Проблемы и перспективы использования информационных технологий

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи: 

обработка данных об операциях, производимых фирмой; 

создание периодических  контрольных отчетов о состоянии  дел в фирме; 

получение ответов  на всевозможные текущие запросы  и оформление их в виде бумажных документов или отчетов. 

Примером может  послужить ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств, или же запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности. 

Существует несколько  особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих: 

• выполнение необходимых  фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом  иметь и хранить данные о своей  деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология; 

• решение только хорошо структурированных задач, для  которых можно разработать алгоритм; 

• выполнение стандартных  процедур обработки. Существующие стандарты  определяют типовые процедуры обработки  данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов; 

• выполнение основного  объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека; 

• использование  детализированных данных. Записи о  деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу; 

• акцент на хронологию событий; 

• требование минимальной  помощи в решении проблем со стороны  специалистов других уровней. 

Хранение данных . Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных. 

Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года. 
 

2.2 Информационная технология управления 

Характеристика  и назначение: 

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без  исключения сотрудников фирмы, имеющих  дело с принятием решений. Она  может быть полезна на любом уровне управления. 

Эта технология ориентирована на работу в среде  информационной системы управления и используется при худшей структурированности  решаемых задач, если их сравнивать с  задачами, решаемыми с помощью  информационной технологии обработки  данных. 

Информационная  технология управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потреб-ностей работникои различных  функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов. 

Для принятия решений  на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, так, чтобы  просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных: 

• оценка планируемою  состояния объекта управления; 

• оценка отклонений от планируемого состояния; 

• выявление причин отклонений; 

• анализ возможных  решений и действий. 

Информационная  технология управления направлена на создание различных видов отчетов. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании. 

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев  или когда в компании произошло  что-то незапланированное. И те, и  другие виды отчетов могут иметь  форму суммирующих, сравнительных  и чрезвычайных отчетов. 

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям. 

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения. 

Чрезвычайные  отчеты содержат данные исключительною (чрезвычайного) характера. 

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным  при реализации так называемого  управления но отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования: 

• отчет должен создаваться только тогда, когда  отклонение произошло 

• сведения в  отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя; 

• все отклонения желательно показать вместе, чтобы  менеджер мог уловить существую­щую  между ними связь; 

• в отчете необходимо показать, количественное отклонение от нормы. 

Основные компоненты 

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде. Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, уча­ствующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов: 

1) данных, накапливаемых  на основе оценки операций, проводимых  фирмой; 

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы). 
 
 

3. Проблемы и перспективы  использования информационных  технологий 
 

3.1 Устаревание информационной  технологии 

Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми. 

Так, например, на смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. Телеграф передал все свои функции телефону. Телефон постепенно вытесняется службой эспресс-доставки. Телекс передал большинство своих функций факсу и электронной почте. 

При внедрении  новой информационной технологии в  организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года. Если в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и придется принимать меры к ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной технологии обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии. 

3.2 Методология использования  информационной технологии: 

Централизованная  обработка информации на ЭВМ вычислительных центров была первой исторически  сложившейся технологией. Создавались  крупные вычислительные центры коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ (в нашей стране — ЭВМ ЕС). Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации н получить на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций в 60 - 70-е гг. 

Достоинства методологии централизованной технологии: 

• возможность  обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры; 

• сравнительная  легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию  информационной технологии благодаря  централизованному их принятию  
 

Недостатки  такой методологии  очевидны 
 

• ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оператив­ному  получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений; 

• ограничение  возможностей пользователя в процессе получения использования информации . 
 

Децентрализованная  обработка информации связана с появлением в 8О-х г.г.. персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Она весьма существенно потеснила предыдущую технологию, поскольку дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив. 

Достоинствами такой методологии  являются: 

•гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам  пользователя; 

• усиление ответственности  низшего звена сотрудников; 

• уменьшение потребности  в пользовании центральным компьютером  и соответственно контроле со стороны  вычислительного центра; 

• более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию  средств компьютерной связи. 

Однако эта  методология имеет и свои недостатки: 

•сложность  стандартизацни из-за большого числа  уникальных разработок; 

•психологическое  неприятие пользователями рекомендуемых  вычислительным центром стандартов в готовых программных продуктов; 

• неравномерность развития уровня информационной технологии на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника. 

Описанные достоинства  и недостатки централизованной и  децентрализованной ин­формационной  технологии привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и другого подхода.  

Такой подход назовем  р а ц и о н а л ь  н о й методологией и покажем, как в этом случае будут распределяться обязанности: 

• вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии использования информационной технологии, помогать пользователям как в работе, так и в обучении. устанавливать стандарт и определять политику применения программных и технических средств; 

• персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний вычислительною центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации. 

Рациональная  методология использования информационной технологии позволит достичь большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и др. 
 

3.3 Опасности и сложности при использовании ИТ: 

В сложном программном  обеспечении есть недостатки, которыми могут воспользоваться посторонние лица (хакеры) и использовать их в свою пользу. Так, хакер украл с кредитных карточек Парекс-банка около 7000 долларов, из компьютеров полиции одной прибалтийской республики исчезла база данных на все автомобили, зачисленные в угон не только из бывшего СССР, но и проходящую по базам поиска Интерпола. Для предотвращения несанкционированного доступа используются дорогостоящие системы защиты, совершенствуется ПО.