Міжнародна стандартизація і проблеми термінології: керування документаціїними процесами

     МІНИСТЕРСТВО  ОСВІТИ ТА НАУКИ УКРАЇНИ

     КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

     КУЛЬТУРИ  І МИСТЕТСТВ

     ДОНЕЦЬКИЙ ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ І БІЗНЕСУ

     КУРС: «»

     Курсова робота

     на  тему: «Міжнародна стандартизація і проблеми

     термінології: керування документаціїними процесами.» 
 

                                                  Роботу виконала:

                                                  Студентка IV курсу

                                                  Групи ДМ-17

                                                  денного навчання

                                                  Тюріна Є. В. 

                                                  Роботу перевірила

                                                  доцент, к.і.н. 
 
 
 
 

     Донецьк-2011

     ЗМІСТ

     Вступ..............................................................................................................3

     Розділ  І. Міжнародні стандарти в управлінні документацією….....…5

     1.1  Міжнародний стандарт ISO 15489. Характеристика та термінологія………………………………………………………………….5

             1.2 Нормативна база  діловодства в Україні…….………………...8

     Розділ  ІІ. Міжнародна стандартизація на підприємствах……………..10 

             2.1  Впровадження стандартів на  підприємствах Україні….……..10

            2.2. ДСТУ 4423-2005 “ Інформація та документація. Керування документаційними процесами ”………………………………………………..14

     Висновки………………………………………….……...…....................26

     Використана література………………………..…..….………………..28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Вступ

     Актуальність  теми . Міжнародна стандартизація є однією з важливіших  і необхіднішим елементом міжнародних Європейських відносин. На сьогодення під стандартом підрозумівається, документ в якому в цілях добровільного багатократного використання встановлюються характеристики продукції, правила здійснення і характеристики процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації і утилізації, виконання робіт або надання послуг. Згідно з цим твердженням під стандартизацією розуміється діяльність, спрямована на досягнення впорядкування в певній області за допомогою встановлення положень для загального і багатократного вживання відносно реально існуючих і потенційних завдань. Ця діяльність виявляється в розробці, публікації вживанні стандартів.

     Метою стандартизації в Україні є забезпечення раціонального використання природних ресурсів, відповідності об'єктів стандартизації їх функціональному призначенню, інформування споживачів про якість продукції, процесів та послуг, підтримка розвитку і міжнародної конкурентоспроможності продукції та торгівлі товарами і послугами.

     Національна стандартизація через процес гармонізації з міжнародними нормативними документами, що отримали міжнародне визнання, служить  перепусткою на світові ринки  для вітчизняних виробників.

     В Україні дотримання міжнародних  стандартів є дуже важливою бо інтеграція України у світовий інформаційний  простір зумовлюється дотриманням  міжнародних стандартів та адаптацією законів України до законодавства  ЄС.

     Нормативну  базу діловодства України можна  умовно розділити на декілька груп:

• закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України "Про інформацію" 7, "Про державну таємницю" 8, "Про Національний архівний фонд та архівні установи" 9, "Про електронні документи та електронний документообіг" 10, "Про електронний цифровий підпис" 11 тощо).
• правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер( "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації"; а також державні стандарти;
• типові та примірні інструкції з діловодства;
• нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство

 
         Питання  стандартизації розглядалися у  працях таких науковців, як  І. Л. Бачило, Д. Клявине , Пшенко А.В., І.Є. Антоненко, О.М. Загорецька,С.Г. Кулєшов та ін..

     Мета  та задачі. Метою курсової роботи є вивчення міжнародної стандартизації та термінології, в сутності їх впровадження та застосування в Україні та інших країнах.

     Для досягнення поставленої мети було сформульовано  такі основні завдання: визначення сутності стандартів та стандартизації,її поняття, ознак і видів; значення міжнародної стандартизації в Україні та інших країнах;прийняття міжнародних стандартів законодавством україни.

     Об’єктом  є стандарт,предметом є документація та законодавство.

     Структура роботи: вступ, два розділи, висновки, список використаних джерел.

     Зміст курсової роботи викладено на 29 сторінках друкованого тексту. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Розділ  І . Міжнародні стандарти  в управлінні документацією.

             Глобалізація сучасних економічних  і суспільних процесів зумовлює  необхідність міжнародної уніфікації  та стандартизації інформаційних  процесів. Зміни політичної та  економічної ситуації в Європі  із створенням Євросоюзу фактично  привезли до створення єдиного  економічного простору, єдиного  ринку для більшості європейських  країн. Певною мірою це змушує  держави у складі Європейського  Союзу відмовитися від деяких  національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних  систем управління документацією.  Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм давно вийшла  за межі національних кордонів, транснаціональні корпорації мають  представництва у багатьох країнах,  у тому числі й тих, де  їм доводиться працювати за  правилами національної економіки.  Саме ці нові економічні реалії  зумовили потребу вироблення  єдиного (міждержавного) стандарту  з управління документацією, що  й призвело до видання Міжнародною  організацією стандартизації 15 вересня  2001 р. стандарту ІSО 15489-2001 "Інформація  та документація - Управління документацією".

     Україна не залишилися осторонь світових процесів. З 1998 р. діє затверджена Президентом  України Стратегія інтеграції України  до Європейського Союзу. Мета стратегії - забезпечити входження нашої  держави до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового  простору. Одним з основних напрямів інтеграційного процесу є адаптація  законодавства України до законодавства  ЄС 2. Вона передбачає, зокрема, поступове  приведення законодавства України  у відповідність з європейськими  стандартами.

     У сучасній інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені  інтеграцією України в світовий інформаційний простір, впровадженням  прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства  в цілому. На часі - застосування у  сфері діловодства міжнародних  правил і технологій, спілкування  мовою, що зрозуміла всім.

1.1 Міжнародний стандарт ISO 15489. Характеристика та термінологія.

     Стандартизація  управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами у галузі управлінської  діяльності. Стандартизація політики та процедур управління документацією  забезпечує наявність належної уваги  процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної  методики і процедур - більш швидкий  і ефективний пошук документної  інформації.

     Стандарт  стосується управління документами  всіх видів та на всіх носіях, створених  або отриманих організацією (державною  і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які  зобов'язані створювати та використовувати  документи. Він визначає обов'язки організації  під час реалізації процесів документування, надає рекомендації щодо розроблення  політики управління документацією  в організації та пов'язаних з  нею процедур, систем і процесів, а також щодо розроблення та впровадження систем документації.

     Управління  документацією розглядається у  міжнародному стандарті як частина  системи управління якістю, що базується  на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. Стандарт ISO 15489 є викладом оптимальної  методики управління документацією, яка  призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і  для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема, розробників нових  інформаційних програм і систем, щоб забезпечити відповідність  цих програм та систем вимогам  управління документацією. Загальний  концептуальний характер стандарту  робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно  від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією.

     Стандарт  складається з двох частин. Частина 1 "Загальні положення" містить  виклад загальних принципів управління документацією в державних і  недержавних організаціях, що створюють  документи. Ці принципи полягають у  визначенні й документальному оформленні:

       основних правил та стандартів роботи з документами в організації (політика організації в сфері управління документацією);

     повноважень та відповідальності працівників організації  у роботі з документацією;

     діловодних  технологій і процедур. Крім того, управління документацією повинно включати створення та застосування спеціальних  систем для управління документами, інтегрованих в загальну систему  управління та управлінські процеси  організації.

     У цій частині також викладені  загальні засади розроблення та впровадження систем документації, подано опис процесів управління документацією, наголошується  на необхідності регулярного моніторингу  відповідності цих процесів визначеним в організації правилам і стандартам та наявності постійної програми навчання роботі з документами.

     Частина 2 "Методичні рекомендації" містить  опис методики, що дозволяє реалізувати  принципи управління документацією, описані  у першій частині Стандарту.

     Частина 1 призначена для використання менеджерами  в організаціях, спеціалістами з  управління документацією, інформацією  та всіма іншими працівниками організації  та фізичними особами (суб'єктами підприємницької  діяльності), зобов'язаних створювати та використовувати документи у  своїй діяльності. Частина 2 призначена для використання спеціалістами  з управління документацією та працівниками, до обов'язків яких входить управління документацією в організації. Частина 2 забезпечує єдину методологію застосування частини 1 стандарту у всіх організаціях, що прагнуть налагодити процес управління документацією відповідно до вимог  ІSО. Крім того, розробники стандарту  підкреслюють, що стандарт призначається  і для вищого керівництва організацій.

     У Стандарті, зокрема, визначена відповідальність організацій за створювані ними документи  та раціональну роботу з ними. Основні  правила роботи з документами ("політика") в організації повинні бути визначені  та зафіксовані у документі, підписаному  вищим керівництвом організації. Обов'язки повинні бути розподілені між  усіма працівниками організації, які  в процесі своєї діяльності створюють  документи, та відображені в їхніх  посадових інструкціях.

     Сумісність  та узгодженість двох частин стандарту  показана у двох таблицях-додатках з перехресними посиланнями на статті цих частин. До кожної частини є  алфавітний покажчик.