Задачи и функции службы документационного обеспечения управления

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

ФГБОУ ВПО  «Уральский государственный экономический  университет» 

Центр дистанционного образования 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине: Документационное обеспечение государственного и муниципального управления

по теме: Задачи и функции службы документационного обеспечения управления 
 
 
 
 
 
 
 

Исполнитель: Гафаров Э.Р.

Направление: Государственное и Муниципальное управления

Группа: ГМУ-11 СР

Ф.И.О: Товмасян Н.Д. 
 
 

Екатеринбург

2011 

План

1. Введение

2. Термины и определение

3. Термины и определение

4 . Заключение

5. Список литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем  возможность узнать историю своей  страны, ее героическое прошлое, особенности  быта своего народа, правовые формы  и этические нормы взаимоотношений  между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более  того, считают, что именно потребность  в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и  повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием  письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХV в. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Х в. была культура написания документов. Это  договоры с Византией 911 и 945гг.

С увеличением  числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата  профессиональных специалистов в области  создания и обработки документов.

2. Термины и определение

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без  которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения  деятельности организации.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. В настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе 51141-98.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение  своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию  работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с  термином «делопроизводство» в последние  десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его  появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и  их организационным, программным и  информационным обеспечением для приближения  к терминологии, употребляемой в  компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины  «делопроизводство» и «документационное  обеспечение управления» являются синонимами и применяются для  обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях  документов, регламентирующих организацию  документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения  управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации».

3. Роль, значение службы ДОУ в учреждении

В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы  документационного обеспечения  управления[1], одобренной коллегией  Глав архива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Такое место  службы ДОУ в структуре организации  можно объяснить следующими причинами:

1. Представляя  самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции. А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

2. Специалистам  и руководителю службы ДОУ  приходится непосредственно работать  с руководством организации: решать  вопросы рассмотрения входящих  документов, контролировать исполнение  документов, обобщать результаты  контроля исполнения документов  и докладывать о них руководству  организации, вести информационно-справочную  работу по документам и т.д.

Говоря о службе ДОУ, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам  службы ДОУ можно  отнести следующие:

-    обеспечение  единого порядка документирования  и работы с документами,

-    совершенствование  форм и методов работы с  документами с учетом автоматизации  документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ  осуществляет следующие  функции:

-     функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

-     разработка  бланков документов и обеспечение  их изготовления,

-     обеспечение  изготовления документов, стенографирования,  копирования и тиражирования  документов,

-     контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

-     функции, связанные с организацией работы с документами:

-     установление  единого порядка прохождения  документов (документооборота организации),

-     обработка  поступающих и отправляемых документов,

-     регистрация  и учет поступающих, отправляемых  и внутренних документов,

-     разработка  и ведение информационно-поисковых  систем, организация информационно-справочной  работы по документам,

-     предварительное  рассмотрение документов,

-     контроль за исполнением документов,

-     систематизация  документов, подготовка номенклатуры  дел, обеспечение хранения и  использования документов,

-     подготовка  и передача дел в архив организации,  организация работы ее архива,

-     обеспечение  зашиты документной информации,

-     организация  работы с обращениями граждан;

-     функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

-     разработка  и переработка нормативных и  методических документов организации  по делопроизводству,

-     проведение  работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля  и альбома форм документов,

-     методическое  руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

-     повышение  квалификации работников организации  и их консультирование по вопросам  документирования и организации  работы с документами,

-     разработка  и внедрение новых форм и  методов работы с документами,  совершенствование документооборота  организации, автоматизация делопроизводства. 

Структура службы ДОУ в современной организации  зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с  документами.

Службу ДОУ  со сложной внутренней структурой, в которую входят подчиненные  ей подразделения (например, секретариат, протокольная группа, отдел совершенствования  делопроизводства, приемная, архив, копировально-множительное бюро, редакционная группа и т.д.), можно  назвать не управлением делами, а  управлением или департаментом  по работе с документами (или документацией).

В небольших  организациях служба ДОУ как самостоятельное  структурное подразделение может  и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет  секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

[1] Государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) устанавливает  общие требования к документационному  обеспечению управления. Однако  этот документ в настоящее  время не является нормативным,  а скорее носит рекомендательный  характер и в определенной  части является устаревшим. Тем  не менее, некоторые положения,  введенные ГСДОУ в 1988 г., остаются  и в настоящее время актуальными.  Это касается в первую очередь  некоторых общих правил документирования  управленческой деятельности.

4 . Заключение

Из истории  мы можем заметить, что с развитием  государства развивалось и делопроизводство. На протяжении всего времени становления  делопроизводства менялись требования, стандарты, штаты работников занимающихся организацией делопроизводства.

С увеличением  числа создаваемых документов и  внедрением информационных технологий, сложились новые требования к  оформлению документов, что привело  к расширению штатов в сфере делопроизводства и созданию службы ДОУ, которая организовала более эффективную работу с документами. Конечно, служба ДОУ как самостоятельное  структурное подразделение существует не в каждой организации, как мы заметили, это зависит от объема документооборота в организации.

Еще раз, обращаясь  к истории, я хочу заметить, что  когда каждый работник, занимаясь  своими должностными обязанностями, приносит свой вклад в эту сферу деятельности. Так и служба ДОУ играет свою важную роль в учреждении. В крупной компании большой объем документооборота и каждый, выполняя свою работу, приносит успех свой компании.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Список литературы

1. Каменева Е.М.  Служба ДОУ: наименование, структура  и определение численности// Делопроизводство  и документооборот на предприятии.  – 2006.- № 7 С. 48-51.

2. Каменева Е.М.  «Делопроизводство» и «Документационное  обеспечение управления»: есть  ли разница значений? // Делопроизводство  и документооборот на предприятии.  – 2006. - № 9 С. 34.

3. Кудряева В.А. Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 2003.- С. 3.