Виды и значение информационно-справочной документации

     Содержание. 

1. Введение___________________________________________________3
2. Виды и значение информационно-справочной документации_______4
3. Заключение_________________________________________________9
4. Список использованных источников___________________________10

    Введение 

   Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на выборе и обработке  объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении  дел в системе управления содержится в различных источниках.

   Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

   К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Виды и значение информационно-справочной документации 

   Письма - оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении. Письма могут быть посвящены одному или нескольким вопросам, т.е. быть простыми или сложными. Рекомендуется составлять простые письма, которые удобны для последующей обработки, исполнения, хранения и использования в справочных целях. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факсы, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

• От первого лица единственного числа (ПРОШУ);
• От первого лица множественного числа (ПРОСИМ);
• От третьего лица единственного числа (ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОСИТ)
• От третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).

   Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

   На  входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации.

   Отметка о поступлении располагается в правом нижнем углу документа и включает: регистрационный номер письма и дату его получения. Для проставления отметки о поступлении может использоваться специальный регистрационный штамп, включающий; наименование организации, место даты получения и место для регистрационного номера.

   Указания  по использованию полученного письма фиксируются в форме РЕЗОЛЮЦИИ, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержащие поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается.

   Если  исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается  ответственным и указывается  в списке первым (без пометки "Ответственный").

   Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами "адресат" и "текст". При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на свободном месте лицевой стороны документа. Не рекомендуется писать резолюции на отдельных листах бумаги из-за возможности их потери в дальнейшем. При необходимости создания таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобкой или скрепкой).

   Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.

   Телеграммы - оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия, на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами. Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата) - печатается строчными буквами (кроме заглавных).

   Международные телеграммы - печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через 1,5 интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование адреса, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем организации. В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

   Телефонограмма - включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, адресат, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должности и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм, применяются листы бумаги формата А5 (или журнал). Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждения-адресатов и номеров телефонов.

   Процессы  принятия управленческих решений им сами решения документируются с  помощью ПРОТОКОЛОВ производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

   Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, граф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей, вводной и основной;

• Вводная часть содержит постоянную информацию (слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ"), переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
• Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса. Повестки дня, осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса Повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в Повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - "доклад прилагается". Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после чего ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности.

   В практике применяется краткая и  сокращенная форма протоколов, когда  не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

   В протоколе может быть пункт об утверждении какого либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

   Выписка из протокола содержит следующие  реквизиты: Наименование организации, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место сопоставления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушатели постановили), подписи (без личных подписей, только слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ" и расшифровку фамилий с инициалами), отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

   Акт - составляется для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами. Акты составляются по результатам ревизий деятельности организации или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.д. В акте содержится следующие реквизиты: наименование организации, название документа, дата и индекс (номер), место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель и члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей вводной и констатирующей:

• В вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляются состав комиссии: председатель (должность, фамилия и инициалы), члены комиссии (должности, фамилия и инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами комиссии, но присутствующие при проведении проверки.
• В констатирующей излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту.

   Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её составления, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и заверяется печатью.

   Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. Докладная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

   Объяснительная  записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

   Сводка  – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу ( сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний)

   Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

   Заключение  составляется на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные  работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные  проекты), проекты стандартов и другое.

   Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой либо работы, поступившей на рассмотрение.

   Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.

   Списки – составляются в целях регистрации или информирования. Списки оформляются по тем же правилам, что и перечни.