Правила оформления реквизитов документов

            (ВНИИ сельхозмаш)

          7. Справочные данные об организации.

          Реквизит присутствует только  в бланках писем и включает  в себя индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный  адреса, номера телефона, факса, адрес  электронной почты. В составе  этого реквизита могут указываться  банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий. 

          8. Наименование вида документа.

          Данный реквизит является одним  из важнейших, поскольку позволяет  судить о назначении документа,  определяет состав реквизитов  и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п. 

          9. Дата документа.

          Дата один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.09.2000. Допускается оформление даты словесно- цифровым способом : 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.

          Кроме даты документа, датируются  также все служебные отметки  на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа  и др.).

          10. Регистрационный номер документа.

           Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами. 

          На документах, составленных совместно  несколькими организациями, регистрационные  номера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

          Регистрационный номер документа  проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов  место для написания даты и  регистрационного номера обозначается  следующим образом: 

          __________ № _________ . 

          11. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа. 

          Этот реквизит проставляется  только на ответных письмах.  Дата и регистрационный номер  переносятся из инициативного  письма. Оформляется реквизит следующим способом:

          На № 02-13/36 от 04.03.2000. 

12. Место  составления или издания документа.

Реквизит  используется только в общих бланках  и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При  оформлении этого  реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например:

с.Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа  может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Воронежский государственный университет. 

Сокращение  «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также  при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург». 

13. Гриф  ограничения доступа к документу.

Реквизит  проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну); «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и другие отметки. 

14. Адресат.

Реквизит  используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для  рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки  и др.). Адресатом документа может  быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес: 

-     наименование адресата (Ф.И.О. для  физических лиц); 

-     название улицы, номер дома, номер  квартиры; 

-     название населенного пункта (города, поселка и т.п.); 

-     название области, края, автономного округа (области), республики; 

-     страна (для международных почтовых  отправлений); 

-     почтовый индекс. 

Почтовый  адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной  власти управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. 

        Адресат проставляется на бланке  документа справа.

       При направлении документа в  организацию или структурное  подразделение их наименования  указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом: 

ЗАО «ЭОНТ» 

ул. Маросейка, 15, стр.2 

Москва, 101000

Документ  может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают  в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляют перед фамилией: 

Генеральному  директору 

ММПП  «Салют» 

Н.Т.Вершинину 

Если  документ направляется в несколько  однородных организаций, его адресуют обобщенно:                                        

 Генеральным  директорам предприятий

нефтеперерабатывающего  комплекса 

               При адресовании документа физическому  лицу указывают сначала почтовый  адрес, затем инициалы и фамилию  получателя:         Ул. Российская, 8, кв. 22 

пос. Белоозерский, 

Воскресенский р-он, 

Московская  обл., 140250 

И.И. Иванову 

          На документе может быть указано  несколько адресатов, но не  более четырех. При направлении  документа более чем в четыре  адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. 

          15. Гриф утверждения документа.

  Утверждение  – способ удостоверения документа  и придания ему юридической  силы. Утверждаются, как правило,  организационно правовые документы  (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др. 

Документ  может утверждаться: 

- должностным  лицом (руководителем), в компетенцию  которого входит принятие решения  по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; 

-     изданием соответствующего распорядительного  документа; 

-     коллегиальным органом. 

В случае утверждения документа должностным  лицом гриф утверждения состоит  из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения: 

УТВЕРЖДАЮ 

Директор  предприятия 

Подпись А.Б. Сидоров 

12. 07.2000 

Если  документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении: 

    УТВЕРЖДЕНО                                                                   УТВЕРЖДЕНО 

приказом  генерального                                                        Советом директоров 

        директора НПО «Прогресс»                                                         ОАО «Сиданко» 

 от 05.02.2000  № 15                                                      (протокол от 20.03.2000 №6)          

16. Резолюция.

В резолюции  фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Она пишется  от руки в заголовочной части документа  на любом свободном месте или  оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе  не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции: 

Васильеву К.А. 

Подготовить проект контракта к 26.05.2000 

Подпись 22.05.2000 

Если  исполнителей несколько, ответственным  за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. 

17. Заголовок  к тексту. 

Реквизит  является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа: 

приказ (о чем?) о приеме на работу; 

протокол (чего?) собрания акционеров.  

Заголовок к тексту печатают под реквизитами  бланка слева без кавычек и  не подчеркивают. Точка в конце  заголовка не ставится. В одной  строке заголовка должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал. 

18. Отметка  о контроле.

Реквизит  проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой  делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа. 

19. Текст  документа (см.  в главе 2, с. 4). 

          20. Отметка о наличии приложений.

          Реквизит оформляется в сопроводительных  письмах и приложениях к распорядительным  документам.  

Если  документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно: 

Приложение: на 2 л. в 3 экз. 

Если  документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение: 

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству 

                           На 40 л. в 1 экз. 

                        2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.