Шешімдер қабылдаудағы басқару есебінің ролі

      Мақсаттарды анықтағаннан кейін бухгалетр-талдаушы іс-әрекеттің (немесе стратегиясының) баламалы варианттарын іздестіредіә, сондықтан ШС басшысына төмендегі іс-әрекеттің варианттарының біреуіне немесе бірнешесіне сүйене ұсынылады:

• қолданыста жүрген нарық жағдайына бейімделген өнімнің жаңа түрлерін сатуға дайындау;
• өнімді сату үшін тыңнан жаңа нарығын іздестіру, яғни ол үшін жаңа өнім түрлерін дайындау;
• өндірілген өнім түрлері бойынша, өздігінше жаңа нарықты жасау, (игеру).

   Баламалы  варианттарды іздестіруде бухгалетр  барлық мүмкін болатын баламаны анықатуы керек. Мысалы, басқарушы офиске қызмет көрсетуде өзінің мәселесін шешу үшін мынадай шығындарды қысқарту баламаларын анықтайды:

• запастар, материалдар мен құрал-жабдықтарды сатып алуды жақсарту;
• нысандары және басқа да баспа материалдарын стандарттау;
• көрсетілген мерзімнен тыс жұмыстарды қысқарту;
• қызметкерлердің еңбегін тиімді пайдалану;
• контор (кеңсе) жұмыстарын автоматтандыруды дамыту;
• материалдарды ысырап қылу мен ұрлықты болдырмау үшін бақылауды жақсарту.

   Әр  түрлі іске кірерде олардың құндылығын есекеретін, творчестволық ойлай  білетін басшы, осы кезеңде белсенді түрде идеяларды немесе ойларды  іздейді және өз қарамағындағыларға өзінің нұсқауларын береді. Ол айқындалған (табылған) балама саны көбейген сайын, мәселелерді табысты шешу үшін мүмкіндіктердің көбейгенін білдіреді.

   Баламаларды салыстыра отырып, басқарушы бірінші кезекте: ақша мен адамдарға деген қажеттілігін, инвестицияның қайтарымын, талап етілетін уақытын, бақа бөлімшелердің мұқтаждықтары, еңбек қатынастарына әсер етуін, қолда бар артықшылықтарын пайдалануын және басқа да осы сияқты іске қатысы бар факторларды қарастыру керек. Таңдап алынған баламалары іске асыруда, олардың іске асатындығын қайта тексеру керек, яғни реализм тағы да жоспардың шешілетін мәселелерге сәйкестігін бағалаудың шешуші кілті екендігіне көзін жеткізу керек. Осы мәселелерді және жоспарды ұсынып отырған басқарушы да, оның басшысы да оларды қарауға және бекітуге міндетті. Олар бұл жоспарларды жақтау кезінде, оны тағы да зерттеу керек, ол үшін оның мына ретте сәйкестігін құраған жөн:

1. Қалыптастырған жоспардың күтілуі қаншалықты негізделген, яғни қойылған мәселелерді шешуге мүмкіндігі бар ма? Егер олай болмаса, онда жоспарлар мен мәселелер бұл сұраққа жауаптың жағымды болатындай етіп қайта қаралуы тиіс:
2. Тәжірибеде бар барлық баламалар анық анықталды ма және бағаланады ма?
3. Барлық негізгі кезеңдердің орындалуының нақты уақытша графигі ұсынылды ма?
4. Ұсынылған графикке сәйкес жоспарды іске асыру барысында, оны сандық өлшеуге мүмкіндік бар ма?
5. Жоспардың іске асырылуына қатыс барлар үшін түсінікті ме?
6. Активтерді пайдаланылудан түсетін қайтарымдарды оңтайлатуға мүмкіндік бар ма?

 

1. Мақсаттарды  анықтау (негізгі бағыт)

2. Іс-әрекеттің баламалы варианттарын іздеу (стратегия)

 

3. Мәліметтерді  өңдеу жолымен іс-әрекеттің баламалы варианттары жөнінде мәліметтерді жинау

           Жоспарлау 

              процесі 

4. Іс-әрекеттің варанттарын таңдау

 

5. Шешім қабылдау

6. Нақты және жоспарлы нәтижелерді салыстыру

 
 

7. Жоспардан  ауытқуларды жою бойынша шаралар  қабылдау 

    Бақылау  және 

              реттеу процесі

 

Сурет. Жоспарлы басқару, бақылау және реттеу арқылы шешім қабылдау процесдурасы. 

Таңдап  алынған іс-әрекеттдің баламалы бюджетті жасаудың жол сілтейтін нүктесі болып табылады. Смета – бұл әкімшіліктің қабылданған әр түрлі шешішмдерін жүзеге асырудың қаржылық жоспары. Смета түсімдері және қолма-қол ақшалардың кері ағылуы, сатудан түскен табыстар мен шығындар ескеріледі. Сметаларда болашақ нәтижелер мен ұйымның ниеті шоғырланған нысанда, біртұтас құжатқа жинақталып көрсетіледі. Бұл құжат қорытынды қаржылық смета деп аталады және табыстар (кірістер) мен шығыстардың сметалық шоттарынан, қолма-қол ақша қозғалысының есеп айырысу мен баланстан тұрады. Сметаны жасау барысында ұйымның әрбір бөлімшесі, әкімшіліктің жормалданған шешімдерін жүзеге асыру туралы өздерінің ролін білгені жөн.

      Суретте келтірілген, шешімді қабылдау процесінің үлгісінің соңғы екі кезеңі шаруашылық субъект шеңберіне бақулау мен реттеуге қатысты. Бақылау мен реттеу процесінің басқарушылық қызметі - қызметтің (көрсеткіштердің) нәтижелерін бағалау, олар туралы мәліметтер беру және жоспарды іске асыру мен мақсатқа қол жеткізуге бағытталған түзету шараларын жасау. Басқа сөзбен айтқанда, бақылау мен реттеу процеснің басты міндеті, оның бастапқы ниеттерініске асыруда кездесетін түзету қызметі болып табылады.

      Қызметтің нәтижесін бақылау (мониторинг) үшін бухгалетр сметаның орындалуы жөнінде  есеп беруді дайындайды және белгілі  бір шешімдерді орындауға жауапты менеджерлерге ұсынады. Сметаны жасау кезінде бухгалетр-талдаушы қысқа мерзімді жоспарларды дайындауға баса көңіл аударады және өткен кезең нәтижелері туралы мәліметтердің қалыптастыруына да жауапты, себебі олар болжау көрсеткіштерін жасауға қажет болады. Одан басқа, ол жұмыс графигі мен сметаларды жасау процедурасын белгілейді, ұйымның барлық бөлімшелерінің қысқа мерзімді жоспарларды дайындауын үйлестіреді және осы жоспарлардың тығыз өзара үйлесімділігін қадағалап отырады. Сосын ол бұл жоспарларды жоғарыда басшының бекітуі үшін, ьарлық ШС бойынша жалпы жинақталған қаржылық сметаларын жасайды.

      Сөйтіп, бухгалетр-талдаушының кө қарасы тұрғысынан сметалар өздерінің қарапайым нысанында, бірлесіп қарастырылған барлық басқарушылардың жоспарлары мен мәселелерінің, жоспарлы (мақсатты) кезеңде бүтіндей ұйымның табыстары мен шығындарына әсер ететіндей, ақшалай көрсетілген бірліктің сандық көрінісі болып табылады.

      Ерекше  атап өтетін жайт, бұл табысты әрекет етуші субъектәілердің, сметаны жоспарлауда қажетті шараларды таңдау, яғни барлық басқарушылық команданың бірлескен жұмыстарының нәтижесі ретінде, мәіндеттемелерді жаау үшін пайдалы екеніне көздері жету керек. Бизнес қадамы осы процестің жалпы тізбегінде деп айтуға мұқтаждық жоқ, бірақта ол барлық қажетті қадамдарды (шараларды) өзіне кіргізуі керек.

      Нақты нәтижелер (нақты шығындар мен табыстар) мен жоспарланған нәтижелердің (сметалық шығындар мен табыстар) салыстыру  мәліметтері бар, есеп берулер, жүйелі түрде дайындалуы тиіс. Осы есептің мәліметтері нақты және жоспарланған нәтижелерді салыстыру үшін кері байланысты қамтамасыз етеді. Бұл процесс кезінде ауытқулар бойынша басқару тісілдері қолданылады.

      Бухгалетр-талдаушы белгілі бір өндірістің нәтижелерінің жоспарлы көрсеткіштерінен ауытқу жағдайлары туралы менеджерге берілген ақпараттар, бақылау мен реттеу процесінде маңызды роль атқарады. Басқаша айтқанда, бухгалетр-талдаушы өндірістің осал жерлерін анықтауда және өндірістің нәтижелеріне жедел талдау жүргізе отырып, бақылау және реттеу процесін жүзеге асыруға көмектеседі. Бұл ауытқулар бойынша басқару тәсілі жоспар бойынша жүзеге асатын, өндірістік процестің операцияларына менеджерлердәің уақытын және назарын бөлу қажеттілігінен босатады. Одан басқа, ол қандай бөлімшелерде жоспарлы көрсеткіштерге жетудің қиын екендігі жөнінде, жоғары басшылардың есетеріне салып отырады. Бірақта сметалар және сметаларды орындау жөнінде есеп берулер күрделі психологиялық мәселелерді (ұжымның ішкі психологиялық климатындағы қиындықтар) тудыруды мүмкін, егер оларда мүмкін болатын зардаптар туралы мәліметтердің жеткіліксіздігі орын алатын болса, онда ол ынталандыру процесіне кері әсерін тигізуі мүмкін.

      Стандартты  емес жағдайларды шешу негізінен  бухгалтер-талдаушыға жүктелген. Ол – жетекші тұлға, өзінің функционалдық (қызметінің) аясында бақсарушы есепті іс жүзінде асырушы және бағыттаушы болуға тиісті. Бұл тұрғыдан мазмұны сметалық басқару, іске асатын сметаны жетекшілік етудің басталуына әкелетін, барлық алдын-ала жұмыстарды бухгалтер-талдаушы орындағанда ғана мүмкін болады. Мәліметтерді өңдеу бойынша жүйесінің басқарушысы, жалпы алғанда, жалпы мәселелердің ішінен тек мәліметтерді өңдеу бөлімшесінен өткен бөлігіне ғана жүзеге аысурға жауап береді. Басқаша айтқанда, әр бақауршы жоғарыда деңгейден алған тапсырмаларын орындау барысында «өзіне тиесілі функцияоналдық аясын» білген жөн.

      Дегенмен  де, өзіндік міндеттерін үнемі  жоғары деңгейдің басымдылығының маңыздылық дәрежесі мен ауқымдылығы айтарлықтай  деңгейде бола бермейді. Сондықтан, мақсатты кезеңде мәселелердің нақты приоритеттің (басымдылықтың) тізбесімен қатарласып жүргені жөн. Мұндай приоритетдің мысалдары  болып мыналарды есеептеуге болады:

• басты назары қоймалық запастар айналымына аударылуыу керек;
• барлық жаңа инвестициялар белгіленген табыс нормасына барынша сәйкестігі сақталғаны жөн;
• шығындарды қысқарту керек;
• сонымен бірге басқарушылар сыртқы ортаның әсер ететін факторларын да пайдаланады, оларға мыналар жатады: -
• инфляцияның бет алысы қандай (ол белгісіз x пайызын сақтауда);
• шеттен алынған құндылықтардың бағасы қандай (алынғандардың құны белгісіз x пайызын сақтауда);
• табыстар кері әсер ететін заңдарын қатыстық үлесі қандай;
• бірлескен кәспорындар туралы заңның күшіне енгеннен кейінгі, олардың даму қарқыны қандай.

   Әдетте  сыртқы қоршаған ортаның талдауын және болжамдардың қандай күйде болуын, үнемі орталтарда жасалады, яғни жоспарлау  бойынша экономистер немесе директор атқарады, содан соң барып төменгі де деңгейдегі басқарушының қолдануы үшін беріледі.

   Ерекше  атап өтетәін жайт, басқарушылар «ойын  ережесін» сақтауы қажет. Біріншіден, табысты бағалауды тек қана жай операцичлардан түсетін табысты шығара есептеу керек. Эстраординарлық табыстар есепке алынбайды. Екіншіден, іске кірісу әрекеті үйымының ұзақ мерзімдік мүдделеріне ьарынша жауап беруі тиісм және болашақтағы жылдың табысы есебінен ағымдағы жылдың шығынын қысқартуға әкелетін немесе болашақ жылдың шығындарын артыруға әкелетін, кезкелген әрекет жүргізілмеуі керек. Соңында, пайдаланылған капитал болып, жыл басындағы бухгалтерлік есептің есептік құны бойынша барлық активтердің құны есептелінеді.

      Жоғары  деңгейдегі мәселелерді шешуде, көмек  көрсетуден басқа, бухгалтер-талдаушы, штабтық басқарушы ретінде, ұйымның  басқа бөлімшелерінің жұмыстарына қолдау көрсетумен және қыметтер көрсетуде жауапкершілікте болады.

      Сонымен, осы екі қосындыдан (жоғары және төменгі деңгейлерден), тұратын әрекет аяқталады, одан әрі қарай қозғалыс жасаудан бұрын.

      Бірінішісі, ол мұнда қалыптастырып жасалған мәселелерді орындаушыға ұсынылады, жәе ол соңын жауапкершілігінің аясына енеді. Бухгалетр-таолдаушы не үшін жауакершілікте болатынын жете немесе анық түсінуі керек.

      Екіншісі, Батыста жүргізілген көп қырлы  зерттеулердің нәтижесі бойынша  оқиғаны 25 пайызы олардың қарамағындағылардың  қайшылығынан болады деп сөндіреді, осыдан барып басшы мен оның қарамағындағылардың  арасында түсініумен және ұғынуда біпшама  алшақтықтың барын көрсетеді.

      Келесі  кезең, мәселелерді қалыптастыру кезеңі болып саналады, бұндағы тұлғаның мүмкіндігі оның әрбір негізгі нәтижелер аясынан барып шығатын, қажет нәтижелерге жетудің талдауынан тұрады. Әрине, оның мүмкнідіктеріне жағымды және жағымсыз  факторлар орын алады, ал бұл болса алға қойылған шешімдерді шешуде кездесетін әр түрлі жағдайлармен байланысты, осы аталған жағдай мақсатты кезеңге тұспа-тұс келуі де ықтимал.

      Ең  өзекті мәселелерді анықтағаннан кейін  барып, талдау процедурасына, бірнеше  сөздердің акронимінен тұратын  «КӘМҚ»  тәсілі пйадаланады. Бұлардың әр қайсысын алдын ала таңдап алған олардың жеткішілері орындайды.