Жанры деловой документации

Введение 

Деловая документация – это комплект деловых бумаг, необходимых в повседневной деятельности как для внутреннего использования, так и для партнеров и клиентов компании. Современная деловая документация – это обязательная составляющая маркетинга и рекламы, которая усиливает имидж любой организации и должна быть выполнена в едином стиле с использованием фирменных цветов, товарных знаков, логотипов организации.

Естественно что вся документация пишется в официально-деловом стиле, и деловая в том числе. Деловой стиль — это совокупность языковых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений. Соблюдение всех языковых норм позволяет деловой письменной речи соответствовать таким качествам, как точность, чистота, ясность, логичность, которые, прежде всего, отличают жанры официально–делового стиля. В процессе составления делового текста выбор его жанра играет роль пускового механизма, включающего действие конкретных текстовых норм. В речевом сознании пишущего возникает некий «образец», или эталон, покрывающий и общую схему текста документа, и его постоянные и переменные элементы, и их порядок и расположение. Таким образом, становится понятно, что правильный выбор жанра играет очень важную роль в составлении деловой документации.

В своем реферате я хотел бы разобрать различные жанры деловой документации, показать в каких случаях уместны те или иные жанры, указать на правильное оформление различных документов. 
 
 
 
 

Жанры деловой документации 

Пишущий , оказываясь связанным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д. Итак, очень важно для делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

К жанрам деловой документации относятся договор, контракт, акт, приказ, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, протокол, деловые письма и т.д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Договор 

Одним из актуальных жанров письменной деловой речи в  настоящее время стал договор. Договор - это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули - текстовые фрагменты с типовыми заголовками представленные набором стандартных фраз. Минимально таких моделей должно быть семь: 

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон. 

Пример договора:

Акционерное общество открытого типа "Аэропорт Внуково", именуемое ___________ в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора В.В. Баранова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма "Сети и системы", именуемая в дальнейшем Исполнитель, в лице директора М.В. Петрова, действующего на основе Устава, с другой стороны, заключили между собой договор о нижеследующем...

Между закрытым акционерным обществом "Оптовый рынок Самара", далее именуемым Арендодатель, и ТОО "Арес", далее именуемым Арендатор, заключается договор об аренде.

Приказ и распоряжение. 

Приказ – это основной распорядительный акт оперативного управления, который содержит нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Различают приказы по организационным вопросам, по основной деятельности, по персоналу. Приказы следует оформлять на специальном бланке предприятия. Обязательные реквизиты приказа: название вида документа, его номер и дата, место издания, заголовок (по схеме «О чем документ?»), подпись, по необходимости – визы. Распорядительная часть приказа излагается в повелительном наклонении от первого лица и начинается словом «Приказываю».

Пример приказа

ООО Информационное агентство «Интер-Медиа»

Москва, 123456, ул. Вавилова, д. 3

ПРИКАЗ

12.02.2004                                                                                                                 № 45

г. Москва

О создании рабочей группы по проекту «Музеи Москвы»

В связи с открытием финансирования инвесторами проекта «Музеи Москвы»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать рабочую группу в составе Ковалева А.А., Петровой О.И., Иванова В.В. для осуществления оперативного управления проектом.

2. Назначить Петрову О.И. руководителем рабочей группы.

3. Срок начала деятельности рабочей группы – 14.02.2004.

Генеральный директор

Информационного агентства «Интер-Медиа»                                               Сидоров П.Н.

[Подпись]

Распоряжение издается руководителем предприятия для решения оперативных вопросов деятельности предприятия. В отличие от приказа в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово («Приказываю»), которое разделяет вводную и распорядительную части документа. Во всем остальном распоряжение составляется так же, как и приказ. Но оно касается отдельных, более частных вопросов, более узкого круга лиц. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Доверенность 

Доверенность — письменное полномочие (документ), выданное какому-либо лицу другим лицом, представлять интересы последнего перед третьими лицами.

Реквизиты доверенности:

· наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес);

· точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес);

· дата;

· подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда подпись доверителя заверена какой-либо организацией — подписью должностного лица и печатью организации. 
 

Пример  доверенности 

Я, Куликова Пелагея Михайловна, проживающая по адресу: ул. Чернышевского, дом 3, квартира 12, доверяю Шашковой Александре Ивановне, проживающей по адресу: ул. Чернышевского, дом 3, квартира 19, паспорт (серия, номер, выдан...) получить причитающуюся мне за ноябрь 1995 года пенсию. 
15.10.95                            Куликова. 
 
 
 
 
 

Постановление 

Постановление - заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Постановления включаются в протокол или прилагаются к нему. Распорядительная часть начинается со слов "Постановляю", "Постановляет". В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения. Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение. 

ПРИМЕР ПОСТАНОВЛЕНИЯ

0.99 г. № 1668

О включении в состав муниципальной собственности г. Москвы объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения Акционерного общества "Юго-Запад Транснефтепродукт".

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации № 8 от 10.01.98 г. "Об использовании объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения приватизируемых предприятий"

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить перечень объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения акционерного общества "Юго-Запад Транснефтепродукт", включаемых в состав муниципальной собственности г. Москвы, согласно приложению.

2. Комитету по управлению имуществом г. Москвы (Сидоренко А.В.) зарегистрировать в установленном порядке перечень в Комитете по управлению государственным имуществом Московской области.

3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на Комитет по управлению имуществом г. Москвы (Сидоренко А.В.).

Вице-мэр                                                            А.В. Шульгин 

Докладная и служебные записки 

Докладная и служебная записки используются для решения внутренних вопросов. В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом "что": 

Довожу до Вашего сведения, что... Считаю, что... 

Служебная и докладная записки предполагают - в завершение документа - изложение просьбы или предложений лица, подписывающего деловую бумагу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание

1 Содержание..............................................................................................2

2 Введение...................................................................................................3

3 Жанры деловой документации...............................................................4

3.1 Договор..................................................................................................5

3.2 Приказ и распоряжение........................................................................6

3.3 Доверенность........................................................................................8

3.4 Постановление......................................................................................9

3.5 Докладные и служебные записки......................................................10

4 Заключение.............................................................................................11

5 Список используемой литературы.......................................................12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

Документация  весьма разнообразна по выполняемым  ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Однако общим  для всех видов и типов служебных  бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Хорошо разбираясь в различных жанрах деловой документации, сотрудник той или иной организации показывает свой профессионализм и высокую квалификацию. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого-либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа. под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема— их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа. Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация —» жанр документа —> форма документа —» языковое наполнение документа. Таким образом можно заметить, что выбор жанра документа является первым и основным пунктом при составлении деловых бумаг.