Деловое письмо

Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.  
 
Однако, осталась сфера, в которой написание писем все еще необходимо, речь идет о деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.  
 
Но делопроизводство любой компании включает письма, и поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.  
 
Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.  
 
 

Деловое письмо

Важное место  в любом бизнесе занимает деловая переписка. Деловое письмо имеет огромные возможности, важно только научиться их использовать. Деловое письмо является важным инструментом на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж компании. Поэтому к его формированию необходимо отнестись со всей серьезностью и ответственностью.

• Как же правильно составлять и оформлять деловое письмо?

Перед тем, как  создать письмо, подумайте, какого конечного  результата Вы хотите добиться: увеличить  продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В  соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Деловое письмо обычно печатается на фирменном бланке компании с изображением ее логотипа, указанием наименования и реквизитов. В зависимости от способа отправки письма бланк может быть в печатной форме либо в электронном виде.

При составлении  делового письма следует придерживаться следующих принципов:

Краткость - сестра таланта. Будьте четкими и конкретными, выражайте свои мысли лаконично.

Простота. Текст  делового письма должен быть понятен  получателю, поэтому говорите простым и понятным языком, лучше не употребляйте аббревиатур, сокращений.

Структурированность. При составлении делового письма придерживайтесь определенной четкой структуры, отдельные мысли и  логические части разделяйте абзацами.

Перед отправкой делового письма обязательно еще раз прочитайте его и проверьте на отсутствие грамматических ошибок. Ведь деловое письмо должно производить хорошее впечатление.

Структура делового письма

Любое деловое  письмо имеет типовую внутреннюю структуру:

Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу  имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя: заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель.

Например, «Касательно  заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».

Обращение. Лучше  употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность  адресата.

Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья  Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо.

Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».

Основная часть.

Изложение основной сути делового письма. Основная часть  должна состоять из нескольких взаимосвязанных  между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. - в зависимости от темы письма.

Заключение - вежливая подпись. Заключительные фразы зависят  от темы письма и степени знакомства с адресатом.

Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими  фразами указывается Ваша должность  и подпись - фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.

Этикет  делового письма

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость  использования этикетных средств  остается неизменной. В значительной степени она определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования) и социальным статусом адресата.Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента. Пишет ему: «Дорогой сэр, вы мошенник!». Без «дорогого сэра» он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа «Буду рад вас видеть. Искренне Ваш - это не выражение экспрессии, а скорее дань ритуалу. Еще А.С.Пушкин заметил в «путешествии из Москвы в Петербург»: «Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры».

Деловые письма-приглашения  и поздравления включают много этикетных  фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых  письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!; С уважением; с искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами, включены, как правило, в устойчивое выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

Благодарю Вас  за участие…

Искренне благодарю  Вас за…

Сердечно благодарю  Вас за…

Прошу Вас направить  в наш адрес…

Заверяю Вас  в том, что мы приложим все усилия…

Желаем Вам  успехов и надеемся на будущее  взаимовыгодное сотрудничество…

С благодарностью подтверждаю получение от Вас…

К этикетным  ритуалам, используемым в деловых  письмах, относятся также различные  виды похвалы:

Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей (прямая похвала).

Учитывая Ваш  большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности… (косвенная  похвала).

Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком  насосной техники… (косвенная похвала).

К этикетным  ритуалам относят и выражение  надежды, уверенности, благодарности  в конце письма:

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения…

Надеемся на скорейшее принятие решения…

Надеемся, что  результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий.

Желаем успехов  и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество.

Надеемся, что  наша просьба будет рассмотрена  в ближайшее время.

Вежливая форма  именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы.

Согласно Вашей  просьбе высылаем Вам последние  каталоги нашей продукции.

В конце этого  месяца мы с удовольствием воспользуемся  Вашими услугами.

Нельзя не учитывать  эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дел. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

Стиль и  оформление письма

• Что понимают под стилем делового письма?

Стиль Вашего письма -- это то, как оно написано. Стиль  является продуктом целого ряда факторов и правил, перечисленных в предыдущей главе, включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль, подходящий и для получателя, и для того, чтобы четко выразить цель Вашего сообщения. Поэтому когда Вы начнете работать над стилем следующего письма, еще раз продумайте следующие вопросы:

-кому Вы пишите. Известны ли Вам ожидания читателя? Что ему может понравиться,  а что нет?

-зачем Вы  пишете. Хотите ли Вы повлиять  на читателя или просто сообщить  ему информацию?

-какое впечатление  производит письмо. Является ли Ваш документ не только информативным, но и интересным? Какой тон Вы выбираете (дружеский, официальный, возмущенный, благодарный и какой-то еще)? Как оформлено письмо? Привлекательно ли оно для читателя?

-шанс на прочтение.  Будет ли прочитано Ваше письмо в любом случае, или Вы должны завоевать внимание читателя?

Ответив на эти  вопросы, Вы быстрее решите, что и  как нужно сказать в письме.

• Как оформить бланк делового письма?

Оформление деловых  писем должно соответствовать общим  требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.

Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие  реквизиты:

Эмблему (логотип) организации

Наименование  организации -- автора документа

Адрес организации

Дату документа

Регистрационный номер документа

Ссылку на номер  и дату входящего документа

Наличие указанных  реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.

Как правильно  указать регистрационный номер  письма?

Вне зависимости  от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.

Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий  номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:

21.05.11 № 01-07/111 

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

Нельзя научиться  писать деловые письма правильно  и убедительно, не практикуясь и  не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует  от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного  делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и  трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.