Язык делового общения

Различаются два основных вида сокращенных  слов:

1) лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные  путем удаления части составляющих  их букв или путем сочетания  частей слов: СНГ, ОПС, зам., автокапремонт и др.;

2) графические сокращения –  применяемые в письменной речи  сокращенные обозначения слов: г-н,  тчк, ж-д, экз. и др.

Аббревиатуры функционируют как  самостоятельные слова. Графические  сокращения словами не являются, применяются  только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.

Различают следующие типы аббревиатур:

1) инициальные сокращения –  сокращения, образованные из начальных  букв слов, обозначающих понятие.  Они в свою очередь подразделяются  на:

а) буквенные (при чтении произносятся буквы) – МЧС, ЖСК, АКБ и т. д.;

б) звуковые (при чтении произносятся звуки) – ГОСТ, ГАИ, ТЭО, ТЭЦ, ДЭЗ и  т. д.;

в) буквенно-звуковые (при чтении часть  слова произносится по буквам, часть  звуками) – ГУВД, ТОО, НИОКР и т. д.;

2) слоговые сокращения – образованные  из частей, слогов слов: зампред,  главбух, завгар, Саржилстрой и т. д.;

3) частично сокращенные слова  образованные из части или  частей слов и полного слова– Мослесопарк, Москоллектор, хозрасчет, рембаза.

4) усечения: зам., зав., спец., пред.;

5) телескопические сокращения –  образованные из начала и конца  составляющих слов: рация (ра(ди-останция), бионика (био(логия и элекро(ника)

6) сокращения смешанного типа  – ВНИИторгмаш, СаргорБТИ и т. д.

 Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий. Родовые наименования пишутся со строчной буквы. Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются ли они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами. Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и срочными буквами, если образованы от нарицательного слова.

 Первая часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично из начальных букв и усеченных слов, пишется заглавными буквами, вторая часть – строчными, а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (полных слов) и из начальных букв пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные – строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части – заглавные.

 

 При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную. Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

 Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются.

 Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком тексте.

 При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: удобно ли такое сокращение для произношения, запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием организации, фирмы, торговым наименованием и т. д.

 Употребление прописных и строчных букв. В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

 Все слова с прописной буквы пишутся в названиях органов исполнительной власти: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Саратовской области и т. д.

 В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления Российской Федерации и субъектов Федерации в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «государственный комитет».

 Наименование федеральных органов исполнительной власти и их сокращенное наименование должно соответствовать Распоряжению от 6 августа 2004 года Администрации Президента Российской федерации № 1363 и Аппарата правительства Российской Федерации № 1001 и оформляться в соответствии с таблицей 1.

Таблица 1. Наименование федеральных  органов исполнительной власти.

Названия органов судебной власти принято писать так:

Конституционный Суд Российской Федерации;

Верховный Суд Российской Федерации;

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

 Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей субъектов федерации в составе Российской Федерации.

 Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

 В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

Конституция Российской Федерации;

Декларация прав и свобод человека и гражданина;

Федеративный Договор;

Основы законодательства Российской Федерации;

Закон Российской Федерации «наименование  закона»;

Кодекс российской федерации «наименование  кодекса»;

Указ Президента Российской Федерации «наименование указа»;распоряжение Президента Российской Федерации (Правительства Российской Федерации).

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной  власти и управления Российской Федерации:

Президент Российской Федерации;

 

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

Советник Президента Российской Федерации;

Председатель Правительства Российской Федерации;

Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Заместитель Председателя Правительства  Российской Федерации;

Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;

Председатель Верховного Суда Российской Федерации;

Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Министр (наименование министерства) Российской Федерации;

Председатель Государственного комитета Российской Федерации по (наименование комитета);

Руководитель Аппарата Правительства  Российской Федерации.

Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

начальник Государственно-правового  управления Президента Российской Федерации;

начальник контрольного управления Администрации  Президента Российской Федерации;

генеральный директор Федерального агентства  правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;

первый заместитель (заместитель) Министра (наименование министерства) Российской Федерации;

председатель Комитета Российской Федерации по (наименование комитета);

генеральный директор Российского (наименование) агентства;

глава администрации Саратовской  области;

 

губернатор (наименование области);

мэр (наименование города);

премьер правительства Москвы;

председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации;

член коллегии Генеральной прокуратуры  Российской Федерации.

 Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы.

 С прописной буквы, в кавычках, пишутся такие наименования как: Герой Российской Федерации, Герой советского союза, Почетные звания Российской Федерации.

 В особом стилистическом употреблении и с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек», «Отечество» и др.

 В официальной и деловой корреспонденции рекомендуется употреблять полные и как исключение, сокращенные названия центральных органов исполнительной власти. Выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.

3 Заключение.

 В создании объективности и точности официально-делового стиля используются многие языковые средства, характерные для научного стиля: отказ от использования личного местоимения «я» (оно сохраняется в личных документах — заявлении, доверенности, автобиографии, а также в объяснительной и докладной записках); использование главным образом нейтрального порядка слов, отказ от экспрессивных моделей построения предложения. Сходство проявляется и в повышенной частотности имен существительных, в том числе отглагольных, и в наличии сложных, состоящих из нескольких компонентов словосочетаний (многие из которых образуют устойчивые словосочетания, употребляются как штампы), и в «нанизывании родительного падежа», и в пристрастии к производным предлогам (здесь на первый план выходят предлоги, передающие прежде всего причинно-следственные отношения: в связи, ввиду, по причине и т. д.).

 Так же, как научный стиль, официальный тяготеет к употреблению форм настоящего времени, которое здесь предстает в конкретном, историческом значении. За точку отсчета (т. е. настоящее) принимается время составления документа, которое фиксируется в нем датой. Это число и есть тот момент, по отношению к_ которому определяется прошлое и будущее, и, соответственно, получают наполнение глагольные времена.

 Деловой текст принципиально статичен -он должен зафиксировать определенную ситуацию, ее сущность, а выделить ее компоненты и установить связи между ними. Строение текста отражает структуру ситуации. В тексте, написанном в официально-деловом стиле, — самые объемные предложения, они могут насчитывать десятки слов. Такая синтаксическая усложненность создается и за счет многокомпонентных словосочетаний, и за счет параллельных конструкций, особенно однородных рядов.

 

 Большую роль в создании текста играют такие средства, как абзацирование, рубрикация, выделение ключевых слов шрифтом текста.

4 Литература.

1 Александр В. Непогода   Петр А. Семченко «Делопроизводство».

2  ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов в редакции от 21.01.2000 (вступившим в действие с 1 апреля 2000 г.). - М.: Изд- во стандартов, 1997. - 12 с.

3 Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно-

практическое пособие. - М.: РАГС, 2001. - 372 с.

4 Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА,2001. - 359 с.

5 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства ДОУ: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 92 с.

6 Кирсанова М.В., Анодина Н.Н. Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 92 с.

7 Культура русской речи: Учебник для вузов. - М.: Изд-во ПРИОР, 2000. - 192 с.

8 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 592 с.

9 Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. - 2-е изд. - Минск.: Амалфея, 2000. - 160 с.

10 Стенюков М.В. Справочник секретаря. - М.: Изд-во ПРИОР, 2000. - 95 с.