Законодательная и нормативная регламентация документирования организационно-распорядительных документов

     ГОСТ Р 51141 - 98 понятие организационно- распорядительного документа трактует следующим образом: « Вид письменного документа, в котором фиксируют решение адлминистративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных ли»

     ОРД классифицируют на тир группы (в  скобках приведены основные виды документов данной группы):

• организационно - правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания , инструкции);
• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
• информационно- справочная документация, которая в свою очередь можно подразделить на:
1. оперативно - информационную (письма, телеграммы, факсы и др.);
2. справочно - информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и др.). Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.

     2.2 Оформление организационно - распорядительной документации.

    В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

    Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.²

    Это же определение дано и в государственном  стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

    Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

    Реквизит  документа — обязательный элемент оформления официального документа.³

    Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

     При  подготовке и оформлении ОРД в  соответствии С ГОСТ Р 6.30 - 2003 используются следующие реквизиты:

1 – Государственный  герб Российской Федерации; 
2 – герб субъекта Российской Федерации; 
3 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 
4 – код организации; 
5 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 
6 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 
7 – код формы документа; 
8 – наименование организации; 
9 – справочные данные об организации; 
10 – наименование вида документа; 
11 – дата документа; 
12 – регистрационный номер документа; 
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
14 – место составления или издания документа; 
15 – адресат; 
16 – гриф утверждения документа; 
17 – резолюция; 
18 – заголовок к тексту; 
19 – отметка о контроле; 
20 – текст документа; 
21 – отметка о наличии приложения; 
22 – подпись; 
23 – гриф согласования документа; 
24 – визы согласования документа; 
25 – оттиск печати; 
26 – отметка о заверении копии; 
27 – отметка об исполнителе;  
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 
29 – отметка о поступлении документа в организацию; 
30 – идентификатор электронной копии документа.

     Данный  состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов в различных управленческих ситуациях может быть неодинаковым. Состав реквизитов ОРД делится на постоянные  и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов, переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает придание документу юридической силы и возможность его идентификации.

     При работе с электронными письмами следует  учитывать требования ГОСТ 6.10.4 - 84 , который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.3 Унификация и стандартизация документации.

     Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действии по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

     Суть  унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типоразмеров конверта, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонденции и перейти на автоматизированную сортировку по почтовым индексам.

     Любой документ функционирует, а организации совместно с другими, создающими, а совокупности документные образования определенного назначения. Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации. (УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.

     Разработку  УСД в порядке, установленным  Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своими отраслевыми назначениями. УСД одного назначения сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отраслевые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве Российской Федерации.

     Общероссийский  классификатор управленческой документации         ОК 011 - 93 предназначен для решения  следующих задач:

• регистрация форм документов;
• упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
• сокращение количества применяемых форм;
• исключение из обращения неунифицированных форм документов;
• обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
• контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой к сфере управления;
• рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011 -93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:

• унифицированная система организационно - распорядительной документации (код  0200000);
• унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);
• унифицированная система банковской документации (код 0400000)4
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);
• унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);
• унифицированная система документации по труду (код 0800000);
• унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (код 0900000);
• унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000).

Для получения представления об одной из названных выше УСД приведем фрагмент состава форм Унифицированной системы документации организационно - распорядительной документации (УСОРД) (приложение 1)

     В восьмизначном кодовом обозначении  унифицированной формы документа  отражены следующие признаки классификации:

• первый и второй знаки 9класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа у соответствующей унифицированной системе документации;
• третий и четвертый знаки (подкласс) форм - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
• пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер  унифицированной формы документа внутри подкласса
• восьмой знак - контрольное число.

     Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.

     Унификация, в частности организационно - распорядительных документов, осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выполненных определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали) допускается использовать конструкционную сетку с шагом 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм. Конструкционная сетка позволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещения реквизитов, из которых формируется документ.

     На  основе конструкционной сетки для  всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности, создается формуляр - образец, предусматриваются зоны размещения реквизитов. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде.

     К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление документов в анкетной форме и составление документов по образцам.

     Типизация  документов заключается в разработке для определенной сферы использования универсальных документных решений, которые при последующей доработке под конкретнее условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации.

     Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем при его окончательном оформлении. Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу.

     Представление документов в анкетной форме - способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с правой стороны.

     Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами.

     Унификация  в документировании может быть как  самостоятельной работой, так и  этапом в работе по стандартизации.

     Суть  стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документообороту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве в добровольных началах.

     Принятые  в установленном порядке правила  и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации. По традиции стандарты низовых организаций, предприятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП - стандарт предприятия.

     Результатом работы унификации и стандартизации могут быть стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ Р 7,32 -91. Отчет о научно - исследовательской работе. Структура и правила оформления.⁴) или их элементы (например, ГОСТ 9327 - 60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированную систему документации. Национальные стандарты (ГОСТ Р, а также ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.