Сортування, пошук, фільтрація та захист даних в електронних таблицях Excel

êцільова область. Її завдання необов’язкове, так як існує функція «оставить результаты отбора на месте».

 

Області можуть бути розташовані на одній сторінці, на різних сторінках, та навіть в різних файлах.

 

Порядок дій:

 

 

1. В вільне місце на сторінці скопіювати заголовки критеріїв пошуку.(Копіювання виконується для того, щоб не допустити неточності в назвах полів. Наприклад: замість української С не набрати латинську С.)

2. Заповнити рядки критеріїв. Причому, сполучені по «И» в одному рядку, сполучені по «ИЛИ» в різних рядках.

3. Скопіювати у вільне місце на сторінці заголовки, що цікавлять в результаті відбору полів.(Якщо відібрані записи знаходитимуться в окремому місці.)

4. Данные c Фильтрc Расширенный фильтр.

5. Діалогове вікно Расширенный фильтр.

 

Обработка – куди помістити результат пошуку по критерію.

ê Фильтровать результат на месте – залишити там же;

ê Скопировать результат в другое место - помістити у сформульовану цільову область.

 

Исходный диапазон – База даних

Диапазон  критериев – містить сформульовані в пунктах 1 і 2 критеріїв відбору.

Поместить результат в диапазон – цільова область сформована у пункті 3. Доступна лише при виборі прапорця Скопировать результат в другое место.

Только  уникальные записи – усунути записи, що повторюються у цільовій області.

 

Практична робота №3

 

Відібрати записи, що містять прізвище, телефон та оклад тих, хто має прізвище, яке починається на букву Б та оклад більше 500000.

 

 

 

 

 

Початкова БД:

Мал. 22

 

Прядок  дій:

1. Для завдання області критеріїв скопіювати назви полів

2. Записати в наступному рядку 
3. критерії: Б* та >500000
4. Для завдання полів області скопіювати назви полів

5. Вставити в будь-яку клітинку БД.
6. Данные c Фильтрc Расширенный фильтр.
7. Заповнити діалогове вікно:

Мал. 23

 

В результат отримаємо:

Мал. 24

 

 

 

 

5.Захист  даних

Excel дозволяє уникнути небажаної зміни даних, а також приховати частину інформації установкою захисту комірок, листів і робочих книг. Наприклад, можна приховати формули, аби вони не з'являлися в рядку формул.

Для того щоб  виконати захист комірки потрібно виконати наступні дії:

1. ¢2. _3. ¢4.

 У діалоговому вікні що  з’явиться обираємо потрібні  параметри.

 

! Захист комірки не діє , якщо не включений захист аркуша.

 

5.1 Захист аркуша

Якщо необхідно захистити аркуш від небажаного внесення до нього змін, можна привласнити документу пароль, що запобігає відкриттю файлу користувачами, які не мають права доступу до документа. 

Для захисту аркуша потрібно виконати наступні дії: Сервис † Защита † Защитить лист.

_ c

Після виконання цих дій з’явиться таке діалогове вікно:

У полі Пароль для відключення захисту аркуша введіть пароль, який може містити до 255 символів. При введенні пароля розрізняються рядкові і прописні символи.

У списку  Разрешить всем пользователям этого листа - можно встановити прапорці, що дозволяють користувачам форматування вічок, стовпців, рядків, вставку стовпців, рядків, видалення стовпців, рядків і так далі.

 

 

 

 

5.2 Захист книги

Захист книги, як правило, використовується в тих випадках, коли інформація, що підлягає захисту, знаходиться на декількох листах. Захист паролем книги дозволяє зберегти її структуру і уникнути вставки, переміщення або видалення листів. 

Для захисту книги потрібно виконати наступні дії: Сервис † Защита † Защитить лист.

² ²

У діалоговому вікні, що з’явиться обрати потрібні параметри:

 

 

 

 

ê Структуру — забезпечує захист структури книги, що запобігає видаленню, перенесенню, відкриттю, перейменуванню і вставці нових листів;

ê Окна — запобігає переміщенню, зміні розмірів, показу і закриттю вікон.

 

Відключення захисту Аркуша або Книги

Для відключення захисту аркуша виконайте послідовність дій:  СервисCЗащитаCСнять защиту листа або Снять защиту книги .

 

 

 

6.Висновок

Сортування виконується тоді, коли треба тільки впорядкувати відповідні дані у стовпцях, але в результаті кількість рядків не змінюється, а ми отримуємо впорядковані як нам потрібно дані.

 

Під час роботи часто  виникає потреба замінити дані або  відшукати і перевірити їх, особливо коли даних дуже багато…для  цього  користуємося командами Правка _ Найти .

Використання Автофільтра та Розширеного фільтр дозволяє провести додаткові автоматичні дослідження в електронних таблицях  Excel відповідно встановленим критеріям і отримати різні варіанти результатів, зберегти їх і використовувати для розрахунків.

 

Коли нам потрібно захистити електронну таблицю від  небажаного втручання та зміни даних, навіть випадково, ми можемо скористатися Захистом аркуша та Захистом книги, тоді без знаття захисту дані в електронній таблиці буде неможливо змінити.

 

Всі ці дії дозволяють розширити можливості  електронних  таблиць  Excel.

 

 

7.Використана література

1. Столяров А., Столярова Е. «Шпаргалка по Excel 7.0»
2. Глинський Я.М.  «Практикум з Інформатики : навч. Посіб. Самоучитель – ІІ-те вид. – Львів: СПД Глинський, 2008.
3. Шпак Ю.Н. «Microsoft Office 2003». Руская версія/Под ред.. Ю.С. Ковтанюка – К.: Издательство «Юниор», 2004
4. Дилженко В.А., Колесніков Ю.В. «Microsoft Excel 2003». – СПБ. : БХВ – Петербург 2006 г.
5. Спиридонов О.В. «Раширенные возможности Microsoft Excel 2003».