Коммуникационные сети в управлении

Коммуникационная  сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (рис. 19.12). Коммуникационная сеть включает потоки посланий (сигналов) между индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва значений между переданным и полученным сообщением.

Создаваемая коммуникационная сеть состоит из горизонтальных, вертикальных и диагональных связей. Горизонтальные связи устанавливаются между равными по уровню индивидами — коллегами. Вертикальные связи осуществляются между руководителями и подчиненными. Диагональные связи — это связи с руководителями и подчиненными коллег. Сеть этих связей формирует реальную внутреннюю структуру организации. Задача организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Принято считать, что если численность подразделения увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. В зависимости от характера построения коммуникационной сети деятельность подразделения может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Формальная  структура организации, с другой стороны, определяет разделение ответственности  и уровни власти. Таким образом, формальная структура организации предоставляет  только часть информации о том, как  происходят процессы взаимодействия в  организации и, в частности, не объясняет  внутриуровневое взаимодействие. Поэтому  необходимы дополнительные исследования.

Если  по результатам исследований мы составим некую схему взаимодействия внутри организации, то можно заметить некоторые  интересные особенности. Во-первых, взаимодействие идет гораздо интенсивнее внутри подразделений, нежели между ними. Во-вторых, во всех подразделениях это взаимодействие проходит по-разному. В некоторых  подразделениях все индивидуумы  инициируют и принимают взаимодействие, тогда как в некоторых существуют люди, ни инициирующие, ни принимающие  взаимодействия (изолированные) или  те, через кого, напротив, проходит практически  вся информация ("привратники") ; ими обычно являются начальники подразделений, хотя не только они.

Особенно  интересными были исследования в  НИОКР лабораториях, которые являются менее формализованными, чем другие части организации и, следовательно, в которых неформальные коммуникационные сети оказывают особенно сильное  влияние на производительность. Было обнаружено, что работники, отличавшиеся самой высокой коммуникационной активностью, являлись также самыми производительными работниками. При  этом, правда, остается невыясненным, была ли высокая коммуникационная активность причиной или следствием высокой  производительности. Еще один отмеченный исследователями факт заключается  в том, что очень большая часть  взаимодействия происходила между  сотрудниками не одного и того же, а  разных подразделений, но входящих в  состав одной и той же организации.

Определяющие  факторы коммуникационных сетей. Как  было замечено ранее, формальная структура  организации оказывает решающее влияние на взаимодействие между  организационными подразделениями  и разными иерархическими уровнями.

Степень централизации также оказывает  влияние на характер коммуникаций. В более централизованных организациях характерна высокая степень вертикальных коммуникаций, тогда как в менее  централизованных преобладают горизонтальные. На характер коммуникаций оказывает  влияние выполняемое задание  путем распределения внутри группы ролей, связанных с его выполнением. Коммуникации внутри группы идут тем  интенсивнее, чем сплоченнее группа, а статус каждого ее члена определяет его место в коммуникационном процессе та- ким образом, что член с наивысшим статусом участвует  в нем в наибольшей степени, а  член с самым низшим статусом - в  наименьшей. Наконец чисто физическое взаимное расположение работников (например, близость их кабинетов) оказывает влияние  на интенсивность общения. Было замечено, что открытые офисы (с невысокими перегородками вместо стен) снижают  уровень общения.

Это является тем удивительнее, что открытые офисы были внедрены специально для  стимуляции общения.

Последствия коммуникационных сетей. Реальная важность коммуникационных сетей заключается  не в факторах, определяющих их форму, а в тех последствиях, которые  каждая из этих форм несет организации. Например, в процессе исследований было проведено различие между централизованными  и децентрализованными коммуникационными  сетями. В случае централизованных сетей, тот человек, который занимал  центральное положение, получал  больше сообщений от своих коллег, получал больше удовлетворения от своей  работы, с большей вероятностью выбирался  остальными членами группы как групповой  лидер и имел большее общественное влияние на остальных членов группы.

Производительность  разных типов сетей зависит от типа выполняемого задания. Так для  сложных заданий предпочтительней оказываются децентрализованные сети, поскольку они позволяют выполнить  задание быстрее и с меньшим  количеством ошибок; в то же время  для более простых заданий  предпочтительнее оказываются централизованные сети. Недостатки централизованной сети при решении сложных проблем  возникают из-за того, что лидер  становится перегруженным, а остальные  члены группы не могут внести достаточный  вклад в решение проблемы.

1. Роль коммуникаций в  системе управления    

 Коммуникативная подсистема  — относительно самостоятельный  элемент системы государственного  управления, представляющая собой:  

= совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;   

= совокупность связей, многообразных  взаимодействий и управленческих  отношений в системе государственного и муниципального управления;   

= пространство, в котором формируются  и функционируют органы власти и управления.    

 Термин «коммуникация» (от лат. communicare — делаю общим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.    

Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.   

Управленческие коммуникации — это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.    

 Понятие «коммуникация» имеет  двойной смысл:   

 во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты.   

 во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.    

 Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны.    

Объективная сторона — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.   

Субъективная сторона — это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.   

Социальная роль — это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия.    

Коммуникация в системе управления - официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ними определенной самостоятельности и индивидуальности.  

   С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:   

- форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции,   

- социотехническую систему, где  системообразующим компонентом  выступает человек, совокупность взаимодействующих людей.    

 Коммуникационная система реализуется  одновременно через содержание  и отношения в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения — субъективная составляющая коммуникационного процесса.   

 Взаимодействие обеспечивается  и выражается через:   

 а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;   

 б) распределение функций (горизонтальная специализация);   

 в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);   

г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).   

 Управленческая деятельность  имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.    

 Структура коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента: 

1. Отправитель, лицо, генерирующее  идею, или собирающее и передающее  информацию. 

2. Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов.  

3. Канал, средство передачи информации.  

4. Получатель, лицо, которому предназначена  информация и которое интерпретирует  ее.   

 Управленческие коммуникации  образуют несколько блоков:  

А — коммуникации, обслуживающие органы управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление.   

Б — коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата.  

В — коммуникации, обращенные к обществу, часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.