномоченный им орган взимает с работника сумму ее стоимости. Если трудовая книжка работника утеряна предприятием вследствие стихийного бедствия или по другим причинам, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

     В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки (или вкладыша к  ней), а также порчи бланков  вследствие небрежного хранения предприятие оплачивает стоимость испорченных бланков.

     Обращаем  внимание, что трудовые книжки и  их дубликаты, не полученные работниками  при увольнении, хранятся в течение  двух лет в отделе кадров предприятия  отдельно от других трудовых книжек работников, находящихся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по окончании этого срока их можно уничтожить в установленном порядке.

     На предприятии ведутся книги учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. №277, а именно:

     а) книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма  №п-9). В нее вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Эта книга ведется бухгалтерией предприятия;

     б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма №п-10) ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, осуществляющим оформление прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам заново.

     При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

     Обе книги должны быть пронумерованы, прошиты  и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

     Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. По окончании каждого месяца лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек, подает бухгалтерии отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

     Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях другую ответственность. лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.