Отчет по практике в ФГУП «Атомфлот»

10. Выданный аванс отражается в д. 371 к. 31 «Счета в банках».
11. Все хозяйственные операции с контрагентами оформляются с

обязательным  указанием договора.

12. При регистрации расчетного документа в информационной базе бухгалтерские проводки формируются автоматически. Суммы документов автоматически разделяются на погашения задолженностей и авансы, поскольку по правилам бухгалтерского учета эти суммы должны отражаться раздельно.
13. Факт совершения хозяйственной операции регистрируется один раз и получает отражение в управленческом и регламентированном учете. Необходимость повторного ввода информации исключена.

     Материальные  потоки представлены оказанием различных  услуг в сфере обеспечения перевозок грузов и пассажиров в производственных целях автотранспортом предприятия; строительства объектов предприятия, производства продукции машиностроения для обеспечения судоремонта; ремонта судовых механизмов, оборудования и др. 

     Информационные  потоки представлены документами, функционирующими между предприятием и контрагентом (договор, cчет-фактура, акт о приеме товара, платежное поручение), внутренними потоками документов (карточка субконто, заказ покупателю, заказ поставщику, справочники), а также отчетами, необходимыми для контролирования состояния финансовых дел на предприятии (ведомость по взаиморасчетам с контрагентами, дебиторская задолженность по интервалу, оборотно-сальдовая ведомость).

     DFD-модель представлена в прил. 3.

     Для функционально-стоимостного анализа  проведем детальное изучение документооборота:

1. Документы, имеющие хождение внутри объекта исследования:

Оборотно-сальдовая  ведомость по расчетам с контрагентами, счет на оплату, платежное поручение, счет-фактура, накладная, план счетов, заказ покупателю/поставщику, справочник «Статьи затрат», справочник «Справочник валют», справочник «Расчетные счета», справочник «Номенклатура», справочник «Договоры с контрагентами».

2. Формы представления входной, выходной, нормативно-справочной информации:

     Входная информация представлена первичными документами, данные о которых заносятся в  информационную базу.

     Выходная  информация представлена в виде отчета о состоянии взаиморасчета с контрагентом, формированием расчетных документов (платежная ведомость, счет на оплату, счет-фактура), а также документами, сформированными в автоматизированной информационной системе в виде документов «Заказ покупателю», «Заказ поставщику».

     Нормативно-справочная информация представлена в 1С: «УПП» 8. 2, в справочниках, основанных на соответствующих классификаторах.

3. Периодичность и объемы информационных потоков. Данные показатели определялись исходя из регистрации договоров с контрагентом. За год, с одним контрагентом заключается в среднем 25 договоров.
4. Пути прохождения документов:

     Cчет на оплату выдается при оформлении договора (Заказ покупателю/поставщику) для оплаты товара или услуги. Счет может быть выписан как предварительно, т.е. до поставки товара, так и после поставки товара.

     Документ  «Требование накладная» предназначен для оформления операций передачи материалов, товаров, продукции, со склада в производство или списание на затраты. В одном документе можно отразить любые затраты. Так, в реквизите «Подразделение», подразделение в управленческом учете, на затраты которого следует отнести стоимость ТМЦ (товарно-материальных ценностей). Реквизит «Подразделение организации», на затраты которого следует отнести списание ТМЦ.

     Платежное поручение является расчетным документом, подтверждающим оплату товара или услуги.

     Счет-фактура  оформляется на суммы полученных авансов. Отсортировываются все поступившие от контрагента платежи на товары и услуги, по которым не было произведено отгрузки. Счета-фактура на авансы отражаются в бухгалтерском учете.

     Использование функционально-стоимостного анализа  позволит взглянуть на систему с  точки зрения количественной оценки функциональности рассматриваемого объекта. Для использования  ABC-анализа выбраны временные затраты, которые измеряются в часах.¹⁰

     Полученный  при этом отчет ABC-анализа дает наглядную  характеристику о том, сколько времени  требуется на выполнение услуг, которые  предоставляет анализируемый объект.

     Проведем  анализ временных затрат на проверку оборотно-сальдовой ведомости по взаиморасчетам с одним контрагентом (табл. 1). 
 

     Таблица 1

     Отчет ABC-анализа

Номер декомпозиции	Название  процесса	Центры  затрат	Временные затраты	Продолжительность, час
А0	Осуществление контроля над ведением БУ, НУ, УУ	Бухгалтер	5, 15	13,40
		Специалист  группы сопровождения КИС	8, 25
А1	Заполнение  и корректировка справочников учетной информацией	Бухгалтер	1, 40	1,40
		Специалист  группы сопровождения КИС	0,00
А2	Ввод  данных в договор с контрагентом в информационную базу	Бухгалтер	0,00	0,50
		Специалист  группы сопровождения КИС	0,50
А3	Анализ  состояния взаиморасчетов с контрагентом	Бухгалтер	3, 73	11, 50
		Специалист  группы сопровождения КИС	7, 75

 
 

     Определим центры временных затрат:

• Бухгалтер.
• Специалист группы сопровождения КИС.

     Объект  затрат: Договор с контрагентом. 

     Общие временные затраты на осуществление  контроля над БУ, НУ, УУ в рамках выполнения взаиморасчетов с одним контрагентом, составляют 13 час. 40 мин. Исходя из того, что контрагентов к организации 100 и документооборот увеличивается, можно предположить сколько времени потребуется, для того, чтобы наладить адекватную работу автоматизированной информационной системы. Как видно из таблицы, на анализ состояния взаиморасчетов, а именно, на проверку совпадения и сумм и корректировку соответствующих проводок активов и пассивов затрачивается больше всего времени. Это говорит о том, что данные в базу занесены не верно, учет взаиморасчетов предприятия с контрагентами осуществляется поверхностно.

      Решение данной проблемы я вижу, во-первых, в  создании группы специалистов, которые повышают квалификацию и поддерживают заданный уровень профессионализма сотрудников предприятия по работе с 1С, во-вторых, нанять сотрудников в подразделения для заполнения 1С: УПП учетной, справочной информацией, данными о первичных документах.

      В выбранном объекте исследования применяются виды учета: бухгалтерский, налоговый, управленческий, контроль взаиморасчетов с контрагентами. 

     3.2.  Управленческая отчетность и принятие решений

      Предприятие возглавляет директор, назначаемый на эту должность Руководителем Федерального агентства морского и речного транспорта.

      Руководство Отделом информационных технологий осуществляется начальником на основе единоначалия. Начальнику отдела непосредственно  подчинены:

  Ведущий специалист – заместитель начальника ОИТ группы связи и ЭРН.

      Ведущий специалист группы по сопровождению  КИС.

      Ведущий специалист группы системного администрирования.

      Начальник отдела информационных технологий несет  ответственность за:

• правильность и обоснованность своих решений и указаний;
• организацию обеспечения и производственный контроль на судах использования средств связи и ЭРН, оргтехники;
• выполнение своих должностных обязанностей, организацию работы отдела;
• разглашение ставших ему известными в процессе работы сведений, составляющих государственную, коммерческую тайну;
• нарушение трудового законодательства, правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности;
• неисполнение своих должностных обязанностей и не использование прав, предусмотренных должностной инструкцией, в соответствие с действующим законодательством.

Начальник отдела и специалисты отдела ИТ имеют  право предъявлять

персоналу обязательные требования по устранению выявленных недостатков

и нарушений  по Правилам использования корпоративной  компьютерной сети ФГУП «Атомфлот».¹¹

      Начальник отдела имеет право вручать должностным  лица предписания по устранению выявленных недостатков и нарушений требований по правилам использования корпоративной сети ФГУП «Атомфлот». Указанное предписание может быть письменно отменено генеральным директором, первым заместителем генерального директора – главным инженером или заместителем генерального директора по безопасности мореплавания. Должностные лица и непосредственные руководители работ, получившие предписания начальника отдела ИТ, обязаны отчитаться перед ним в их исполнении.

      Начальник и специалисты отдела, в соответствие с их должностными инструкциями, имеют право:

1. Производить проверку знаний правил по оборудованию морских судов в части ГМССБ, норм и инструкций по использованию ПО у членов экипажей судов, руководителей и /или работников ФГУП «Атомфлот» при направлении на судно и принятии на работу.
2. Подавать Администрации предприятия представления о применении дисциплинарных взысканий отношении лиц, виновных в нарушении требований “Правил использования корпоративной сети ФГУП «Атомфлот».
3. Рассматривать и согласовывать проекты приказов, распоряжений, конструкторско-технологической документации, технологических регламентов и инструкций и т.п. документации, затрагивающих вопросы ИТ.
4. Сотрудники имеют право представлять ФГУП «Атомфлот» на конференциях, совещаниях, семинарах, симпозиумах по вопросам ИТ.

     Так как, данный отдел тесно взаимодействует  с финансовым отделом, определим  обязанности главного бухгалтера. Главный бухгалтер подчиняется Генеральному директору и Финансовому директору.¹²

    Главный бухгалтер обязан выполнять  следующее:

1. Организация работ по постановке и ведению бухгалтерского учета компании в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении.
2. Формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности компании, позволяющую своевременно получать информацию для планирования, анализа, контроля, оценки финансового положения и результатов деятельности компании.
3. Возглавлять работу: по подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета, содержащего синтетические и аналитические счета, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности; по обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств.
4. Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям.
5. Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля.
6. Принимает участие в проведении финансового анализа и формировании налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего аудита.
7. Обеспечивает составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

     Для того чтобы оперативно можно было проанализировать состояние расчетов с поставщиками в разрезе договоров и документов был создан этот отчет Оборотно-сальдовая ведомость по взаиморасчетам с контрагентами.

     Из  отчета видно на какую сумму и  количеству выполнены договорные обязательства, а также какие суммы были оплачены.

     Внутренняя  управленческая отчетность для принятия решений на основании работы данного бизнес-процесса представлена в виде отчета

     «Оборотно-сальдовая ведомость по взаиморасчетам с контрагентами», которая позволяет получить информацию о структуре задолженности организации по расчетам с контрагентами и по налогам и сборам в подробном виде. Предоставляется главным бухгалтером генеральному директору компании. Также, предоставляется отчет «АВС – анализ покупателей», который служит для отображения важности покупателей на заданную пользователем дату на основании данных АВС – квалификации покупателей.

     К основному недостатку информационной системы отчетности следует отнести  сложность формирования достоверного, адекватно отражающего состояние  взаиморасчетов отчета, на основании которого директор сможет принять то или иное управленческое решение.

     Достоинством  информационной системы отчетности является получение подробного отчета о состоянии взаиморасчетов в  разрезе счетов, контрагентов, документов, отдельно для документов и реализации. Имеется возможность сравнения с данными бухгалтерского учет. Также предоставляется возможность сортировки, группировки, фильтра по данным отчета, представление отчетов в виде диаграмм.  

     

3. Модель  предметной области  в виде модели «сущность-связь»

      Концептуальная модель предметной области в виде модели «Cущность-связь» представлена на рис. 4.