Возникновение формуляра

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Значительное сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в деятельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

      создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

      разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

      механизация труда «канцелярских» работников;

      проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;

      установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

      создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война

Глава 2. Современный формуляр делового письма

Формуляром документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Для оформления делового письма потребуются не все реквизиты, только некоторая часть. Причем, какие именно реквизиты следует оформлять на документе делового письма и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках[16].

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов;

1) Государственный герб (для государственных предприятий);

2) мблема организации;

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

4) код документа по ОКУД (если есть);

5) наименование организации (полное и сокращенное);

6) почтовый и телеграфный адреса;

7) номер телефона;

8) номер факса, телетайпа;

9) номер счета в банке;

10) дата;

И) индекс документа;

12) ссылка на индекс и дату входящего документа;

13) адресат;

14) заголовок к тексту;

15) текст;

16) подпись;

17) фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД.

Установление стандарта на формуляр-образец бланка официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

      организовать централизованное изготовление бланков для писем;

      уменьшить стоимость машинописных работ;

      сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

      облегчить визуальный поиск необходимой информации;

      расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа[17].

При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора:

0. – от границы левого поля для печатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ»,

«ПРЕДЛАГАЮ».

1. - на расстоянии 15 мм от левого поля для начала абзаца в тексте.

2. – на расстоянии 48 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.

3. – на расстоянии 72 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.

4. – на расстоянии 96 мм от левого поля для реквизита «Адресат».

5. – на расстоянии 120 мм для реквизита «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу».

6. – на расстоянии 144 мм для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

7. – на расстоянии 168 мм для печатания слов «Копия» при снятия копий с документа.

Бланки для письма.

Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

- общий бланк

- бланк письма

- бланк конкретного вида документа.

Бланк для писем включает реквизиты «Наименование организации»,

«Справочные данные организации», «Код организации». В бланке для писем обозначаются места для расположения реквизитов «Дата документа»,

«Регистрационный номер», «Ссылка на дату и регистрационный номер документа». Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.

Заключение

Таким образом, в ходе данной работы мы выяснили, как возник и изменялся формуляр делового письма при разных системах делопроизводства, какие законодательные акты регулировали этот процесс.

Подводя итог работы можно сделать следующие выводы:

1.     Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

2.     Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

3.     В настоящий период документы в делопроизводстве достигли высочайшего уровня

Литература

1.      Байнова, М.С. История государственного управления в России / М.С. Байнова. - М.: Дашков и К, 2005. - 236 с.

2.      Беловинский, Л.В. История государственных учреждений дореволюционной России / Л.В. Беловинский. - М.: МГУКИ, 2001. - 72 с.

3.      Борисова, Л.В. Делопроизводственные документы советской эпохи: историография и источниковедение (1920-1980) / Л.В. Борисова // Отечественные архивы. - №2. - 1998. - С. 105.

4.      Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Третий Рим, 1997. 310 с.

5.      Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.: РГГУ, 1993. 80с.

6.      Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.- М.: Наука, 2002. 320 с.

7.       Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.:Просвещение, 1996.  224 с.

8.      Кудряев В.А. Организация работы с документами. М.: Инфра - М, 1998. 575 с.

9.      Кузнецова Т.В. и др. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: Юнити, 2001. 237с.

10. Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие. // Секретарское дело, 2004, № 8-9, с. 31-36.

11. Кузнецова, Т.В. Подольская, И.А. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства / Т.В.Кузнецова, И.А.Подольская //Делопроизводство. – 2002. - №2. – С. 75-84.

12. Куликов, В.И. История государственного управления в России / В.И. Куликов. - М.: Академия, 2003 – 272 с.

13. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. - Киев: Знания, 2000. - 460 с.

14. Ларин М.В. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность // Делопроизводство. 2002. № 1. с.45 -47

15.   Ларьков Н.С. Документоведение. М.: АСТ, 2006. 427 с.

16. Митяев К.Г. История организации делопроизводства в СССР. М.: Академия, 1979. 264 с.

17. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. –М.- Ростов н / Д.: МарТ, 2005. 304 с.

18. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандем". Издательство ЭКМОС, 1998

19. Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов. - М.: Высшая школа, 1991. 386 с.

20. Пшенко А.В. Делопроизводство. – М.: Академия, 2003. 176 с.

21. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М. ИНФРА-М, 2003

22. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления. - М.: Академия, 2003. 176 с.

23. Сентюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., 1997.

24. Смирнова Т.Г. Организация работы с документами, - М.: Академия, 2000. 245 с.

25. Соколов В. С. Документационное обеспечение управления, учебник. – М. ИНФРА-М, ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ. 2005

26. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2005

27. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Приор – издат, 2000. 192 с.

28. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия. М., 2002.

29. Титунова И.Б. К вопросу об определении понятия «документ» // Делопроизводство, 2006, № 3, с. 7-9.

30. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. – М.: Дело, 2001, 232 с.

31. Шепелев, Л.Е. Чиновный мир России: XVIII - начало XX в. / Л.Е. Шепелев. - СПб.: Искусство-СПБ, 1999. - 480 с.

28

[1] Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.: РГГУ, 1993. 80с.

[2] Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Третий Рим, 1997. 310 с.

[3] Кудряев В.А. Организация работы с документами. М.: Инфра - М, 1998. 575 с.

[4] Кузнецова Т.В. и др. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: Юнити, 2001. 237с.

[5] Ларьков Н.С. Документоведение. М.: АСТ, 2006. 427 с.

[6] Куликов, В.И. История государственного управления в России / В.И. Куликов. - М.: Академия, 2003 – 272 с.

[7] Ларьков Н.С. Документоведение. М.:, 2006. С. 127.

[8] Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.:, 1993. С.28.

[9] Куликов, В.И. История государственного управления в России. - М., 2003 – С. 201

[10] Куликов В.И. История государственного управления в России. - М., 2003 – С. 203

[11] Пшенко А.В. Делопроизводство. – М., 2003. С. 19.

[12] Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М., 1997. С.210.

[13] Беловинский Л.В. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.:, 2001. – С. 49

[14] Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.:, 1993. - С. 64

[15] Байнова, М.С. История государственного управления в России / М.С. Байнова. - М., 2005. – С.189

[16] Кудряев В.А. Организация работы с документами. М., 1998. – С. 279

[17] Ларин М.В. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность // Делопроизводство. 2002. № 1. с.45 -47