Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления СКС и Т»

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: основания, в котором излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй — просьбу.

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом, отступив пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруют.

К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации — краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля. В современном русском языке насчитывают 600 тыс. слов, имеющих 7 млн значений. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, который использует значительно меньший словарный состав, т. к. этот язык применяется в замкнутых сферах общественной жизни.

Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, т. е. языковых оборотов, используемых в неизмененном виде.

В официальных документах часто используются сокращенные слова и словосочетания, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые. Возможно при первом употреблении сокращения указать в скобках его расшифровку. Это же относится и к использованию профессиональных терминов, которые широко используются в деловой переписке.

1.4 ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинах или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, повышает их качество.

При подготовке документов на компьютере рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 0.6 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Car  размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14,15, Times

DL размером 12,13,14 через 1—2 интервала.

Все реквизиты документа (кроме текста),которые состоят из нескольких строк,

печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами.

Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) —28 знаков.

Текст документа печатают, отступив 2—4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», на бланках А4 — через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах. составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова “страница” (стр.).

Сложившиеся правила размещения каждого реквизита на документе сводятся к следующему.

От границы левого поля печатают:

— реквизиты “заголовок к тексту”, “текст документа” (без абзацев), “отметка о наличии приложения”, “отметка об исполнителе “, “отметка об исполнении документа и направлении его в дело”, наименование должности в реквизитах  “подпись”, “гриф согласовав документа”, заверительные надписи “верно”;

— слова «Примечания» и «основание» — если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;

- в приказах, распоряжениях слова “Приказываю”, “Предлагаю”.

-в протоколах слова “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАЛОВИЛИ”

Отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

Отступив 40 печатных знаков — реквизит “гриф утверждения документа”.

Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите “подпись”.

Муниципальное учреждение                                Мэру города-курорта Анапа

здравоохранения                   Пахомову А.Н.

«ГОРОДСКАЯ БОЛЬНИЦА             

Управления здравоохранения

администрации

Муниципального образования

Город-курорт Анапа»

Крымская ул.,24, г. Анапа 353440

Телефон: (86133) 5-00-68

Факс: (86133) 5-69-05

02.02.2008 № 89/01

На 08.01.2008 № 69/94

О выделении дополнительных ассигнаций

из городского бюджета для медицинского

обеспечения

                      Уважаемый Анатолий Николаевич!

           В связи с тем, что в летний период население г-к Анапа достигает более миллиона человек, количество травм различной степени тяжести увеличивается до 70%. Большинство госпитализированных являются дети с различными видами переломов.

             Мы просим администрацию г-к Анапа выделить нам дополнительные средства из городского бюджета, для приобретения томографического аппарата в детское отделение Городской Больцы.       

С уважением,

Главный врач детского отделения………………………..(……………………)

                           Использованная литература:

1)     Делопроизводство: Учебник / Под общ. Ред. Проф. Т.В. Кузнецовой.-2-е изд.,- М.: МЦФЭР, 2006.- 560 с.

2)     Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина. М.: МЦФЭР, 2004-544с.

6