Анализ бизнес-процессов: правильный диагноз для антикризисных мер

АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ: ПРАВИЛЬНЫЙ ДИАГНОЗ ДЛЯ АНТИКРИЗИСНЫХ  МЕР (журнал ВИТРИНА)

26 - 01 - 2011

Сегодня практически  все мы автомобилисты, и ежедневно  используем свое средство передвижения для перемещения из точки А в точку Б. Известно ли Вам, что такое ШРУС, лямбда-зонд или датчик Холла? Это узлы автомобиля, о существовании которых многие даже не догадываются. До тех пор, пока автомобиль работает исправно.

Любое коммерческое предприятие  можно представить в виде «черного ящика», куда, с одной стороны, вкладываем средства на погашение затрат, с  другой стороны, на выходе получаем прибыль. То есть, заливаем бензин, чтобы доехать  до пункта назначения. Обычно, пока предприятие  обеспечивает достаточную прибыль, или автомобиль исправен, нас мало интересует, что происходит внутри «черного ящика». Интерес возникает  одновременно с проблемами. Чем больше проблем, тем глубже «вхождение в  тему». Вспомним старые добрые «Жигули» и «Москвичи». Разве можно было ездить на данных механизмах, не изучив их чуть ли не до законов адиабатического  процесса?

Давайте признаем, уважаемые  оконщики, что у нас у всех проблемы. Не нами созданные, но преодолевать их придется нам. В такой ситуации анализ процессов, составляющих деятельность вашего предприятия, не только полезен, но и жизненно необходим.

В данной статье приводится методика оценки бизнес-процессов предприятия  по производству светопрозрачных конструкций. С помощью этой методики вы сможете:

• определить важнейшие для предприятия бизнес-процессы;
• определить, каким ключевым факторам успеха не уделяется должное внимание;
• сократить или ликвидировать процессы, не являющиеся ключевыми.

Прошу заметить, целью этой статьи не является «повышение производительности»  или «уменьшение себестоимости». Анализ бизнес-процессов позволяет  увидеть реальную картину и объективно оценить ситуацию, в которой находится  предприятие. Пути решения выявленных проблем могут быть различными.

Этой статьи абсолютно  недостаточно для того, чтобы проводить  реинжиниринг бизнес-процессов. Для этого существуют специальные, гораздо более сложные методики.

 
Процессы и функции

Любое предприятие по производству товаров или услуг представляет собой производственную систему, состоящую  из набора взаимосвязанных процессов. Такие процессы, обеспечивающие достижение целей организации, называются «бизнес-процессами» (БП). Например, БП «Обработка заказа» состоит, в свою очередь, из множества БП более низкого уровня и связан с другими БП (рис. 3). Следует различать бизнес-процессы и функции. Предприятие оконной отрасли имеет, как правило, линейно-функциональную структуру. То есть, имеется директор, у него есть замы, отвечающие каждый за свое функциональное подразделение. И, наконец, есть исполнители, ответственные за свой участок работ перед своим непосредственным начальником, но не отвечающие за конечный результат своих действий. Существует противоречие между структурой предприятия и бизнес-процессами, проходящими, как правило, через несколько подразделений. Этот важный вопрос реинжиниринга БП не является темой данной статьи.

Рис. 1. Список процессов и ключевых факторов успеха

Процессы и факторы  успеха

Существуют факторы, без  которых достижение целей предприятия  невозможно. Эти факторы называются ключевыми факторами успеха и  связаны с поставщиками, покупателями, персоналом, окружающей средой, программным  обеспечением и оборудованием. Например, такие факторы, как низкие цены на комплектующие, минимальные сроки  изготовления. Поэтому в начале анализа  БП:

• вырабатываем ключевые факторы успеха; проверяем, все ли указанные выше сферы затронуты;
• сокращаем количество факторов до восьми самых важных.

Следующий этап – выявление  ключевых бизнес-процессов. Важно, чтобы  ключевые БП действительно служили  достижению ключевых факторов успеха и миссии предприятия. Иногда трудно увидеть, что совершенно разные действия являются частью одного процесса.

Рис. 2. Ранжирование процессов по приоритету

Обычно до анализа границы  процесса совпадают с границами  отделов и функций. Это происходит из-за трудности понимания деятельности, выполняемой разными людьми и  отделами, как части единого процесса.

Например, БП «Изготовление продукции» включает в себя оптимизацию раскроя и управление автоматическим оборудованием.

Следует начинать название каждого  процесса с глагола, что гарантирует  концентрацию на действии, а не на результате.

Нужно различать основные и вспомогательные БП. Основными  процессами будут те, результатами которых пользуются внешние клиенты. Вспомогательные процессы дают результаты, которыми пользуются внутренние  
клиенты, то есть другие подразделения и отделы.

В окончательный список ключевых БП должны войти все основные процессы. В выборе вспомогательных процессов необходимо проявлять осторожность. Для одних предприятий определенные БП являются ключевыми, а для других – нет.

 
Насколько важен  бизнес-процесс?

В итоге у нас должно остаться 8 ключевых факторов успеха и 12-15 ключевых БП. Окончательный список помещаем в таблицу (рис. 1). Здесь приведен пример абстрактного предприятия N. Факторы успеха и работающие на их достижение бизнес-процессы на вашем предприятии могут отличаться!

Используя данную таблицу, можно  определить взаимосвязь между процессами и критическими факторами успеха. Рассматривая по очереди каждый фактор успеха, спросите себя: «Какие процессы следует выполнять особенно хорошо, если мы хотим достичь этого фактора?»  Каждый процесс, отвечающий критерию, помечается крестиком в колонке  под данным фактором. Затем взгляните  еще раз на процессы, помеченные как влияющие на данный фактор, и  спросите: достаточно ли будет их совокупности для достижения успеха. Это поможет  обнаружить возможные пропуски в  списке процессов — такое может  произойти, если некоторые процессы не включили в список. Если это так, сейчас есть возможность их добавить и, что более важно, позволит выявить, существуют ли новые процессы, которые  организация должна начать выполнять. Например, в компании может не быть процесса обучения и развития персонала. Это часто бывает, когда предприятие начинает свою деятельность как маленькая фирма, где эта функция не нужна, а затем вырастает в большую, не придавая значения необходимости создания хорошего отдела по управлению персоналом.

Выполнив эту процедуру  для каждого ключевого фактора  успеха, затем нужно рассмотреть  каждый процесс, сосчитать число  факторов, на которые он влияет (отмечены крестиками) и поставить это число  в предпоследнюю колонку. Иногда это может выявить процессы, не влияющие ни на один ключевой фактор успеха.

В нашей таблице это  процесс Р2 «Планирование работы замерщиков». Таким образом, мы имеем ситуацию, противоположную ситуации в предыдущем примере: имеются виды деятельности, которые были важны в прошлые годы, но сегодня они больше не критичны для работы компании. Традиции и отсутствие вопросов о действительной важности этих видов деятельности сохранили их неизменными. Если это так, нужно ли сохранять такой процесс?

Число ключевых факторов успеха, на которые влияет данный процесс, дает приблизительную и относительную  оценку его важности. Процессы, влияющие на большое количество факторов, будут, скорее всего, более критичными для деятельности организации, чем те, которые влияют на один или два фактора. Таким образом, таблица является полезным и практичным средством измерения важности процессов на предприятии.

 
Оценка «здоровья» процесса

На следующем этапе  должна быть дана оценка работы каждого  процесса. Рассматривая их все по очереди, нужно поставить процессам согласованные  оценки, используя следующую шкалу  из пяти делений:

• 5 = Отличная работа
• 4 = Хорошая работа
• 3 = Удовлетворительная работа
• 2 = Неадекватная работа
• 1 = Плохая работа

Оценка работы процессов  — нелегкая задача, поскольку могут  отсутствовать объективные данные для того, чтобы произвести точную оценку работы каждого процесса.

Построив матрицу, как  показано на рис. 2, получаем возможность сочетать стратегическую важность и «здоровье» процесса (его текущую работу). Записав номер каждого процесса в нужную клетку, делим матрицу на три зоны.

Зона 1. Здесь находятся стратегически наиболее важные процессы, которые достаточно плохо работают сегодня. Эти процессы и их компоненты следует выбирать для реинжиниринга, если цель — достичь большого, быстрого положительного эффекта в работе организации.

Зона 2. Находящиеся в этой зоне процессы дают меньше возможностей повлиять на работу организации, но когда ресурсы освободятся после реинжиниринга процессов зоны 1, улучшение процессов в зоне 2 значительно поможет достижению миссии.

Зона 3. Эти процессы оказывают минимальное влияние на работу организации или уже сегодня работают хорошо и оставляют мало возможностей для улучшений. За этими процессами следует наблюдать для того, чтобы они продолжали хорошо работать, улучшать их следует после того, как будет полностью закончена работа на процессами зоны 1 и зоны 2.

Допустим, на фирме N требующими реинжиниринга оказались процессы Р1 и Р3, то есть «Обработка заказов» и «Изготовление продукции». Следующий шаг: определить приоритет, исходя из критериев стратегической важности, жизнеспособности, ожиданий клиентов процесса и возможностей фирмы. Допустим, первым кандидатом на реинжиниринг является процесс Р1 «Обработка заказов».

 
Пошаговый алгоритм процесса

Следующий этап: составление  алгоритма процесса с указанием  начала и конца процесса, а также  его взаимосвязей с другими процессами. На рис. 3 составлен алгоритм процесса «Обработка заказа». В прямоугольниках указаны действия (на самом деле из-за ограничений печатной площади представляющие целые наборы действий), в параллелограммах – соседние БП (внутренние клиенты), ромб обозначает принятие решения. В вашем конкретном случае необходимо составить алгоритм с детализацией до простых действий.

При составлении  алгоритма следует учитывать  некоторые рекомендации.

Первая рекомендация состоит  в том, что каждое действие, изображенное прямоугольником в процессе, должно начинаться с глагола. Но здесь общей  проблемой является то, что часто  используют глаголы для описания своих действий в процессе, а это  может вносить путаницу. Например, менеджер называет клиенту дату изготовления, но это действие на самом деле представляет результат целой серии действий, где заняты разные люди. Помните, что  «назвать дату изготовления» является, скорее всего, отдельным субпроцессом, со своими входными данными и выходом, которым может быть отчет или файл в программе. На уровне же алгоритма требуется больше деталей для того, чтобы показать шаги, людей и решения, относящиеся к этой задаче. Один из способов выйти на этот уровень детализации — спросить: «Как это делается?»

Другой общей проблемой  является то, что шаги процесса представляются в идеализированном виде. Они описывают, что должно происходить, если все  идет по плану, а не то, что происходит на самом деле.

И еще одна рекомендация. Никто не знает процесс лучше, чем исполнитель. Пошаговое описание работником своих действий часто  позволяет выявить возможности  для оптимизации бизнес-процесса.

Рис. 3. Алгоритм процесса "Обработка заказа"

В заключении следует сказать, что реинжиниринг бизнес-процессов является мощным средством антикризисного управления. Локальные меры, такие, как сокращение персонала или снижение цены, без анализа процессов и связей между ними, может только усугубить положение предприятия в перспективе.

Производственная система  – это сложный организм, состоящий  из взаимосвязанных процессов.  
Спасать его во время кризиса можно двумя способами. Первый, голливудский: угадать, какой провод нужно перерезать (красный или синий). Второй способ – это разобраться, какие «физиологические» процессы жизненно необходимы, а какие можно сократить, делегировать другим подразделениям или вообще ликвидировать.

Выбор за вами.

Сергей Жданов   
Sergej_Zhdanow@te.net.ua  
ЧП «Окноконсалтсервис»

ВИТРИНА 1 ( 4 7 ) ’ 2 0 0 9, ivit.ua

Теги:   Рубрики: ПВХ, Алюминий, Оборудование, Журнал Витрина

Оценка:  5,00  Ваша  оценка:

Комментарии

Нет комментариев

Добавить комментарий

Имя:*
E-mail:  (не публикуется)
Текст:*
Введите цифры указанные  на картинке:

 
^* - поля отмеченные звездочкой обязательны для заполнения.

Лучшие статьи  Проект ВРОЦЛАВСКИЕ АРКАДЫ. Это город в городе  Чертовски хочется поработать (журнал ВИТРИНА)  Проект ЦЕНТР НАУК О ЖИЗНИ. Ландшафт с арочным проходом – комбинация технологии и природы

Последние статьи  Архитектура высокогорья: ГОРНЫЕ ПРИЮТЫ  Антін Мухарський: «Нині жлобство скрізь – це той продукт, який ми виробляємо найбільше і найкраще»  «Мадлобт» - спасибо по-грузински - по-свански «Ивасхари»!

Статьи по теме  Рынок ПВХ сегодня. Выбирай надежного партнера  СТРАТЕГИЯ ПРОДАЖ. ЦЕНА И ЦЕННОСТЬ ТОВАРА (журнал ВИТРИНА)  Пластиковые окна - тенденции развития

 

Лучшие новости    Шаг в сторону  потребителя     Капитаны  российского бизнеса – в Deceuninck     Путешествие в Турцию компании «МИРОПЛАСТ» вместе со своими клиентами

Последние новости    ТМ «ВІКНОВА» - учасник VIII спеціалізованої виставки «Вікна. Двері. Дах»     Квартирный вопрос: окна VEKA создают уют     ОКОНИКА. В Кировограде  прошел тренинг по продажам

 

Случайные видео

05:54   CANactions 2010

03:39   HOW DO THEY DO IT?  Guardian glass

02:24   Установка дверных ручек

02:12   Строительство 15-ти  этажного отеля за 90  часов