Система ECM, как важная составляющая ведения бизнеса

Стоит обратить внимание и на собственно пользователей  системы. Для многих организаций  системой, которая охватывает большинство  задач всех сотрудников, будет именно ECM, а не ERP. Это государственные  организации, управляющие компании, рекламные агентства, проектные  институты и др. Для них основной производственный инструмент — это  не система управления складами, производственным оборудованием и расчетом себестоимости, а система работы с неструктурированными документами.

ERP и ECM используют во многом разные  подходы и оперируют разной  информацией, и объединять эти  системы в одну — занятие  малоперспективное. Однако если  стоит задача минимизировать  затраты на ECM-функционал (обычно  на первом этапе), то такой подход  вполне допустим. При этом нужно учитывать и снижать риски подобного решения: «самописные» модули управления документами будут не такими качественными, как готовые решения от поставщика или партнеров; ECM-функционал в ERP-системах будет заведомо ниже, чем в специализированных ECM-системах, а функции работы с контентом будут не слишком активно развиваться и поддерживаться поставщиком ERP-решения. Кроме того, потенциальный объем управляемых неструктурированных документов при таком подходе уменьшится.

Тем не менее, долгосрочная ИТ-стратегия должна предусматривать приобретение самостоятельного ECM-решения, которое будет выполнять свои задачи и интегрироваться с ERP-системой. А интеграция ERP и ECM действительно необходима, например, для хранения ERP-отчетности в ECM-системе, заверки ее цифровой подписью; хранения образов первичных документов в ECM-системе; хранения текстов договоров или кадровых приказов в ECM-системе и привязка их к записи договора или приказа в ERP; отправки структурированных документов (например, заявок, бюджетов) по маршрутам согласования с использованием механизмов workflow ECM-системы, привязка к ним неструктурированных документов (различных обоснований или проектов).

Интеграция  возможна разными средствами и в  разных направлениях. Во-первых, путем  создания единого интерфейса доступа  — пользователь должен иметь возможность  быстро отыскать связанные с учетным  документом тексты (договора, заявки), желательно используя стандартные  средства ERP-системы. Во-вторых, объединением или синхронизацией справочных данных (например, поддержка единых справочников сотрудников, подразделений и контрагентов). В-третьих, организацией сквозных бизнес-процессов. Исторически механизмы workflow получили наибольшее развитие в ECM-системах, поэтому именно там удобнее вести сложные согласования, обрабатывать отдельные документы, создавать ERP-объекты и менять их статус в зависимости от того или иного этапа маршрута. При совместной работе ECM- и ERP-решения должны подчиняться единой политике распределенной работы, консолидации данных и безопасности.

Таким образом, интеграция ERP и ECM на предприятии —  это, пожалуй, наиболее естественный и  наименее рискованный путь объединения  функционала этих систем.

 

 

 

 

 

 

3.ЭФФЕКТИВНОСТЬ   ECM – СИСТЕМЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ

 

Применительно к расчету эффективности ECM-проекта  можно выделить два таких условных «типа»:

●    компактное расположение сотрудников  компании в рамках одного офиса;

●    крупные предприятия с несколькими  площадками (например, крупные заводы).

Выделяем 4 типа эффекта от внедрения:

Снижение материальных затрат

От системных  интеграторов часто можно услышать о сокращении затрат на бумагу и  расходные материалы по итогам внедрения  и связанную с этим фактом окупаемость  проекта. Экономия действительно есть, но не такая большая, как нам о ней говорят. В среднем, по расчетам, в результате проекта:

●    компактное предприятие в рамках одного офиса снижает материальные затраты на 5%;

●    крупные предприятия с несколькими  площадками – на 20%.

О чем  это говорит? При работе в рамках одного офиса рабочие места сотрудников  расположены компактно, и им не нужно  создавать большого количества бумажных копий документов, т.к. проще передать документ в другой отдел лично. Совсем другое дело – завод, в котором  документы могут перевозиться из цеха в цех на спецтранспорте по определенному графику (например, не более 2 раз в день). Естественно  возникает необходимость копирования  документов, и естественное желание  сотрудников «припасти» копию документа у себя.

Вместе  с этим, достичь заданного уровня экономии получится лишь в том  случае, если сотрудники принимают  культуру работы с электронными документами. К примеру, не стремятся распечатать  по старой привычке только что полученный на согласование электронный документ. В год экономия на расходных материалах действительно получается и она больше, чем стоимость 1 тонны бумаги.

Экономия на процессах

Здесь проанализированы расчеты, в основном связанные с автоматизацией базовых потребностей организаций (исходящие и входящие документы, организационно-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений), поэтому приводятся цифры, касающиеся  данных задач.

Сокращение  стоимости таких операций, как  создание и передача документов, колеблется от 8-15% для компактно расположенной  в рамках одного офиса компании, до 50% для крупного предприятия с  несколькими площадками. В качестве еще одного примера можно привести процесс согласования и исполнения поручений – здесь экономия может колебаться от 6% до 23%. Конечный эффект зависит как от стиля работы организации (количество формальных процедур), а также от структуры и величины компании. Чем четче формализованы процедуры в компании, тем проще внедряются новые технологии и тем выше будет эффект: все процедуры осуществляются в электронном виде, документы и поручения не теряются, можно опуститься до конечного исполнителя по любому поручению. С другой стороны, чем неформальнее общение в организации, тем труднее выделить четкие процедуры (возможно иногда они и вовсе не нужны) и рассчитать эффект для данного процесса.

Экономия на функциях

Под функцией в данном случае понимается определенная операция, не привязанная к конкретному процессу: например, поиск или обеспечение доступа к документам

Так, экономия на поиске документов – от 3 до 24% –  зависит от стиля работы с документами  и от организации их хранения. Конкретный эффект может определяться, например, тем, как часто необходимо обращаться сотрудникам к отработанным или архивным документам. На крупных предприятиях существует практика создания дополнительных копий документов, которые избавляют сотрудника от необходимости обращаться в архив и тем самым позволяют экономить время на функциях.

Снижение рисков

Данный  эффект относится к так называемым «стратегическим показателям». Их расчет является наиболее сложным и неоднозначным, т.к. часто принимаются завышенные значения показателей. Но даже сам факт их выделения позволяет оценить  уровень проблем.

Снижение  риска по договорным процессам. В ходе одного из проектов был рассчитан эффект от снижения рисков по договорным процессам: недопущение наступления риска просрочки согласования и заключения договоров (это важно в первую очередь в рамках работы по тендерам). Снижение риска составило порядка 60%, и на второй план ушли все остальные проблемы.

Таким образом, мы видим, что считать эффекты  можно и нужно. Есть определенные закономерности, которые проявляются  как в типах компаний, так и  в сложившейся деловой практике работы сотрудников. Именно поэтому  в каждом конкретном случае и для  каждой конкретной компании эффект будет  свой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Важность  ECM-системы на предприятии значительна. Как уже говорилось выше, ЕСМ-системы предназначены именно для того, чтобы сократить эти затраты. Обеспечивая возможность сбора, хранения и предоставления информации по запросу, они позволяют структурировать получаемую информацию и устанавливать единые стандарты ее обработки, хранения, предоставления по запросу и удаления. ECM-система является составной частью ERP-системы. Интеграция ERP и ECM действительно необходима, например, для хранения ERP-отчетности в ECM-системе, заверки ее цифровой подписью; хранения образов первичных документов в ECM-системе; хранения текстов договоров или кадровых приказов в ECM-системе и привязка их к записи договора или приказа в ERP. Выделяют 4 типа эффекта от внедрения данной системы: снижение материальных затрат, экономия на процессах, экономия на функциях, снижение рисков.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ECM-системы [Электронный ресурс]. – 2011 – Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_eDocLib/ – Дата доступа: 21.11.2011.

2. ECM-системы: прошлое, настоящее и будущее [Электронный ресурс]. – 2010 – Режим доступа: http://www.intertrust.ru/analytics/we_in_smi/405/ – Дата доступа: 03.01.2012.

3.Есть ли место ECM внутри ERP [Электронный ресурс]. – 2012 – Режим доступа: http://www.osp.ru/cio/2006/12/3829699/ – Дата доступа: 03.01.2012.  

4. Примеры эффекта от внедрения ECM-систем  [Электронный ресурс]. – 2011 – Режим доступа: http://ecm-journal.ru/docs/Primery-ehffekta-ot-vnedrenija-ECM-sistem-V-prodolzhenie-vebinara-DOCFLOW.aspx – Дата доступа: 04.01.2012.