Анализ Фхд

 

 

 

Содержание

Задание 1

Анализ  организационной структуры.…………………………………………...3

Схема  информационных потоков……………………………………………….5

Свойства  информационных потоков……………………………………………8

Задание 2

Программные и  технические средства автоматизации  на предприятии…….10

Методы  обеспечения  компьютерной безопасности…………………………..15

Задание 3

Перспективы  автоматизации управления  предприятием ………………… 16

Задание 4

Процедуры  создания шаблона и документа с помощью шаблона в Microsoft Office…………………………………………………………………………….  18

Создание шаблонов……………………………………………………………   22

Задание 5

Системы автоматизации делопроизводства……………………………………27

 

Список  использованных источников……………………………………… 42

 

 

 

 

 

 

 

Задание 1.

Анализ организационной структуры

Семейный развлекательный  центр "Отдыхайка" расположен в городе Череповце на улице Октябрьская пр. 70 (Ледовый дворец) и занимается коммерческой деятельностью. Форма собственности данного предприятия - общество с ограниченной ответственностью.

Основное направление  деятельности центра - организация  детского досуга.

 

 

Рис1.1. Организационная структура предприятия

 

 

 

Тип организационной  структуры (рис. 1.1.) семейного развлекательного центра "Отдыхайка" - механистический, а именно, структура организована по функциональному признаку. Каждое подразделение (отдел маркетинга, бухгалтер и т.д.) выполняет определенные, свойственный ему функции, виды деятельности.

Функции подразделений предприятия

Директор - осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной  и финансово – экономической  деятельности предприятия. Принимает  и увольняет работников, ведет  внешние переговоры с поставщиками, сотрудниками, инвесторами и т.п., осуществляет контроль за соблюдением установленных на предприятии норм и правил.

Маркетолог - занимается разработкой планов продвижения  продукции и услуг центра, определяет целевую аудиторию потребителей, прогнозирует колебание спроса и  предложения на услуги данной области, организует акции, рекламные кампании, формирует набор услуг. Подчиняется  директору.

Бухгалтер – ведет  денежную и коммерческую отчетность организации. Подчиняется директору. Ведет учет основных средств, затрат на техническое обеспечение центра, объема реализации услуг, результатов  хозяйственно-финансовой деятельности; расчетов с поставщиками и заказчиками  за предоставленные услуги и т.п.

Кассир - осуществлять операции по приему, учету, выдаче и  хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением  правил, обеспечивающих их сохранность. Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составлять кассовую отчетность.

Менеджер - контролирует деятельность персонала (продавца-кондитера, нянек, охранников и т.д.), разрешает  и устраняет возникшие конфликтные  ситуации между ними, следит за качеством  обслуживания и т.п.

Продавец-кондитер - осуществляет реализацию продукции, имеющейся в кафе (мучные изделия, напитки и т.п.), составляет заявку на необходимую кафе продукцию. Подчиняется  менеджеру.

Охранник - отвечает за безопасность сотрудников и посетителей  центра. Подчиняется администратору.

Уборщица - следит за соблюдением чистоты в кафе: уборка в центре, в частности, игровой  зоны и зоны кафе до и после начала рабочего дня.

Мойщица - следит за соблюдением чистоты на кухне, занимается мытьем посуды. Подчиняется  продавцу-кондитеру.

Обслуживающий персонал - консультирует посетителей о  видах услуг и их эксплуатации, ведет работу с детьми, а именно организует их досуг: проводит различные  конкурсы, эстафеты, игры. Также осуществляет бдительный контроль за маленькими посетителями центра (от 3 до 5 лет).

         Один из работников обслуживающего  персонала осуществляет прием денежных средств для оплаты за пользование услугами. Подчиняются менеджеру.

Схема информационных потоков

 

Совершенствование методов управления является одной  из основных задач, от решения которой  зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность  обмена информацией на предприятии, в связи с чем, большую актуальность приобретает проблема создания методов  описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения  рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

Сегодня не существует единого и универсального метода для решения вышеперечисленных  задач. Графические методы являются наиболее простыми, иллюстративными, универсальными и экономичными методами описания информационных потоков. Они позволяют прослеживать пути документов, регистрировать моменты  их образования, операции, осуществляемые с документами, и составить общую  характеристику документооборота предприятия, а также сделать некоторые  выводы относительно его эффективности, но при условии относительно небольшой  размерности документопотоков. По результатам  анализа можно определить основные характеристика документооборота: общий  объем документов и их объем по отдельным подразделениям; маршруты движения и жизненный цикл документов. Одними из таких методов являются диаграмма потоков данных и схема  информационных потоков.

Для графического представления обмена информацией  между специалистами нашего предприятия  можно использовать схему информационных потоков представленном на рисунке 1.2.

 

 

 

 

 

             10                      13        3                     8           2

 

                  12

12

4 1

                                                                 9 и 7

                6          12        11    8

 

 

Рис. 1.2. Схема информационных потоков

1. Обработка информации

2. Формы отчетности и другие бух. документы

3. Проверки, контроль

4. Договоры, поставки

5. Информация о внешней среде

6. Договоры, соглашения

7. Информация об оплаченных счетах

8. Указания, распоряжения

9. Отчеты

10. Исследование рынка

11. Информация  о внутренней среде

12. Сотрудничество

13. Налоговая отчетность

Свойства  информационных потоков

 

Быстрое нарастание информационных потоков во всех сферах человеческой деятельности характеризуется постоянным увеличением объема информации, возрастанием сложности ее обработки. В системах управления наряду с указанными свойствами информационных потоков важным является оперативность обмена информацией.

Итак, информация является динамическим объектом, образующимся в момент взаимодействия объективных  данных и субъективных методов. Как  и всякий объект, она обладает свойствами (объекты различимы по своим свойствам). Характерной особенностью информации, отличающей ее от других объектов природы  и общества, является отмеченный выше дуализм: на свойства информации влияют как свойства данных, составляющих ее содержательную часть, так и свойства методов, взаимодействующих с данными  в ходе информационного процесса. По окончании процесса свойства информации переносятся на свойства новых данных, то есть свойства методов могут переходить на свойства данных.

Можно привести немало разнообразных свойств информации. Каждая научная дисциплина рассматривает  те свойства, которые ей наиболее важны.

Свойства информации

Объективность – не зависит от чего-либо мнения.

Достоверность – отражает истинное положение дел.

Полнота – достаточна для понимания задачи и принятия решения.

Актуальность – важна и существенна для настоящего времени.

Ценность (полезность, значимость) обеспечивает решение поставленной задачи, нужна для того чтобы принимать правильные решения.

Понятность (ясность) - выражена на языке, доступном получателю.

        Кроме того информация обладает еще следующими свойствами.

Атрибутивные  свойства (атрибут – неотъемлемая часть чего-либо).

Важнейшими среди  них являются:

-  дискретность (информация состоит из отдельных частей, знаков);

-  непрерывность (возможность накапливать информацию).

Динамические  свойства связаны с изменением информации во времени:

- копирование  – размножение информации;

- передача от  источника к потребителю;

- перевод с  одного языка на другой;

- перенос на  другой носитель;

- старение (физическое  – носителя, моральное – ценностное).

Практические  свойства - информационный объем и плотность. 

Информация хранится, передается и обрабатывается в символьной (знаковой) форме. Одна и та же информация может быть представлена в различной  форме:

1) Знаковой письменной, состоящей из различных знаков среди которых выделяют символьную в виде текста, чисел, спец. символов; графическую; табличную и т.д. 

2) В виде жестов  или сигналов.

3) В устной словесной форме (разговор). 

Представление информации осуществляется с помощью языков, как знаковых систем, которые строятся на основе определенного алфавита и  имеют правила для выполнения операций над знаками.

Информационные потоки определяются следующими свойствами:

•   любая  информационный поток может быть подвергнут анализу, построен и управляем на основе общих принципов построения потоков;

•    информационный поток является динамичным и развивающемся;

•   при построении информационных потоков необходимо использовать системный подход;

•   выходной продукцией информационных потоков является информация, на основе которой принимаются решения;

•  информационные потоки следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время  сложилось мнение об экономической  информационных потоков как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Итак, информационный поток представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений.

 

Задание 2.

 

Семейный развлекательный  центр "Отдыхайка" оснащен весьма обширным парком средств вычислительной техники. Производительность средств вычислительной техники на каждом рабочем месте различна и отвечает требованиям выполняемых задач. Система сетевых и электрических коммуникаций для средств вычислительной техники выделена отдельно, что позволяет заканчивать работу в штатном режиме в случае потери электроснабжения. Также, особо важные подсистемы обеспечены значительно более мощными источниками резервного питания.

Семейный развлекательный  центр "Отдыхайка" по степени охвата задач управления оснащен:

- автоматизированной обработкой данных на базе использования средств вычислительной техники;

- имеется автоматизация функций управления и т.д.

По классу реализованных  технологических операций оснащен:

- графические  и текстовые редакторы, текстовые  процессоры

- табличный процессор

- СУБД

- мультимедия

- гипертекстовые  технологии

- сетевые технологии

По типу пользовательского  интерфейса используется пакетный режим

Построения сети является локальным.

Все программное  обеспечение компании можно разделить  по областям применения.

- Программное обеспечение систем автоматизированного учета

- Программное обеспечение бухгалтерского учета

- Программное обеспечение документооборота, пользовательских ПК, и иных клиентских приложений.

Программное обеспечение систем автоматизированного  учета

База программного обеспечения данной группы автоматизированных систем учет имеет четыре направления: